안녕하세요. 메일플러그입니다.
오늘은 여러분을 위해 전자결재에 대한 정보를 가져왔습니다.
스마트워크의 중요성이 떠오르면서 점점 더 많은 기업들이 전자결재를 도입하고 있는데요.
실제로 서울시의 재건축 재개발 조합은 사업구역 중 97%가 전자결재를 사용하고 있습니다.
서울시에서 전자결재 사용을 권장하고 의무화했기 때문이죠.
이밖에도 여러 공공기관 및 IT, 건설 등 다양한 업종에서 전자결재를 업무에 활용하고 있는데요.
그렇다면 왜 이렇게 많은 회사들이 전자결재를 사용하고 있을까요?
오늘은 전자결재의 장점은 무엇인지,
여러분의 회사에 왜 필요한지 차근차근 설명해드리도록 하겠습니다.
1. 시간적, 경제적 자원 절약
전자결재를 사내에 도입하면 가장 먼저 느낄 수 있는 변화가 자원이 대폭 절약된다는 점입니다.
기존의 종이 서류 결재 시스템의 한계를 보완해주기 때문인데요.
먼저, 업무 시간이 절약됩니다.
기존의 서류 결재 시스템은 문서 하나를 작성하기 위해 많은 시간이 소요되는데요.
일단 기존 문서를 확인하기 위해서 먼저 PC 및 서류 더미에서 해당 문서를 찾아야겠죠?
작성한 후에도 인쇄하고 문서철에 담아
결재를 받기 위해 사무실 여기저기를 돌아다녀야 하는데요.
내가 제출한 문서가 어디서 어떻게 결재가 이루어지고 있는지 알 수도 없죠.
하지만 전자결재를 사용하면 이러한 과정과 시간이 전부 단축됩니다.
예를 들어, 메일플러그의 전자결재에는 기존에 올렸던 결재 문서를 그대로 사용할 수 있는 ‘재기안’ 기능이 있는데요.
이전 양식이나 내용을 일일이 찾아서 새로 만들 필요없이 재사용이 가능합니다.
또한, 결재를 받기 위해 사무실 여기저기를 돌아다닐 필요없이 클릭 한 번으로 제출이 끝납니다.
각 결재 담당자에게 자동 알림이 가기 때문에 일일이 요청을 드리지 않아도 되죠.
결재 과정을 실시간으로 확인하고 결재가 끝나면 마찬가지로 알림이 오기 때문에 다른 업무에 집중할 수 있습니다.
시간뿐만 아니라 사내의 경제적 자원도 아낄 수 있는데요.
결재 서류를 만들기 위해 사용하던 인쇄 물품과 서류철 등이 필요 없어지기 때문이죠.
이처럼 사내 자원과 시간을 절약해 비용 대비 효율을 높일 수 있습니다.
2. 안전한 데이터 관리 및 보존
결재 문서에는 회사의 많은 정보가 담겨있습니다.
따라서 함부로 없애기도 조심스럽고 그렇다고 수많은 서류를 전부 쌓아 두기에도 골치 아프죠.
업무에 결재를 거칠 일이 많기 때문에 시간이 지날수록 문서들은 계속 쌓일 텐데요.
문서함에 쌓여 있는 여러 서류 중 필요할 때마다 특정 문서를 찾기에도 어렵다는 문제가 있습니다.
또한, 종이 서류의 특성상 유출되거나 분실, 파손의 우려가 있는데요.
문서가 훼손되거나 사라져도 기록이 남아있지 않기 때문에 확인하기 힘들고 복구가 어렵습니다.
전자결재의 또 다른 장점이 바로,
이 수많은 결재 문서들을 안전하게 서버에 보관하고 편리하게 관리할 수 있다는 점인데요.
문서의 보존 연한을 설정해서 원하는 기간만큼 문서와 결재 기록을 보관할 수 있죠.
메일플러그의 전자결재 같은 경우,
다양한 기준에 따라 문서를 자동 분류해서 보관하는데요.
예를 들어, 우리 부서의 결재 이력이 궁금할 경우
부서 문서함에 들어가 팀원들의 문서를 열람할 수 있습니다.
비슷한 양식의 기안서를 작성할 경우 기존 문서를 검토하기에 편리하겠죠?
또한 원하는 양식별로 모아서 확인하고 필터링을 통한 검색 및 관리가 가능합니다.
사내의 중요한 데이터가 담긴 만큼
이처럼 효율적으로 보관하는 게 보안상으로도,
업무 효율성 측면에서도 합리적이겠죠?
3. 투명하게 공개되는 결재 기록
앞서 언급했던 서울시의 전자결재 사용 권장은
투명하고 공정한 업무 진행을 위해 이루어진 노력인데요.
서류 결재는 종이 문서의 특성상 파기가 쉽고
이력이 남지 않는다는 점에서 폐쇄적이기 때문입니다.
특히 예산이나 회계, 급여 관리 같은 경우 정확하고 투명한 처리가 필요한데
수기나 서류로 작성 시 언제든 왜곡이 가능하기 때문에 공정하지 않죠.
하지만 전자결재는 서버에 결재 이력이 남아 기록이 투명하게 공개됩니다.
누가 언제 결재처리를 했는지 실시간으로 모든 과정을 열람 가능한데요.
문서별로 지정한 결재선으로 한 번에 해당 문서의 진행 상황을 확인할 수도 있죠.
따라서 모두가 공적인 업무 과정을 열람할 수 있기 때문에 공정한 처리가 가능해집니다.
결재에서의 비리나 왜곡의 위험이 사라지고 문제가 생겼을 경우 기존 이력을 점검할 수 있죠.
투명한 비용 처리가 요구되는 공공기관 같은 경우 더욱 관리하기 편리하겠죠?
지금까지 우리 회사 업무에 전자결재를 활용해야 하는 이유에 대해 설명드렸는데요.
이밖에도 전자결재는 회사의 업무 효율성을 높일 수 있는 다양한 장점들이 있습니다.
우리 회사에서도 빠르고 정확한 일 처리를 원한다면,
이미 많은 기업들이 활용하고 있는 전자결재 도입을 고려해 보시는 게 어떨까요?
저희 메일플러그에서는 전자결재를 포함한
무제한 그룹웨어를 월 5만원에 합리적으로 제공하고 있는데요.
오늘 소개해 드린 편리한 기능들 외에도
결재 데이터 암호화, 폼 빌더 형식의 양식 생성 등 다양한 기능을 제공합니다.
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