그룹웨어 시스템, 용량이 부족하면 벌어지는 일

 

안녕하세요. 메일플러그입니다.

 

그룹웨어에는 기업메일, 일정관리, 드라이브 등

여러 협업도구가 포함되어 있는데요.

이러한 도구들은 업무를 도와 생산성을 더욱 높이죠.

 

하지만 만약 용량이 부족하다면 어떻게 될까요?

 

 

 

오늘은 이러한 상황에서 발생하는

여러 가지 문제들을 말씀드리고자 하는데요.

 

그룹웨어 시스템 도입 시,

왜 용량을 중요하게 고려해야 하는지 그 이유를 함께 살펴보겠습니다!

 

 

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1. 업무 효율성이 떨어진다

 

 

회사에서 그룹웨어 시스템을 사용하는 이유는

업무를 잘할 수 있도록 서포트하기 위함일 텐데요.

 

용량이 부족하다면 오히려 효율성을 떨어트릴 수 있습니다.

 

저장공간을 확보하기 위하여,

항상 데이터를 선별하여 삭제하고 백업하는

번거로운 작업을 반복해야 하기 때문이죠.

 

 

 

만약 이러한 작업을 통해 용량을 확보하지 않으면,

여러 애로사항이 발생하게 되는데요.

 

캘린더에 회의 일정을 빠르게 공유해야 하는데

저장공간 부족으로 등록이 안 된다거나,

 

이메일이나 메신저를 보내려고 할 때마다

용량부족 경고 메시지가 떠서 방해되는 경우 등이 있죠.

 

 

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2. 메일 송수신 문제가 발생한다

 

 

또한, 메일 송수신에 오류가 발생하여

중요한 회사메일을 못 받는 문제가 생길 수도 있습니다.

 

용량이 초과될 경우 더 이상

새로운 이메일을 수신받을 공간이 없기 때문인데요.

 

그래서 시스템에서 임의로 저장공간을 확보하기 위해

오래된 데이터를 삭제할 가능성도 있습니다.

 

만약, 그렇게 삭제된 이메일이 보관이 필요한

중요한 데이터였다면 정말 곤란하겠죠?

 

 

 

특히나 이메일은 그룹웨어 시스템 중에서도

가장 많이 쓰이는 도구 중 하나인데요.

 

사용량이 많은 만큼 원활한 메일 송수신을 위하여,

저장공간을 계속 신경 쓰고 관리해 주어야 합니다.

 

 

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3. 히스토리 파악이 어렵다

 

 

앞서 저장공간을 관리하려면,

데이터 선별과 삭제 및 백업하는 과정이 필요하다 말씀드렸는데요.

 

이러한 방법은 중요 자료를 모두 보존할 수 있지만,

다시 찾아서 확인하는 것은 쉽지 않습니다.

 

백업한 파일을 일일이 열어서 확인해 보거나,

정확한 저장위치를 기억해서 찾아야 하기 때문인데요.

 

간단하게 히스토리만 파악하고 싶어도 어렵죠.

 

 

 

반대로 그룹웨어 시스템의 용량이 넉넉하다면,

업무 히스토리를 쉽게 찾는 것이 가능한데요.

 

자료를 삭제하지 않아도

시스템에 계속 보관할 수 있기 때문에,

간단한 검색만으로 바로 찾아서 확인이 가능합니다.

 

더불어 앞뒤 상황도 같이 파악이 되니까 더 바람직하죠.

 

 

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지금까지 그룹웨어 시스템의 용량이 부족하면,

벌어지는 일 3가지를 말씀드렸는데요.

 

이러한 일들을 방지하기 위해서는,

삭제 및 백업 작업 외에도 별도 비용을 추가해

저장공간 자체를 늘리는 방법도 있습니다.

 

하지만 회사에 따라서 예산 부족 문제로 증설이 어려우실 수도 있을 텐데요.

 

따라서, 처음부터 넉넉한 용량을 제공하는

그룹웨어 시스템을 선택하시는 것이 바람직하죠.

 

 

 

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업무에 필요한 필수 업무툴을 모두 드리는데요.

 

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그럼 지금까지 메일플러그였습니다. 감사합니다.

 

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