업무툴 도입이 필요한 시점, 업무 상황에 따라 판단하기

 

안녕하세요.

메일플러그입니다.

 

업무툴 도입을 고민할 때에는 솔루션이
정말 필요한 시점인지 판단하는 것이 중요한데요.

그래서 오늘은 어떤 상황일때 업무툴 도입을
고민해야 할지 살펴보겠습니다.

 

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1. 기록이 아닌 기억에 의존해 업무를 진행할 때

업무 내용이 별도로 정리되지 않은 채,
각자의 기억에 의존해 관리되는 경우도 많으실텐데요.

이처럼 업무가 기록으로 남지 않는 상황이라면
전체적인 일의 흐름을 한눈에 파악하기 어려워집니다.

이럴 때는 일이 잘 진행되고 있는지보다
업무가 기록으로 관리되고 있는지 체크해 볼 필요가 있는데요.

업무 내용을 사람의 기억에 의존해 전달하는 일이 잦아진다면
업무가 늘어날수록 누락이 발생할 가능성이 크기 때문이죠.

이런 상황이 반복되고 있다면 업무 흐름을 기록으로 정리하고
공유할 수 있는 업무툴 도입을 고려해 볼 시점입니다.

 

2. 업무 기록이 개인에게 흩어져 관리될 때

업무툴 없이도 업무 내용을 개인 PC나 종이 문서로 남기고는 있지만
장기적으로 관리하기에는 불안정한 형태로 보관되는 경우가 많은데요.

파일 위치를 찾기 어렵거나 최신 버전을 헷갈리는 일이 생기고
담당자가 바뀌면 이전 업무를 바로 파악하기도 쉽지 않습니다.

기록은 존재하지만, 안정적으로 이어지지 않는 상태라고 할 수 있죠.

 

이럴 때는 업무 기록이 남아 있느냐보다
어떻게 관리되고 있느냐를 확인해 볼 필요가 있습니다.

개인에게 흩어진 기록은 유실이나 누락 위험이 높고
관리 책임도 특정 사람에게 쏠리기 쉬운데요.

따라서 업무 내용을 조직 차원에서 함께 관리할 필요성이 느껴진다면
업무툴의 도입을 검토해 볼 만한 시점이라고 할 수 있죠.

 

3. 업무 기준이 사람마다 달라질 때

같은 업무임에도 불구하고 정해진 양식 없이 처리되다 보면
담당자마다 작성 방식이 달라 혼란이 발생할 수 있습니다.

누군가는 메신저로 간단히 전달하고, 누군가는 메일이나 개인 문서로 정리하게 되죠.

따라서 인수인계나 협업 시 추가 설명이 반복되고
업무는 진행되고 있지만 어떤 형식이 기준인지 명확하지 않은 상태입니다.

이런 상황에서는 공통된 문서 양식을 통해

통일된 체계가 필요한지 살펴볼 필요가 있습니다.

업무 양식이 정해져 있지 않으면 매번 내용을 다시 정리해야 하고,
협업 과정에서도 불필요한 조율이 계속 발생할 수 있습니다.

업무를 일정한 형식으로 관리해야겠다는 필요성이 느껴진다면
이를 효과적으로 운영할 수 있는 업무툴을 검토해 볼 시점이겠죠?

 

 

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지금까지 소개해드린 상황이 익숙하다면
그룹웨어를 도입하는 것을 추천드리는데요.

 

 

메일플러그는 메일, 일정, 전자결재, TASK 등
업무에 필요한 다양한 기능을 제공해
협업의 흐름을 보다 원활하게 만들어줍니다.

또한 무제한 용량을 지원하는데요.

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