안녕하세요.
메일플러그입니다.
업무 효율화를 위해 그룹웨어 시스템을 검토하는 기업은 많지만,
‘지금 우리에게 꼭 필요한가?’라는 고민으로 도입을 미루는 경우도 많습니다.
그래서 오늘은 사내 그룹웨어가 꼭 필요한지
알아보기 위한 셀프 체크리스트를 준비했는데요.
어떤 질문들을 통해 확인할 수 있는지 자세히 알아보겠습니다.
[사내 그룹웨어 시스템 도입을 위한 셀프 체크리스트]
업무를 진행할 때 메신저, 메일, 결재 시스템 등등
협업툴을 각각 따로 사용하는 기업이 많습니다.
이렇게 여러 툴을 번갈아 사용하다 보면
같은 일을 처리하더라도 흐름이 끊기기 쉬운데요.
단순한 승인이나 공유도 각각의 프로그램을
열어야 하니 업무 속도가 느려질 수밖에 없죠..
때문에 하나의 플랫폼에서 여러 기능이 통합되어
있어야 업무의 흐름이 자연스럽게 이어질 수 있습니다.
현재 소통 방식이 복잡하다면, 이미 구조적인 개선이 필요한 시점이겠죠?
현재 업무를 처리하면서 어디까지 진행됐는지
담당자가 어떤 일을 맡고 있는지 등등
진행상황을 바로 파악할 수 있는지 체크해봐야 합니다.
메신저나 구두로만 업무를 공유하는 방식은
프로세스를 한눈에 보기 어렵고 오류가 생기기 쉽기 때문이죠.
이런 경우에는 업무 현황을 시각적으로 관리할 수 있는 체계를 통해
진행 상황을 한눈에 파악하고, 팀 간 협업 속도를 높일 수 있죠.
문서나 파일이 각자의 PC나 외부장치 등
여러 곳에 흩어져 보관하고 있으신가요?
이런 환경에서는 필요한 자료를 찾는 데 시간이 오래 걸릴 수밖에 없죠.
만약 퇴사자 발생 시 자료도 함께 사라질 위험이 있습니다.
또한 최신 버전이 무엇인지 구분이 되지 않는 경우도 종종 발생할 수 있는데요.
그렇기 때문에 자료를 한 곳에서 통합 관리하는 체계를
갖추고 있지 않다면 사내 그룹웨어 도입을 통해
업무데이터를 더 안전하게 저장해 놓을 수 있습니다.
마지막으로는 현재의 업무 방식이 얼마나 불편하지
직원들의 만족도는 어떤지를 살펴볼 필요가 있습니다.
사내 그룹웨어 없이도 불편함을 느끼지 않는다면
지금 바로 시스템을 도입할 필요는 없기 때문이죠.
하지만 결재가 자주 늦거나 메신저에서
공사 구분이 안되어 혼란스럽다면 이야기는 다를 텐데요.
이렇게 작은 불편이 쌓이고 있다면,
이제는 그룹웨어 시스템이 필요한 때라고 할 수 있겠죠?
위 항목 중 하나라도 해당된다면 지금의 업무 구조는
분명한 비효율이 존재한다고 볼 수 있습니다.
그룹웨어는 단순한 도구가 아닌
조직 전체의 효율을 결정하는 아주 중요한 요소인데요.
따라서 현재의 불편함을 당연하게 넘기지 말고 더욱더 원활한
협업 환경을 만들 수 있는 그룹웨어 시스템 도입을 고려해 보시기 바랍니다!
오늘은 사내그룹웨어가 기업에 꼭 필요할지 셀프 진단하는 법에 대해 소개해드렸는데요.
메일플러그 그룹웨어 시스템은 다양한 기능이 한 군데 모여 있기 때문에
업무를 할 때 복잡하게 여러 프로그램을 옮겨 다닐 필요가 없습니다.
무제한 용량을 제공하고 있어 오랜 기간 사용하더라도 걱정이 없죠.
또한 합리적인 비용으로 가격 부담을 줄일 수 있는데요.
신규 고객의 경우, 12개월 결제 시 50% 할인도 적용받을 수 있습니다.
무료체험을 통해 메일플러그의 모든 기능을 경험해 보실 수도 있는데요.
메일플러그에 대한 더 자세한 내용은 아래 링크를 참고해 주시기 바랍니다!
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