다양한 회사 업무, 업무협업툴 하나로 어떻게 관리할까?

 

안녕하세요.
메일플러그입니다.

회사에서 이루어지는 다양한 업무를
보다 효율적으로 처리하려면 어떻게 해야 할까요?

오늘은 업무협업툴의 주요 기능을 하나씩 살펴보며
실제 업무에 어떻게 활용할 수 있는지 알아보려고 하는데요.

 

더불어 그룹웨어를 효율적으로

사용하기 위한 요소들도 함께 살펴보겠습니다.

 

 

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1. 업무를 효율적으로 처리하는 주요 기능 4가지

① 대내외 업무 소통은 어떻게 진행할까?

외부 업체와 업무 자료를 주고받을 때는

기업메일을 활용할 수 있는데요.

이 과정에서 내부 확인이 필요하다면
메신저로 내용을 공유하고 빠르게 피드백받을 수 있습니다.

외부 업체와 협의한 내용은 메일함에,
구성원들과 나눈 의견은 업무용 대화방에 남아 있어 편리하죠.

이렇게 소통 내역을 구분해 두면 사적인 연락과 섞이지 않고,
업무에 필요한 내용이나 자료를 다시 찾아보기에도 편리합니다.

 

② 여러 사람이 맡은 업무는 어떻게 관리할까?

여러 사람이 함께 업무를 진행하다 보면
누가 무엇을 맡고 있는지 헷갈릴 때가 있습니다.

Task에서는 처리할 일을 나누어 등록하고
담당자와 마감일을 지정해 놓을 수 있는데요.

또한 참고 자료는 첨부파일로 공유하고,
추가 요청이나 변경 사항은 댓글로 남길 수 있는데요.

이를 통해 업무 진행 상황을 한눈에 파악하고
프로젝트를 좀 더 체계적으로 관리할 수 있습니다.

 

③ 문서 검토와 승인은 어떻게 진행할까?

품의서를 올리거나 업무보고서를 제출할 때는
전자결재를 활용할 수 있습니다.

업무에 맞는 양식을 선택해 내용을 작성하고,
필요한 자료를 첨부해 결재자에게 전달하는데요.

지정한 결재선에 따라 검토와 승인이 진행되며,
현재 결재 진행 단계도 확인할 수 있는데요.

완료된 문서는 처리 이력과 함께 보관되어 관련 내용을
확인하거나 새 문서를 작성할 때 참고할 수 있습니다.

 

④ 출퇴근과 휴가 내역은 어떻게 관리할까?

근태관리 기능을 활용하면 구성원별
근무·휴가 내역을 한 곳에서 확인할 수 있습니다.

유연근무나 교대근무처럼 근무 시간이 달라도
각자의 근무 일정에 맞춰 출퇴근을 관리할 수 있는데요.

휴가 신청 내역과 승인 여부를 확인하고,
사용한 휴가와 남은 일수도 함께 살펴볼 수 있습니다.

 

2. 업무협업툴의 꾸준한 활용을 위해 용량과 비용도 확인!

이처럼 소통부터 업무 진행과 근태관리까지,
업무협업툴은 다양한 회사 업무에 활용할 수 있는데요.

사용을 이어가며 자료가 쌓이거나 인원이 늘어날 수 있어
도입 전에는 제공 용량과 전체 이용료도 살펴봐야 합니다.

 

 

업무협업툴 내에 자료들은 꾸준히 쌓이므로
기본 제공 용량이 충분한지 체크해봐야 하는데요.

기능별로 용량 제한이 있는지, 용량을 늘리면
추가 요금이 발생하는지도 살펴봐야 합니다.

이를 미리 확인하면 용량 대비

합리적인 비용인지 계산하기 수월합니다.

사용료는 업무협업툴을 이용할 직원수가 필요 기능을

정한 뒤 전체 비용을 기준으로 비교해봐야 하는데요.

기능에 따라 별도 요금이 있는지, 인원 추가 시
비용이 얼마나 늘어나는지도 체크해봐야 합니다.

신규 할인 혜택이 있다면 적용 조건과
할인 종료 후 요금까지 꼼꼼히 살펴보고

실제로 부담해야 할 비용을 정리해 보는 것을 추천드립니다.

 

 

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메일플러그 그룹웨어는 드라이브를 제외한 무제한 용량과
신규 고객이라면 12개월 결제 시 50% 할인을 제공합니다.

용량과 비용 부담을 줄이면서 기업메일·메신저·Task,
전자결재·근태관리 등 다양한 기능을 활용할 수 있는데요.

도움이 필요할 때도 전화·1:1 문의·챗봇·매뉴얼·원격 지원 등
다양하고 전문적인 고객지원 채널을 통해 안내받을 수 있습니다.

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