기업에 알맞은 그룹웨어 도입, 선택의 고민을 줄이는 방법

 

안녕하세요.

메일플러그입니다.

 

그룹웨어를 알아보다 보면 서비스별로 강점이 달라
어떤 기준으로 선택해야 할지 고민하게 됩니다.

여러 서비스를 본격적으로 비교하기에 앞서
우리 회사에 중요한 것이 무엇인지 정리할 필요가 있는데요.

오늘은 기업에 알맞은 그룹웨어를 선택할 때
고민을 줄이는 방법을 살펴보겠습니다.

 

 

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1. 우리 기업에 중요한 기준부터 정리

 

먼저 결재 지연이나 일정 누락 등
현재 업무에서 반복되는 불편함을 정리해야 하는데요.

불편함이 얼마나 자주 발생하는지,
어떤 업무에 영향을 주는지 함께 체크해 보면
우선 개선해야 할 문제를 파악할 수 있습니다.

이때 업무 지연이나 혼선을 크게 유발하는 문제를
우선적으로 정하는 것이 좋습니다.

예를 들어 개인메신저 사용으로 공사구분이 어려워

불편함이 발생할 때에는 이를 보완할 수 있는 기능이 필요할 텐데요.

 

해결할 문제를 기준으로 필요한 기능을 정하면
그룹웨어 선택의 필수 조건이 명확해집니다.

 

2. 예산을 기준으로 도입 가능성 검토

 

 

필요로 하는 기능을 어느 정도 정리했다면

필수 기능이 포함된 상품과 이용 인원을

기준으로 총비용을 확인해야 합니다.

기능 추가나 초기 설정에 별도 비용이 발생하는지도 확인하면
도입에 필요한 전체 지출을 파악할 수 있는데요.

 

만약 비용이 예산을 초과한다면 어떻게 해야 할까요?

이때는 선택한 업무툴의 구성을 살펴보고
불필요한 부가 서비스나 활용도가 낮은 기능이
포함되어 있는지 체크해 보는 것이 좋은데요.

이를 통해 불필요한 지출을 줄이면서
예산에 맞는 그룹웨어 구성을 선택할 수 있습니다.

 

 

3. 기본적인 조건 외에 사용 편의성도 비교

 

기능과 비용이 비슷한 서비스가 여러 개라면
화면 구성과 메뉴 배치도 비교할 필요가 있습니다.

필요한 메뉴가 눈에 잘 들어오는지, 버튼과 아이콘의 역할을

쉽게 이해할 수 있는지 살펴야 하는데요.

별도의 설명 없이도 원하는 기능을 찾고 이용할 수 있도록
구성되어 있어야 직원들이 쉽게 적응할 수 있기 때문입니다.

 

 

서비스 소개만으로 사용 편의성을 판단하기 어렵다면
무료체험을 활용하는 것이 좋습니다.

실제 사용할 직원들이 직접 화면을 살펴보고 업무를 처리하면
메뉴를 찾기 어렵거나 조작 중 혼동되는 부분을 파악할 수 있는데요.

체험 후 구성원의 의견을 함께 정리하면
기업에게 더 편리한 그룹웨어를

좀 더 수월하게 선택할 수 있습니다.

 

 

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지금까지 기업에 알맞은 그룹웨어를 도입하기 전

선택의 고민을 줄이는 방법에 대해 알아보았는데요.

 

그룹웨어 도입에 도움이 되셨기를 바랍니다!

 

 

메일플러그는 메일·메신저·전자결재·근태관리 등
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