전자결재, 의미부터 필요성까지 한 번에 확인하기

 

안녕하세요. 메일플러그입니다.

 

기업 솔루션 도입을 위해 많이 찾아보신 분이라면,

전자결재라는 단어를 많이 들어보셨을 텐데요.

 

오늘은 이러한 기업에 빠질 수 없는 솔루션 중에 하나인

전자결재의 의미부터 필요성까지 말씀드리려 합니다.

 

그럼 지금부터 함께 살펴볼까요?

 

 

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1. 전자결재란?

 

 

먼저, 결재라는 것은 결정 권한이 있는

상급자에게 승인을 받는 행위를 말하는데요.

 

이 모든 과정을 종이 서류가 아닌

전산망(인터넷)을 통해 이뤄지도록 한 시스템이

바로, 전자결재입니다.

 

 

 

여러 조직원이 포함되어 있는 기업의 경우,

복잡한 의사결정 과정을 거쳐야 하는데요.

 

따라서, 신중한 업무 진행과 논의를 위한

결재는 기업에서 중요한 역할을 담당하죠.

 

하지만 종이 서류로 진행하는 결재과정에는

여러 어려움이 있었기 때문에,

전자결재 시스템이 만들어지게 되었는데요.

 

왜 굳이 비용을 들여가면서 종이결재가 아닌

이러한 솔루션을 사용해야 하는지,

이제는 그 필요성에 대해 확인해 보겠습니다!

 

 

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2. 기업에 필요한 이유

 

1) 업무의 신속성을 높인다

 

 

종이결재의 경우 상급자의 승인을 받으려면,

문서를 출력하여 사무실을 직접 돌아다녀야 하는데요.

 

이러한 과정으로 인해 불필요한 시간이 많이 소모되죠.

 

또한, 상급자가 부재중인 상황이라면

결재가 완료되기까지 상당한 시간이 걸릴 텐데요.

 

전자결재는 자리에서 클릭 몇 번이면,

기안 신청부터 승인 과정 확인까지 모두 가능합니다.

 

 

 

더불어, 상급자가 부재중이더라도 급한 건은

모바일 앱으로 언제든지 빠르게 승인 가능한데요.

 

만약 중간에 기안이 반려되더라도

내용을 즉시 수정하여 빠르게 다시 올릴 수 있습니다.

 

결재 과정에서 불필요한 과정이 생략되니까

더욱 신속한 업무 진행이 가능하시겠죠?

 

 

2) 정확하고 공정한 처리가 가능하다

 

 

종이결재는 서류 문서라는 특성상,

분실이나 왜곡 등의 가능성이 존재하는데요.

 

따라서, 오류가 발생할 수도 있으며

정확하고 공정한 방식이라도 보기도 어렵죠.

 

이에 반해 전자결재는 서버에 이력이 남기 때문에,

의사결정 과정이 더욱 투명하고 정확합니다.

 

 

 

누가 언제 승인을 했는지 실시간으로 확인도 가능한데요.

 

인사나 회계, 급여 관리 등

정확성과 투명성을 요구하는 업무를 담당할수록,

정말 꼭 필요한 솔루션이겠죠?

 

 

3) 체계적으로 관리할 수 있다

 

 

종이결재 서류를 보관하려면 물리적인 공간이 필요한데요. 

 

보관해야 하는 서류가 많아질수록,

공간도 더 필요하고 관리하는 것도 어려워집니다.

 

또한 처음부터 잘 분류해서 보관하지 않으면,

추후 필요한 서류를 찾기가 쉽지 않을 텐데요.

 

앞서 말씀드린 종이 문서의 특성대로

분실되거나 훼손되어 확인이 불가능할 수도 있습니다.

 

 

 

반면, 전자결재는 설정된 보존 연한에 따라

시스템에 문서가 저장되어 보관 및 관리가 쉬운데요.

 

특성에 따라 문서가 자동으로 분류될 뿐 아니라,

검색만으로 필요한 자료를 간편하게 찾는 게 가능하죠.

 

 

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지금까지 전자결재의 뜻과 필요성에 대하여

함께 자세히 살펴보았는데요.

 

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그럼 지금까지 메일플러그였습니다. 감사합니다:)

 

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