우리 회사에 지금 꼭 필요한 업무툴 알아보기

 

안녕하세요. 메일플러그입니다.

 

여러분은 어떤 업무툴을 사용하고 계신가요?

회사의 규모나 업종에 따라 다 다를 텐데요.

 

그중에서도 꼭 갖춰야 할 것이 있습니다!

바로 기업용 메일과 메신저인데요.

지금부터 이 두 개가 왜 회사 필수 업무툴인지
그 이유에 대해서 알아보겠습니다.

 

 

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1. MZ 세대의 등장

 

 

MZ세대란,

밀레니얼 세대와 Z세대(1981~2010년생)를 통칭한 말인데요.

 

국내 인구의 34%가량이며,

국내 주요 회사 임직원의 60% 정도를 차지하는 것으로 추산됩니다.

 

MZ세대가 조직에서 차지하는 비중은 점점 커지고 있는데요.

그렇기 때문에 이들을 빼놓고는 회사 문화를 구축할 수 없죠.

 

 

 

기업의 주축으로 자리 잡아가는 MZ세대는

어릴 적부터 디지털 환경에 노출되어

스마트 기기 사용이 익숙한데요.

 

하지만, '콜 포비아'(전화 공포증)란 용어가 생길 정도로

직접 커뮤니케이션의 어려움이 있습니다.

 

 

출처: 오픈서베이

 

오픈서베이의 업무툴 트렌드 리포트 2021을 보면,

MZ세대는 커뮤니케이션 방법으로

메일과 메신저를 선호한다고 답했습니다.

 

그렇기 때문에 앞으로 직원들의 일의 효율을 높여주는 업무툴에

이 두 개가 빠질 수 없을 텐데요.

 

직장 내 다양한 연령층의 원활한 협업을 위해

기업 이메일과 사내 메신저는

필수 기업 업무툴로 볼 수 있겠죠?

 

 

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2. 비대면

 

 

우리나라에서도 백신 접종을 본격적으로 진행해,
코로나 팬데믹이 머지않아 끝날 것이라는 기대감이 커지는데요.

비대면 근무 환경으로 전환했던 회사 중 일부는 
다시 전처럼 모든 직원이 사무실로 출근하는 상황을 예상할지도 모릅니다.

 

하지만 마이크로소프트 업무 동향 지표에 따르면,

약 73%에 달하는 임직원이 원격근무를 하나의 옵션으로 유지하길 바라는 것으로 나타났습니다. 

 

그렇기 때문에 앞으로 비대면 원격근무는 유지되거나 더욱 확산될 가능성이 있죠.

 

 

 

이러한 원격근무는 커뮤니케이션이 가장 중요한데요.

 

비대면 상황에서는 직접 커뮤니케이션이 불가능하여

소통을 빠르게 진행하는 것이 사무실 근무보다 어렵기 때문입니다.

 

또한 대면 회의가 불가한 상황에서 소통은 더욱 빠르고 편리하게 이루어져야 하는데요.

 

그렇기 때문에 비대면 상황에서도 원활하게 소통하고,

자료 또한 주고받을 수 있는 커뮤니케이션 도구가 꼭 필요하겠죠.

 

 

 

가장 대표적인 커뮤니케이션 툴로는 메일과 메신저가 있는데요.

 

기업메일은 외부 관계자 혹은 공식적인 업무,

메신저는 사내 직원과의 실시간 커뮤니케이션 등

목적에 따라 분리하여 사용해 비대면 환경에서도 원활한 소통이 가능합니다.

 

또한 두 업무툴 모두 업무 파일을 주고받으며 의견을 나눌 수 있는데요.

 

비대면 상황에서도 원활하게 자료를 주고받고,

커뮤니케이션하기 위해선 메일과 메신저가 꼭 필요하겠죠?

 

 

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3. 기업용 서비스로 업무와 사생활 분리

 

 

계속해서 메일과 메신저가 빠지지 않는

필수 업무툴인 이유를 말씀드렸는데요.

 

그중에서도 개인용이 아닌 기업용을 사용해야 하는 까닭을 살펴보겠습니다.

 

아직 기업용을 도입하지 않고 기존의 포털 메일이나

개인용 메신저를 업무에 사용하는 회사도 많을 텐데요.

 

하지만 개인용 서비스를 사용했을 때,

직원들의 업무 효율성은 떨어질 수 있습니다.

 

 

 

먼저 메신저를 살펴보겠습니다.

 

젊은 직원들은 개인용을 업무 용도로 사용할 때,

많은 스트레스를 받는 것으로 나타났습니다.

 

스트레스를 받는 가장 큰 이유로는

58%가 공과 사의 미분리로 응답했는데요.

 

워라밸을 추구하며 일상과 업무를 분리해,

삶의 질을 높이고자 하는 MZ세대의 가치관이 녹아든 결과로 보입니다.

 

이러한 직원들의 스트레스는

일의 능률 저하를 일으키는 요인 중 하나이죠.

 

 

 

이메일 또한 기업용 서비스를 이용하는 것이 바람직합니다.

 

만약 포털 메일을 회사에서 사용한다면,

쇼핑 내역이나 뉴스레터와 같은 개인적인 내용과

업무 내용이 혼재되기 때문인데요.

 

그렇게 되면 정작 일을 할 때,

중요한 자료를 찾지 못하는 불상사가 생길 수도 있죠.

 

 

 

그렇기 때문에 일의 효율을 위해서라도

업무와 사생활 분리하는 것이 중요합니다.

 

앞서 살펴본 것처럼 다양한 세대의 직원과 협업,

비대면 환경에서의 소통을 위해

기업메일과 메신저는 꼭 필요한데요.

 

필수 업무툴인만큼 효율적인 사용을 위해

기업 전용 서비스를 이용하는 것이 중요하겠죠?

 

 

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지금까지 업무 방식 변화에 따라,

회사에서 지금 꼭 갖춰야 할 업무툴을 살펴보았습니다.

 

 

 

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메신저는 물론 기업메일, 전자결재, 근태관리 등

다양한 업무 기능을 무제한 용량으로 사용 가능하죠.

 

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그럼 지금까지 메일플러그였습니다. 감사합니다.

 

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