그룹웨어 도입, 실패로 이어지는 3가지 함정

 

안녕하세요.

메일플러그입니다.

 

기업이 그룹웨어를 도입하는 이유는
업무 효율을 높이고 협업을 원활하게 하기 위함인데요.

하지만 준비 없이 선택하면 비용 부담이나
활용도의 저하로 이어질 수 있죠.

그래서 오늘은 그룹웨어 도입 시 실패를 부르는 3가지 함정과,
이를 피하기 위한 체크 포인트를 소개해드리겠습니다.

 

 

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1. 예상 못한 추가금의 부담

그룹웨어 도입에서 가장 흔히 겪는 문제는 바로
용량 초과로 인해 발생하는 ‘추가금’입니다.

처음에는 충분할 거라 생각한 기본 용량도
데이터가 쌓이다 보면 금세 한도를 넘어가게 되죠.

결국 추가 저장 공간을 구매해야 하고,
예상치 못한 비용이 기업에 부담으로 다가올 텐데요.

이처럼 추가금 문제가 잦기 때문에
단순히 월 요금만 보고 결정하는 것은 위험합니다.

앞으로 인원 증가와 사용량 변화를 고려해
장기적인 비용을 미리 계산해야 하는데요.

이 과정을 소홀히 하면 합리적으로 보이던 솔루션도
비용 부담으로 인해 사용을 중지해야 할 수 있기 때문이죠.

2. 우리 회사와 맞지 않는 시스템

겉보기에 기능이 많고 디자인이 좋아 보여도
조직과의 업무 방식이 맞지 않으면 도입 실패로 이어질 수 있는데요.

예를 들어 현장에서 모바일 활용이 많은데도

PC 중심의 솔루션을 선택하면
직원들은 불편함을 느껴 활용도가 떨어지게 되죠.

이런 상황은 협업툴 도입의 의미를 무색하게 만들고
조직 내 혼란만 가중시키는 결과를 가져올 텐데요.

 

 

따라서 도입 전에는 반드시

업무 환경과의 적합성을 점검해야 합니다.

조직이 필요로 하는 기능은 무엇이고
불필요한 기능은 무엇인지
사전에 구분해 기준을 세워야 하는데요.

이 과정을 소홀히 하면 겉으로만 좋아 보이고
정작 조직에는 맞지 않아 활용도가 낮아지는 실패를 경험하게 되죠.

3. 부족한 지원으로 생기는 불편

협업툴은 도입만으로 끝나는 제품이 아니라,
이슈가 생겼을 때 얼마나 신속하게 대응하는지도 중요한데요.

체계적인 고객지원이 부족하면
직원들은 불편을 겪을 수밖에 없습니다.

고객지원이 미흡하면 작은 문제도 해결이 오래 걸리고
결국 업무 효율이 떨어질 수 있기 때문이죠.

따라서 그룹웨어를 도입하기 전에는 업체의
고객지원 체계가 잘 갖춰져 있는지 반드시 확인해야 합니다.

사용 과정에서 문의사항이나 궁금증이 생길 수 있기 때문이죠.

때문에 유선, 채팅 등 다양한 소통 창구가
마련되어 있는지 확인해야 하는데요.

또한 사용 중 헷갈릴 때 참고할 수 있는

매뉴얼도 제공되어야 훨씬 편리하겠죠?

 

 

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그룹웨어는 기업의 업무 방식 전반에 영향을 주는 중요한 시스템입니다.

도입 과정에서 비용·적합성·지원 체계만 꼼꼼히 확인해도
실패 없는 선택으로 안정적인 운영이 가능하죠.

 

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무제한 용량을 제공하고 있어 저장공간에 대한 걱정이 없죠.

또한 기업이 실제로 필요로 하는 다양한 업무 기능을 제공합니다.

전문 고객지원팀의 정확한 대응과 매뉴얼 제공으로
사용 중 이슈가 발생하더라도 빠른 해결이 가능한데요.

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