좋은 업무툴 도입을 위해, 꼭 알아야 할 것

 

안녕하세요. 메일플러그입니다.

 

인터넷과 기술의 발전이 빨라지고 심화되면서,

일을 더욱 효율적으로 하기 위한

업무툴 또한 함께 발전하며 다양해졌는데요.

 

이에 따라, 도입을 원하는 기업들도 많아졌죠.

 

그래서 오늘은 좋은 업무툴을 도입하는 방법에 대해 살펴보려 하는데요.

꼭 알아야 되는 부분만 쏙쏙 짚어 말씀드리겠습니다!

 

 

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1. 무작정 도입해도 괜찮을까?

 

 

업무툴은 아날로그적인 업무 방식에서 벗어나,

생산성을 업그레이드할 수 있도록 도움을 주는데요.

 

하지만 이렇게 좋은 효과를 가지고 있다고 해서

아무거나 무작정 도입해서는 안 됩니다.

 

조직의 규모와 성격을 고려하지 않은 도입은

오히려 생산성 저하와 비용 낭비라는 부작용을 야기하기 때문이죠.

 

 

 

또한, 서비스를 옮기는 것도 쉽지 않기 때문에

처음부터 신중하게 선택하시는 게 바람직합니다.

 

업무툴은 일할 때마다 자주 활용되는데요.

그만큼 업무 데이터도 상당량 쌓이게 됩니다.

 

이러한 데이터는 기업의 중요한 자산이기 때문에,

서비스를 옮기더라도 잘 보관되어야 할 텐데요.

 

데이터가 많을수록 이전이 어렵고, 막대한 업무 리소스가 요구되죠.

 

 

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2. 도입 전 확인해야 할 것

 

그렇다면, 신중하게 좋은 업무툴을 선택하기 위해

도입 전 확인해야 할 사항에는 어떤 것이 있을까요?

 

 

1) 조직의 문제점 파악

 

 

첫 번째로, 조직이 가진 문제를 먼저 파악해야 합니다.

 

사람마다 생김새와 성격이 다르듯이 기업도 마찬가지로

규모나 업종부터 가지고 있는 문제들도 다른데요.

 

그래서, 다른 기업에서는 유용했던 도구가

우리 회사와는 맞지 않아 되려 문제만 더 커질 수 있죠.

 

따라서, 조직의 근본적인 문제의 원인을 파악하여

그와 적합한 도구로 도입해야 합니다.

 

 

 

예를 들어 업무적인 소통을 할 때마다

형식적인 메일을 매번 작성해야 해 번거로웠다면,

기업용 메신저를 활용하면 될 텐데요.

 

기업용 메신저는 조직도를 기반으로 하여

실시간으로 빠르고 원활한 소통을 돕는 도구입니다.

 

만약 전사적으로 일정이 잘 공유가 되지 않는다면,

공유 캘린더를 활용하는 것이 좋은데요.

 

이처럼 회사가 가진 문제점을 먼저 파악하면,

그에 맞는 업무툴을 도입해 쉽게 해결할 수 있죠.

 

 

2) 히스토리 저장성

 

 

두 번째는, 히스토리 보관이 용이한지 확인하셔야 합니다.

 

앞서 언급했듯이 업무 데이터는

기업의 중요 자산이기 때문에 잘 보관되어야 하는데요.

 

업무툴의 저장성이 좋지 않다면,

용량 확보를 위하여 자료를 따로 백업해서 보관하고

삭제하는 작업을 해야 합니다.

 

하지만 이럴 경우 데이터는 안전하게 보관되지만,

히스토리를 탐색하는 것은 어려워지는데요.

 

 

 

필요한 자료를 찾기 위해서는

파일을 하나씩 열어 확인해야 하기 때문입니다.

 

일을 하다 보면 퇴사자가 생기거나 중간에 담당자가 바뀌는 등,

여러 이유로 히스토리를 파악해야 할 때가 많은데요.

 

업무툴의 저장성이 좋다면,

자료가 계속 시스템에 남아 빠르게 찾을 수 있겠죠?

 

 

3) 유지보수 지원

 

 

마지막 세 번째로는 유지보수가

잘 이루어지는 지를 체크하셔야 합니다!

 

아무리 튼튼했던 물건이더라도

관리하지 않고 오래 사용한다면 망가지게 될 텐데요.

 

 이는 업무툴도 마찬가지입니다.

 

그래서, 보안 취약점부터 사용성 개선 등을 위해

주기적인 업데이트 및 보수가 이뤄져야 하죠.

 

 

 

이 외에도 편리한 도구 활용을 위한 고객 지원도 필수인데요.

 

사용 중 문의 사항이나 어려운 부분 등을

신속하게 해결할 수 있기 때문입니다.

 

좋은 업무툴이라면 기능뿐만 아니라

전문적인 유지보수 지원까지 모두 갖춰야 하겠죠?

 

 

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지금까지 좋은 업무 도구를 선택하기 위해

꼭 알아야 할 것 3가지를 말씀드렸는데요.

 

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그럼 지금까지 메일플러그였습니다. 감사합니다:)

 

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