스마트 오피스 도입 전, 꼭 알아야 할 필수 조건

 

안녕하세요. 메일플러그입니다.

 

스마트 오피스란 IT 기반으로 이루어진

어디서든 근무할 수 있는 환경을 뜻하는데요.

기업의 경쟁력과 하이브리드 근무 등을 위해

여러 기업에서 도입을 고려하고 계시죠.

 

하지만 아직도 우리 회사에 구축을 해야 할지

말아야 할지 고민하시는 분들도 계실 텐데요.

 

오늘은 그런 분들 위하여,

스마트 오피스 구축의 필요성부터

도입 전 꼭 알아야 할 필수 조건까지 살펴보겠습니다!

 

 

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1. 스마트 오피스의 필요성

 

 

우리가 흔히 알고 있는 기존의 전통적인 사무실은

물리적인 공간의 성격이 강한데요.

 

결재 서류나 보고서 등의 종이 문서와

각종 업무 기기들이 보관된 사무실에 가야만 일할 수 있었죠.

 

반면, 스마트 오피스는 언제 어디서나

다양한 형태로 근무할 수 있도록 도와주는데요.

 

 

 

기존 사무실의 고정적인 공간 개념과

비효율적인 페이퍼 워크에서 벗어나,

유연하고 생산적인 업무를 가능하게 합니다.

 

다양한 환경과 예상치 못한 재난에 유연하게 대응하고

업무 효율 또한 높이고 싶으시다면,

스마트 오피스를 도입하셔야겠죠?

 

 

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2. 필수 조건 3가지

 

이제부터는 이러한 스마트 오피스를 도입하기 전,

반드시 갖춰야 할 3가지를 확인해 보겠습니다.

 

 

1) 비대면 소통을 위한 메신저

 

 

첫 번째 필수 조건은 어디에서든지

업무 소통이 가능한 회사 메신저입니다.

 

회사에서는 부서별 또는 프로젝트별로

다양하게 협업을 해야 할 일이 많은데요.

 

성공적인 협업을 위해선 커뮤니케이션이 빠질 수 없죠.

 

따라서, 꼭 사무실에서 대면하지 않아도

원활한 소통이 가능한 메신저는 필수 요소입니다.

 

 

 

그중에서도 기업용 메신저가 바람직한데요.

 

개인용과는 다르게 업무에 특화된

다양한 기능을 포함하기 때문입니다.

 

예를 들어 메일플러그 메신저의 경우,

ZOOM 연동 기능을 제공하는데요.

 

서로 다른 위치에서 일을 하더라도

화상회의를 진행할 수 있어 굳이 모일 필요가 없죠.

 

 

2) 페이퍼리스를 위한 전자결재

 

 

두 번째 조건은 바로 전자결재입니다.

 

종이 서류로 결재받기 위해서는,

문서를 작성해서 출력한 후 문서철에 꽂아

결재를 받으려 사무실을 돌아다녀야 했는데요.

 

그마저도 상급자가 부재 중일 경우에는

승인받지 못하여 시간이 지체되기도 하죠.

 

이처럼 종이 결재는 과정이 매우 번거롭고 비효율적인데요.

 

전자결재는 이러한 페이퍼 워크를 없애고

스마트 오피스를 구축할 수 있게 합니다.

 

 

3) 이동성을 위한 디바이스 연동

 

마지막은 다양한 기기와 연동이 되는 시스템입니다.

 

스마트 오피스의 가장 큰 특징 중 하나는 바로 이동성인데요.

원격근무, 자율좌석제 등으로 위치가 고정적이지 않기 때문이죠.

 

그런데, 기기들이 서로 연동되지 않는다면 어떻게 될까요?

 

데이터들이 흩어져 있어 찾기 어려울 뿐만 아니라,

연속적인 업무도 불가능할 텐데요.

 

그렇기 때문에, 서로 다른 디바이스에서도

연동이 가능한 시스템은 필수 조건이죠.

 

 

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지금까지 스마트 오피스 도입 전,

꼭 알아야 할 필수 조건들을 알아보았는데요.

 

혹시, 필수 조건을 다 갖추지 못하셨나요?

 

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지금까지 메일플러그였습니다. 감사합니다.

 

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