기업 그룹웨어 도입 전이라면? 업무 프로세스부터 점검하기

 

안녕하세요.

메일플러그입니다.

 

그룹웨어는 업무 효율 향상과 협업 환경 개선에 도움을 주는 솔루션인데요.

하지만 우리 회사의 업무 환경을 충분히 고려하지 않은 채

무작정 도입한다면 실망할 수밖에 없죠.

그래서 오늘은 기업 그룹웨어 도입 전 업무 프로세스를 점검해야 하는 이유와
솔루션 도입 시 함께 살펴봐야 할 요소들을 알아보겠습니다.

 

 

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1. 업무 프로세스를 점검해야 하는 이유

 

 

그룹웨어는 업무 효율 향상을 돕는 도구이지만,
도입만으로 모든 문제가 해결되는 것은 아닙니다.

현재 업무 방식에 대한 충분한 검토 없이
시스템부터 도입한다면 기대했던 효과를 얻기 어려울 수 있는데요.

또한 우리 회사에 필요한 기능이 무엇인지
파악하지 못한 상태에서 그룹웨어를 선택한다면 어떻게 될까요?

실제 업무에 필요한 기능은 부족하고

결과적으로 그룹웨어의 활용도가 떨어질 수밖에 없죠.

따라서 그룹웨어를 도입하기 전에는
현재 업무 환경과 업무 방식을 먼저 살펴보는 과정이 필요합니다.

 

그렇다면 업무 프로세스를 점검하는 3단계를 알아볼까요?

 

2. 조직의 업무 프로세스 점검을 위한 3단계

 

 

업무 프로세스를 점검할 때는 먼저 현재 조직에서
업무를 어떤 방식으로 처리하고 있는지 파악해 보는 것이 좋습니다.

예를 들어 어떤 회사는 업무 진행 상황을 메신저를 통해 공유하기도 하고,
어떤 회사는 이메일이나 문서를 활용해 관리하기도 하는데요.

또한 결재 역시 대면 보고를 중심으로 진행하는 곳이 있는 반면,
온라인 시스템을 활용해 처리하는 곳도 있습니다.

이처럼 현재 업무가 어떤 방식으로 운영되고 있는지 정리해 보면
우리 회사의 상황을 보다 쉽게 체크할 수 있는데요.

 

 

 

이제 업무를 처리하는 과정에서 어떤 불편이
발생하고 있는지 점검해 볼 필요가 있습니다.

예를 들어 업무 요청이나 진행 상황이
업무 이력을 확인하기 어려운 경우가 있을 수 있는데요.

또한 결재 처리에 시간이 오래 걸리거나, 필요한 자료를 찾는 데
많은 시간이 소요되는 상황도 발생할 수 있죠.

이처럼 반복적으로 발생하는 불편 사항을 정리해 보면
어떤 부분을 개선해야 하는지 명확하게 파악할 수 있습니다.

 

 

 

현재 업무 방식과 업무 중 발생하는 불편 사항을 확인했다면,
필요한 기능들의 우선순위를 정할 차례인데요.

예를 들어 결재를 대면으로 진행하고 있어
업무가 지연되는 상황이 자주 발생한다면
전자결재 기능이 포함된 그룹웨어를 검토해 볼 수 있겠죠.

업무 진행 현황을 확인하기 어렵다면 업무관리 기능이
포함된 솔루션을 우선적으로 살펴볼 수 있습니다.

이처럼 현재 업무 환경에서 가장 필요한 기능부터 우선순위를 정해 보면,
우리 회사에 적합한 그룹웨어를 보다 효율적으로 선택하는 데 도움이 될 수 있습니다.

 

3. 업무 프로세스 점검 외에 추가로 확인할 사항은?

 

 

필요한 기능을 정리했다면

이제 기업 그룹웨어의 비용을 살펴볼 필요가 있습니다.

특히 신규 혜택이나 장기 계약 시 제공되는 할인 등이 적용되는지,
실제 이용 기간에 따른 비용도 함께 확인해 보는 것이 좋은데요.

비슷한 기능을 제공하는 솔루션이더라도
비용 구조에 따라 가격차이가 커질 수 있습니다.

따라서 현재 예산과 장기적인 운영 계획을 함께 고려해 보면
보다 합리적인 선택에 도움이 될 수 있습니다.

 

비용과 함께 확인해야 할 부분은 바로 용량인데요.

메일과 업무 자료는 지속적으로 쌓이기 때문에
기본 제공 용량이 충분한지 살펴봐야 합니다.

만약 용량이 제한적이라면, 추가 비용이 발생할 수 있으므로
기본 제공 용량과 용량 정책을 함께 확인해 보는 것이 좋습니다.

오랜 기간 안정적인 데이터 보관을 원한다면 용량 걱정 없이
사용 가능한 무제한 용량 그룹웨어를 선택하는 것도 좋겠죠?

 

 

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지금까지 그룹웨어 도입 전 업무 프로세스를 점검해야 하는 이유와
함께 확인하면 좋은 사항들을 알아보았습니다.

 

 

 

메일플러그는 전자결재, 메신저, 업무관리 등
업무 프로세스 개선에 필요한 다양한 기능을 제공하고 있는데요.

또한 합리적인 비용으로 무제한 용량 그룹웨어 도입이 가능하죠.

그리고 무료체험까지 지원하여 부담 없이 도입을 검토해 볼 수 있는데요.

 

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