그룹웨어 처음 도입한다면 꼭 알아야 할 가이드

 

안녕하세요.
메일플러그입니다.

처음 도입하는 그룹웨어,
어디서부터 준비해야 할지 고민되실 텐데요.

도입 전 준비부터 사용 환경, 정착 과정까지
차근차근 살펴보는 것이 중요합니다.

그래서 오늘은 그룹웨어 도입이 처음이라면
꼭 알아야 할 가이드를 소개해드리려고 하는데요.

하나씩 차근차근 살펴보도록 하겠습니다.

 

 

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그룹웨어 도입 전에는 먼저 기업의
현재 업무 환경을 점검해야 하는데요.

업무 과정에서 반복적으로 불편함이
발생하는 점을 정리해 보는 것이 중요합니다.

이 과정 없이 바로 솔루션을 찾게 되면
실제로 필요하지 않은 기능에 집중될 수 있죠.

혹은 기존의 업무 흐름과 맞지 않는 시스템을
선택하게 될 가능성이 높아지기 때문입니다.

기존의 업무 환경을 점검했다면
그룹웨어 도입의 목적을 명확히 해야 하는데요.

자료 관리의 체계화가 필요한지,
결재·보고 프로세스를 정리하고 싶은지에 따라
필요한 기능과 도입 방향은 달라집니다.

따라서 조직에 꼭 필요한 요소부터 우선순위를 정리해 두는 것이
이후 선택과 운영 과정을 훨씬 수월하게 만들어주겠죠?

 

이제 실제로 사용하게 될 서비스를 살펴볼 차례입니다.

그룹웨어는 조직의 구성원이 얼마나
쉽게 이해하고 사용할 수 있는지도 매우 중요하죠.

그렇기 때문에 메뉴 구성과 화면 흐름이 직관적인지,
자연스럽게 사용할 수 있는지 확인해야 합니다.

그래야 구성원들이 그룹웨어를 어렵지 않게 사용할 수 있기 때문이죠.

또한 그룹웨어 도입 시에는 운영 및 관리에
부담이 없는지도 함께 고려해야 하는데요.

클라우드형 그룹웨어의 경우,
별도의 서버 구축이나 관리가 필요 없어
초기 준비 과정이 비교적 간단한 편입니다.

또한 주기적으로 업데이트가 이루어져
운영 인력과 비용에 대한 부담을 줄일 수 있는데요.

따라서 시스템 관리를 직접 하기 어려운 상황이라면
클라우드 그룹웨어가 좋은 선택지가 되겠죠?

그룹웨어 도입 이후 정착 속도를 좌우하는 요소 중 하나는
얼마나 상세한 매뉴얼과 사용 가이드가 제공되는지입니다.

기능이 아무리 많아도 사용 방법을 쉽게 이해할 수 없다면
구성원은 활용에 어려움을 느낄 수밖에 없습니다.

초기 설정부터 실무 활용까지 단계별로
상세한 안내가 제공되는지 확인하는 것이 중요합니다.

매뉴얼만으로 해결하기 어려운 상황이나
이용 중 예기치 않은 상황이 생길 수 있는데요.

이럴 때 얼마나 정확하게 도움을 받을 수 있는지가
그룹웨어를 안정적으로 운영하는 데 큰 영향을 미칩니다.

따라서 문의를 해결할 수 있는 고객지원 채널이

명확하게 안내되어 있는지 확인해 보는 것이 중요하겠죠?

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오늘은 그룹웨어 도입이 처음이라면 꼭 알아야 할 가이드에 대해 설명드렸는데요.

그룹웨어 도입에 도움이 되시길 바랍니다!

 

 

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