효과적인 업무 진행을 위해 업무툴 도입이 필수인 이유

 

안녕하세요.

메일플러그입니다.

 

오늘은 효과적인 업무 진행을 위해
업무툴이 필수인 이유에 대해 말씀드리려고 하는데요.

기업 내에서 원활한 소통 및 협업이 필요하다면
오늘 포스팅을 꼭 참고해 주시기 바랍니다.

 

 

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업무툴 도입 전에는 어떻게 소통하고 협업할까?

 

만약 업무툴 도입 전이시라면 보통 이메일이나
대면 회의를 통해 소통하실텐데요.

 

 

 

하지만 이 두가지 방식으로만
커뮤니케이션하는데에는 한계가 있죠.

 

이메일과 회의를 통해 소통하게 되면

어떤 점이 불편한지 알아보겠습니다.

 

 

 

이메일과 대면 회의의 주요 단점은
실시간 협업이 어렵다는 것인데요.

이메일은 메일이 송수신되는데 오류가 발생할 수 있고
수신자가 부재중일 경우 업무가 지연될 수 있습니다.

마찬가지로 회의도 일정 조율이 필요하기 때문에
빠른 의사결정이 필요한 상황이라면 큰 단점으로 작용하죠. 

 

 

 

또한 업무툴 도입 전이라도 개인 메신저를 통해
실시간 협업을 이루고 계신분들도 계실텐데요.

개인 메신저의 경우 실시간 협업이 가능하지만
업무와 사적인 내용이 함께 혼재되어 있습니다.

따라서 업무에만 집중하기에는 적합하지 않죠.

그렇다면 업무툴은 왜 효과적으로

업무를 진행하기 위해 필수적인지 알아볼까요?

 

 

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1. 신속한 커뮤니케이션

먼저 업무툴은 실시간 채팅을 통해

소통 및 협업이 가능합니다.

여러 사람들과 실시간으로 의견 공유가 가능하여
빠른 의사소통이 이루어질 수 있는데요.

개인 메신저와는 다르게 업무 내용만
주고 받기 때문에 집중도가 올라가죠.

 

 

2. 편리한 데이터 공유

 

기업 내에서는 월별, 분기별로
업무 데이터를 정리해 놓는 경우가 많을겁니다.

기존에는 이렇게 정리해놓은 데이터들을
메일을 통해 전달받고 PC나
외부 저장장치에 다운 받으셨을텐데요.

업무툴에 있는 드라이브에
데이터를 업로드 해놓으면 좋습니다.

여러 과정을 거치지 않고 바로 드라이브에서
원하는 파일을 다운받을 수 있기 때문인데요.

별도의 소통 없이도 자료가 필요하다면
누구나 쉽게 파일에 접근 할 수 있겠죠?

 

 

3. 간편한 프로젝트 관리 

 

마지막으로 업무툴 도입 시에는
프로젝트 별로 진행상황을 관리하기 간편한데요.

진행상태에 따라 업무를 구분해 놓을 수 있고
우선순위나 담당자를 지정할 수 있습니다.

전체적인 업무 내용이 시각화되어 있기 때문에
작업의 흐름을 파악하기도 좋은데요.

프로젝트와 관련된 자료 업로드가 가능해
추후 해당 작업 완료 후에도 보관에 용이하겠죠?

 

 

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지금까지 효과적인 업무 수행을 위해
업무툴이 필요한 이유에 대해 알아보았는데요.

여러 협업 기능을 통해 업무의 생산성을
더욱 높여주기 때문에 도입하지 않을 이유가 없겠죠?

 

 

 

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