안녕하세요. 메일플러그입니다.
혹시, 업무를 하시면서 '아카이빙'이라는 단어를 들어보신 적 있나요?
업무 솔루션의 기능으로서, 현재 많은 기업이 아카이빙을 활용해 효율성을 향상시키고 있는데요.
업무 효율성은 이렇게 작은 차이에서부터 결정됩니다.
최근 기업 성장에 대해 고민하고 계셨다면, 이번 포스팅으로 아카이빙에 대해 알아보시길 추천드립니다.
오늘은 다양한 아카이빙 서비스 중 보편적으로 쓰이고 있는 '메일 아카이빙' 서비스에 대해 안내드리겠습니다.
1. 메일 아카이빙이란?
" Archiving (아카이빙) ; 파일 및 기록 보관 "
먼저, '메일 아카이빙'의 의미부터 알아보겠습니다.
단어 'Archive (아카이브)' 는 '보관하다'의 의미를 가지고 있는데요.
이러한 뜻이 웹에 적용되어 정보 자원을 보존하는 행위 또는 기능을 'Archiving (아카이빙)' 이라 부르게 됐습니다.
파일 및 다양한 기록 데이터를 보존하는 아카이빙 서비스는 정보 자원을 장기적으로 활용할 수 있도록 돕는데요.
'메일 아카이빙'은 마찬가지로 기업의 모든 메일 데이터를 별도의 서버에 보관해 활용할 수 있도록 하는 시스템입니다.
2. 우리 회사에 꼭 필요한 이유는?
메일 아카이빙 서비스는 실시간 복구, 백업, 데이터 선별 및 통계 등 다양한 기능을 갖추고 있는데요.
그렇다면 이러한 기능들이 왜 기업 업무에 꼭 필요한 지, 핵심 기능부터 사례별로 연결해보겠습니다.
1) 메일 실시간 복구
"고객사의 요청 사항이 담긴 메일을 지난주에 삭제해버렸어요!"
실수로 삭제하거나 누락된 중요한 업무 메일... 빠르고 정확하게 복구할 방법이 없을까요?
기업은 메일로 대부분의 커뮤니케이션을 진행하기 때문에 중요한 업무 내용이 오가는 경우도 많습니다.
이러한 메일을 실수로 완전히 삭제해버렸거나, 옛날에 공유받은 파일이 갑자기 필요할 때 아카이빙 기능이 빛을 발합니다.
아카이빙을 사용하면 사내의 모든 메일 데이터가 별도의 서버에 보존되는데요.
완전히 영구 삭제된 메일도 관리자의 권한으로 실시간 복구가 가능합니다.
중요한 문서 손실로 업무에 지장이 가는 경우가 사라지겠죠?
2) 데이터 백업
" 2년 전에 퇴사한 직원이 메일로 주고받은 자료가 필요해요! "
담당자 변경과 데이터 전달이 잦은 우리 회사.. 인수인계 시간을 단축할 방법이 없을까요?
업무를 하다보면, 이미 퇴사 했거나 담당자인 직원의 문서를 전달받아야 하는 경우가 자주 있습니다.
많은 양의 자료 전달, 업무 인수인계 및 체크 등 여러가지 이유로 이러한 작업을 할 때가 있는데요.
기존에 주고받았던 메일이나 문서 모두를 그대로 보존하고 있을 가능성도 낮고,
퇴사자의 경우 아예 모든 데이터가 이미 손실된 상태일 수도 있죠.
또한, 필요한 자료가 있을 때마다 일일이 해당 담당자에게 전달을 요청해야 하는 번거로움이 있습니다.
이럴 때, 아카이빙을 활용하면 별도 요청없이도 빠르게 자료 획득이 가능합니다.
백업 기능으로 해당 메일의 대상자 및 기간을 선택해 필요한 데이터만 PC에 저장하면 되는데요.
백업 작업은 보안을 위해 권한별로 실행할 수 있도록 설정도 가능합니다.
퇴사자를 포함해 자료를 전달하는 직원도, 전달 받는 직원도 요청없이 인수인계 시간을 단축할 수 있겠죠.
3) 검색 및 모니터링
" 사내메일에 담긴 기존 업무 데이터를 모니터링 하고 싶어요 "
관리자로서 담당 업무의 히스토리를 파악하기 쉽지 않은데.. 보고를 기다리는 수밖에 없을까요?
아카이빙을 모니터링의 용도로도 활용할 수 있는데요.
권한에 따라 사내 메일 송수신 데이터를 열람할 수 있도록 설정하면, 관리자로서 업무 히스토리 파악 및 관리가 가능해집니다.
아카이빙 서버에는 사내 도메인으로 주고받은 모든 데이터가 5년간 저장되는데요.
특정 키워드의 업무 자료가 필요할 시, 필터링이 가능한 검색 기능을 활용해 선별적으로 확인하면 편리합니다.
송수신자 이름, 제목, 본문, 첨부파일 등 다양한 기준으로 필터링할 수 있죠.
관리자로서 업무 진행사항을 체크하고 히스토리를 한번에 파악할 수 있어 보고 시간을 단축시켜줍니다.
4) 데이터 보안 및 관리
" 메일 사용 현황을 관리해서 정보 유출을 예방하고 싶어요! "
중요한 사내 데이터가 고스란히 담기는 메일 데이터... 보안에 좀 더 신경쓸 수 있는 방법이 없을까요?
위의 그래프에서 알 수 있듯이, 업무를 하다보면 중요한 기업 정보가 메일 데이터에 다량 쌓이게 되는데요.
이로 인해, 메일을 통해 기업 정보가 유출되는 사고가 빈번하게 일어나고 있습니다.
한국인터넷진흥원의 통계에 따르면 기업 데이터 유출로 인한 평균 피해 금액은 약 1억 원에 달한다고 하는데요.
이처럼, 메일 데이터는 기업의 중요한 자원인 동시에 정보 유출의 취약점이 될 수 있습니다.
유출 사고로 인한 막대한 손실을 예방하고 데이터를 안전하게 보관하기 위해서도 아카이빙 기능은 필수입니다.
아카이빙은 데이터를 보존할 뿐만 아니라, 관리까지 돕는데요.
통계 및 대쉬보드 기능을 통해 사용 현황을 한 눈에 모니터링 할 수 있죠.
메일 커뮤니케이션은 지속적으로 누적되는 중요한 자원이기 때문에,
방대한 데이터의 효율적인 관리는 이제는 선택이 아닌 필수사항이 되었습니다.
이외에도 아카이빙은 기업 업무에서 여러 용도로 활용 가능한데요.
이미 다양한 업종에서 아카이빙 활용으로
업무 효율성을 향상시켜 나가고 있죠.
업무 자료 및 데이터의 효율적인 관리부터
사내 보안 시스템이 고민이라면,
아카이빙 도입을 검토해보시길 추천드립니다!
현재 메일플러그에선 50계정 기준
월 20,000원으로 아카이빙 기능을 추가하실 수 있는데요.
합리적인 비용으로 업무에 아카이빙 서비스를 활용해보고 싶다면,
하단의 홈페이지 링크를 통해 메일플러그를 검토해보시길 추천드립니다.
▶ 메일플러그 아카이빙 서비스 둘러보기
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