무료 협업툴을 고려한다면 꼭 알아야 할 핵심 리스크

 

안녕하세요.
메일플러그입니다.

최근 많은 기업들이 부담 없는 비용으로 협업 환경을

구축하기 위해 무료 협업툴을 먼저 검토하곤 합니다.

하지만 실제 사용 단계에서

예상보다 많은 제약을 마주하는 경우가 많은데요.

그래서 오늘은 무료 협업툴의 도입을 고려할 때

꼭 알아야 할 핵심 리스크에 대해 알아보겠습니다.

 

---

1. 제한된 용량으로 인한 업무 지속성 저하

 

무료 협업툴은 기본 제공 용량이 매우 제한적이어서
금세 저장 공간이 부족해지는 경우가 많습니다.

그로 인해 기존 자료를 삭제하거나 압축해야 하는 상황이 반복되는데요.

그렇기 때문에 자료가 꾸준히 쌓이는 일반적인 업무 환경에서는
공간 확보에 계속 시간을 들여야 되는 문제가 발생하죠.

또한 용량이 부족하면 오래된 파일을 외부 저장장치에 옮기거나
임시로 개인 메일로 보내 보관하는 경우도 많아집니다.

이 과정에서 버전이 섞이거나 자료가 유실되는 등
업무의 연속성을 해치는 문제가 발생하기 쉬운데요.

특히 여러 구성원이 동일한 자료를 다루는 경우에는
이런 보관 방식이 협업 정확도까지 떨어뜨릴 수 있습니다.

 

2. 기능 및 정책 등의 갑작스러운 변경

 

무료 협업툴의 서비스 정책이 바뀐다면 어떨까요?

기존에 제공되던 기능이 갑자기 축소되거나
일부 기능이 유료 플랜으로 이동하는 경우가 생기죠.

어제까지 사용하던 기능이 어느 날 갑자기 제한되면
업무 프로세스가 흔들릴 수밖에 없는데요.

때문에 예상치 못한 기능의 변화는
기업에 부정적인 영향을 끼칠 수밖에 없죠.

 

무료 업무툴은 대부분 계정 생성 수가 제한적이어서
조직 규모가 조금만 커져도 추가 구성원 등록이 어려워집니다.

이로 인해 한 계정을 여러 명이 함께 사용하거나
부서별로 임시 방식을 만들어 쓰는 등 운영상의 문제가 생기기 쉬운데요.

결국 안정적인 사용을 위해 유료 전환이 불가피한 구조가 됩니다.

 

3. 기업에 잘 맞는 업체를 찾기 어려움

 

무료 협업툴은 기능 구성이 제한적인데요.

따라서 기업이 실제 업무에서 필요한 기능을
하나의 서비스 안에서 모두 충족시키기 어렵죠.

예를 들어 메일과 메신저가 필요하지만 전자결재만 제공하는 등
각 서비스마다 제공하는 기능의 범위가 크게 다르죠.

또한 기능을 충족하더라도 앞서 말했듯 용량이 부족할 수도 있는데요.

이렇게 하나의 무료툴로 조직의 요구를 충족하기 어려워지면

여러 개의 시스템을 병행하여 사용하게 될 텐데요.

이렇게 이용하다 보면 업무 흐름이

툴마다 분산되고 협업환경이 더 복잡해지죠.

결국 무료 협업툴의 한계를 보완하려고

추가로 다른 무료 서비스를 쓰는 과정이
오히려 업무 체계를 더욱더 혼란스럽게 만들 수 있습니다.

 

 

---

지금까지 무료 협업툴 도입을 고려하고 있다면

꼭 알아야 할 핵심 리스크들에 대해 알아보았는데요.

무료협업툴보다는 비용이 들더라도

더 안정적인 시스템을 고려해 보는 것도 좋은 선택입니다.

 

메일플러그는 무제한 용량을 기본으로 제공해

저장 공간 걱정없이 사용할 수 있는데요.

메일, 메신저, 전자결재, 메신저 등 기업에 필요한 다양한 기능을 담고 있죠.

신규 고객이라면 50% 혜택도 제공되어

부담 없이 협업 환경을 구축하실 수 있습니다.

또한 직관적인 UI/UX 덕분에 처음 사용하는 기업도 쉽게 적응할 수 있는데요.

메일플러그에 대한 더 자세한 내용은 아래 홈페이지를 방문해 주시기 바랍니다!

🖥️ 메일플러그 그룹웨어 자세히 보기