원활한 업무를 이끄는 협업툴, 무엇을 확인해야 할까?

 

안녕하세요.
메일플러그입니다.

협업툴 도입이 처음이라면 어떤 기준으로
살펴봐야 할지 어려울 수 있는데요.

그래서 이번 포스팅에서 원활한 업무를 이끄는 협업툴에는
어떤 요소들이 필요한지 알아보도록 하겠습니다.

 

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협업이 많은 업무일수록

커뮤니케이션의 속도는 곧 업무 속도로 이어집니다.

업무와 관련된 대화가 여러 채널로 흩어져 있다면
작은 일도 처리하는 데 예상보다 많은 시간이 소요될 수 있죠.

특히 여러 명이 동시에 의견을 주고받아야 하는 상황에서는
즉각적인 피드백이 가능한 환경이 더욱 중요해지는데요.

이럴 때 협업툴에 업무용 메신저를 함께 제공하는지 살펴볼 필요가 있습니다.

실시간 소통이 가능한 구조라면 협업 과정에서 발생하는
불필요한 대기 시간을 줄일 수 있기 때문인데요.

업무와 관련된 소통을 한곳에서 이어갈 수 있다면
협업 흐름이 끊기지 않기 때문이죠.

이를 통해 의사결정 속도 역시 자연스럽게 빨라질 수 있습니다.

 

 

 

업무가 늘어날수록 지금 어떤 일이 어디까지 진행되었는지
파악하는 데 더 많은 노력이 필요해집니다.

진행 상황을 확인하기 위해 매번 담당자에게 문의하거나
별도의 문서를 찾아봐야 한다면 업무 흐름은 쉽게 끊길 수 있죠.

이런 환경에서는 업무 자체보다 확인과 관리에 더 많은 시간을 쓰게 되는데요.

협업툴을 선택할 때는 업무관리처럼 프로젝트나 업무 현황을
시각적으로 확인할 수 있는지가 중요한 기준이 됩니다.

업무의 상태, 담당자, 진행 단계가 한눈에 보인다면
별도의 설명 없이도 현재 상황을 파악할 수 있기 때문인데요.

이처럼 업무 흐름을 시각화할 수 있는 구조는
협업 과정에서의 혼선을 줄이고 관리 부담을 덜어 줄 수 있죠.

 

업무 자료가 여러 곳에 나뉘어 있다면
필요한 파일을 찾는 데만도 시간이 소요될 수 있습니다.

특히 최신 자료가 무엇인지 매번 확인해야 하는 환경에서는
업무 흐름이 끊기고, 불필요한 반복 작업이 발생하기 쉬운데요.

 

이런 상황일수록 자료를 빠르게 공유할 수 있는 환경이 중요합니다.

이때 드라이브를 통해 자료를 한 곳에서 관리하고,
장소에 관계없이 팀원과 공유할 수 있는지를 살펴보는 것이 좋은데요.

업무툴 내에서 자료가 체계적으로 정리되고
누구나 필요한 파일에 즉시 접근할 수 있다면
자료 전달을 위한 불필요한 시간 낭비가 줄어들기 때문입니다.

이는 협업의 흐름을 끊지 않고 유지하는 데 중요한 역할을 하죠.

 

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지금까지 원활한 업무를 이끌기 위한 협업툴에는
어떤 요소를 확인해야 하는지 알려드렸는데요.

협업툴 도입 시 참고하시기 바랍니다!

메일플러그에서는 메신저, TASK(업무관리), 드라이브, 메일 등
다양한 업무 기능을 통해 원활한 협업을 이룰 수 있는데요.

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또한 무제한 용량으로 저장공간에 불편함 없이 이용할 수 있는데요.

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