도입 준비부터 선택까지, 회사 그룹웨어 솔루션 가이드

 

안녕하세요.

메일플러그입니다.

그룹웨어 솔루션은 메일, 메신저, 전자결재,
일정 등 다양한 기능으로 업무를 한 번에 관리할 수 있는데요.

하지만 처음 도입하려고 하면 어디서부터 시작해야 할지 막막할 수 있죠.

그래서 이번 포스팅에서는 도입 전 준비부터 필수 확인 사항,
그리고 적합한 솔루션 선택 방법까지 정리했는데요.

아직 회사 그룹웨어 도입 전이라면 끝까지 읽어보시기 바랍니다.

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1. 그룹웨어 도입 전 계획 세우기

(1) 필요 기능 파악

회사의 규모, 업무 프로세스, 부서 간 협업 방식 등을
분석해 필요한 기능을 명확히 정의해야 합니다. 

예를 들어 영업팀은 외부에서도
사용 가능한 모바일 기능이 중요하죠.

인사팀은 근태관리 기능을
우선으로 고려할 수 있는데요.

이렇게 사전 분석을 거치면 불필요한 기능을 통해

생산성이 저하되는 것을 방지할 수 있습니다.

(2) 최대 예산 책정

회사 그룹웨어 솔루션을 도입할 때는
초기 구축 비용만 있는 것이 아닌데요.

월 사용료, 추가 용량 비용까지
포함한 총 예산을 책정해야 합니다. 

이렇게 해야 도입 후 예기치 못한 비용 부담을 줄이고

안정적인 운영이 가능하기 때문이죠.

 

 

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2. 도입 시 반드시 알아야 할 핵심 사항

(1) 도입 방식 고려하기

클라우드형 회사 그룹웨어 솔루션은
서버 설치가 필요 없고 초기 비용이 적은 편입니다.

장소에 상관없이 인터넷만 있다면 접속이 가능합니다.

반면 구축형은 내부 서버에 직접 설치해 보안과 맞춤 설정이 가능하죠.
하지만 초기 구축비와 관리 인력이 필요합니다. 

따라서 비용과 기업의 업무 방식을 고려해서 선택해야하죠.

(2) 도메인 구입하기

기업에서 회사 그룹웨어 솔루션을 사용하려면
고유 도메인이 반드시 필요합니다.

도메인이 없으면 메일 사용이 불가능하기 때문이죠. 

따라서 도메인이 없다면 먼저 구매를 진행해야 하는데요.

구매 시에는 짧고 기억하기 쉬운 주소를 선택하는 것이 좋습니다.
특히 회사명과 일치시키면 브랜드 인지도 향상에 큰 도움이 되죠.

마지막으로 도메인은 전 세계에서 유일해야 하므로
중복 조회를 통해 확인하는 것도 잊지 마세요.

 ▶도메인 중복 조회 및 구입하기◀

도메인 구입을 원하신다면 위 링크를 통해 확인해 주시기 바랍니다!

 

 

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3. 회사 그룹웨어 선택 TIP

(1) 서비스별로 비교

앞선 단계에서 조직에 필요한 기능을 분석했을 텐데요.
이를 기반으로 업체의 서비스별 기능과 비용을 비교해 보면 됩니다.

여기에 용량까지 더해 종합적으로
비교하면 보다 정확한 판단이 가능한데요.

특히 각 서비스의 기능 구성과 요금 체계를 비교표로 정리하면
특징을 한눈에 파악할 수 있어 선택이 훨씬 수월해집니다.

(2) 무료체험으로 테스트

마지막으로 서비스를 최종 결정하기 전에는 무료 체험을 통해
실제 업무 환경에서 테스트해 보는 것이 좋습니다.

또한 정기적인 시스템 업데이트 여부 등
장기적으로 운영하기에 적합한지 확인해야 하는데요.

이러한 과정을 거치면 우리 조직에 가장 적합한 회사 그룹웨어 솔루션을 선택할 수 있겠죠?

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지금까지 회사 그룹웨어 솔루션 도입을 위한

준비부터, 선택 팁까지 정리해 드렸는데요.

 

그룹웨어 솔루션 도입을 준비 중이라면

오늘 포스팅을 기준으로 차근차근 적용해 보시기 바랍니다!

 

 

메일플러그에서는 도메인 등록부터
회사 그룹웨어 솔루션 도입까지 한 번에 해결할 수 있는데요.

클라우드형 그룹웨어이기 때문에 부담 없이 즉시 사용 가능합니다.

또한 신규 12개월 결제 시 할인 혜택을 제공하고 있어 더욱더 합리적이죠

게다가 무제한 용량을 제공하고 있어 용량 걱정 없이 도입할 수 있습니다.

전문 고객지원팀이 상주하고 있어 운영과정에서
발생하는 문의를 신속하게 해결해 드릴 수 있는데요.

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