협업 솔루션, 효과적으로 업무 프로세스 개선하는 법

 

안녕하세요. 메일플러그입니다.

 

우리가 무슨 일을 하든지 결과물에 도달하기 위해선,

일련의 과정들을 거치게 되는데요.

 

만약, 그 과정이 비효율적이라면 어떨까요?

아마 원하는 결과물을 얻기까지 시간도 오래 걸리고 복잡하겠죠.

 

 

 

이는 기업에서의 업무 프로세스도 마찬가지인데요.

 

더 높은 생산성을 위해선 이러한 과정들을

효율적이고 체계적으로 개선할 필요가 있습니다.

 

그래서 오늘은 이러한 기업의 업무 프로세스를

개선하는 방법에 대해 말씀드리려고 하는데요.

 

하나씩 차근차근 살펴보도록 하겠습니다!

 

 

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1. 업무 프로세스란?

 

 

업무 프로세스는 말 그래도 일을 하는 과정이자 흐름인데요.

 

이러한 체계가 잘 잡혀있지 않으면,

조직원들은 각자 자신의 방식대로만 일하게 되죠.

 

이 경우, 협업을 하는 것도 쉽지 않고 인수인계도 어려운데요.  

 

반대로 체계를 잘 갖추고 있다면,

누구나 높은 생산성과 성과를 기대할 수 있습니다.

 

 

 

대표적인 예시는 스타벅스인데요.

전 세계 어디서든지 균일한 맛과 서비스를 경험할 수 있죠.

 

이는 기업 특성에 맞는 업무 프로세스를

구축했기 때문에 가능한 것인데요.

 

그렇다면, 우리 회사에 딱 맞게 어떻게 만들 수 있을까요?

 

 

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2. 개선을 위한 방법

 

1) 업무 가시화

 

첫 번째는 업무의 가시화입니다.

 

진행하고 있는 일들이 파악되지 않으면,

누락되는 부분을 발견하거나 진척도를 알기 어려운데요.

 

따라서, 정확한 파악과 관리를 위하여 가시화해야 하죠.

 

작게는 요청/진행/완료 등 진행 중인 상황으로

크게는 프로젝트 별로 구분하여 정리할 수 있는데요.

 

이를 통해 진행 흐름이나 담당자를 쉽게 파악하는 것이 가능합니다.

 

 

2) 기록 및 문서화

 

두 번째는 자료를 기록하여 문서화하는 것인데요.

자료를 문서화하면 추후 히스토리를 찾기가 쉽기 때문입니다.

 

이때, 파일명에 규칙을 정하면 더 좋은데요.

 

중복된 자료를 다시 만드는 일 등을 방지할 수 있고,

공유받은 파일을 정리하는 것도 수월하죠.

 

 

3) 시스템 구축

 

가장 쉽게 개선하는 방법은 협업솔루션을 도입하는 것인데요.

 

메일과 메신저 등을 통해 쉽게 문서화하고,

칸반보드(TASK)로 업무를 가시화하여

업무 프로세스를 직관적이고 체계적으로 구축할 수 있습니다.

 

또한 이외에도 드라이브를 통한 빠른 자료 공유 등

체계적인 프로세스 구축에 많은 도움을 받는 것이 가능한데요.

 

아직 없으시다면, 도입하시는 것이 바람직하겠죠?

 

 

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지금까지 기업의 업무 프로세스를 개선하기 위한 방법을 말씀드렸는데요.

 

가장 쉽고 빠르게 개선하기 위해서는

협업솔루션을 도입하시는 것이 바람직하죠.

 

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그럼 다음에도 유익한 정보로 인사드리겠습니다. 감사합니다,

 

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