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아웃룩/2010, 2013

<아웃룩 2013> 외부 주소록을 아웃룩'으로' 가져오기

친절한 메일플러그 공식블로그 2014.04.11 11:59



스프레드시트 (엑셀) 에 저장되어 있는 근무처 또는 개인 연락처 정보가 많은 경우 약간의 준비 과정

을 거쳐 해당 정보를 Outlook으로 바로 가져올 수 있습니다. 이 프로세스의 세 가지 주요 단계는 다음

과 같습니다.


《 Process Summary 》  


1.  아웃룩 2013으로 가져올 연락처 데이터를 준비합니다 (.csv 파일)

2.  해당 데이터를 아웃룩 2013으로 가져옵니다.

3.  CSV 파일에 포함된 데이터의 '열' 을 해당 아웃룩 2013 필드로 매핑합니다.



STEP 01.   아웃룩 2013으로 가져올 수 있는 파일에 연락처 정보 저장

※  아웃룩의 모든 버전에서는 쉼표로 구분된 값 (.csv) 파일을 가져올 수 있지만 여러 시트(sheet)       가 포함된 통합 문서는 가져올 수 없으므로 1단계에서 엑셀 통합 문서를 .csv 파일로 저장합니다.

    방법은 다음과 같습니다.


1 )  통합 문서에서 가져오려는 연락처 정보가 있는 워크시트를 클릭하여 실행합니다.

2 )  "파일 > 다른 이름으로 저장" 을 클릭합니다.

3 )  파일을 저장할 위치를 선택합니다.

4 )  파일 형식 상자에서 CSV (쉼표로 분리) (*.csv) 를 선택하고 저장을 클릭합니다. 



5 )  저장 버튼 클릭 시, "선택한 파일 형식은 여러 개의 시트가 들어 있는 통합 문서를 지원하지 않습

      니다." 라는 팝업창이 나타납니다. 이 메시지는 CSV 파일의 제한 사항을 나타낼 뿐이며 원본 

      통합 문서에서 변경되는 사항은 없습니다. 확인을 클릭합니다.


6 )  "CSV (쉼표로 분리) 로 저장하면 통합 문서의 일부 기능이 손실될 수 있습니다." 라는 메시지가 

      나타납니다. 이 메시지는 CSV 파일의 제한 사항을 나타낼 뿐이므로 무시해도 됩니다. 예를 클릭

      합니다.


7 )  해당 CSV 파일을 닫습니다. 이제 아웃룩 2013으로 가져올 연락처 데이터 준비 단계를 완료되었

      습니다. 이제 아웃룩에서 가져오기 단계를 진행하면 됩니다.



STEP 02.   아웃룩 2013으로 가져오기 시작


1 )  아웃룩에서 "파일 > 열기 및 내보내기 > 가져오기 / 내보내기" 를 클릭하여 가져오기 / 내보내기 

      마법사가 시작됩니다. 


2 )  "가져오기 - 다른 프로그램이나 파일" 을 클릭합니다.




3 )  "쉼표로 구분된 값" 을 선택하고 다음을 클릭합니다.




4 )  가져올 .csv 파일을 찾습니다. 아래의 옵션에서 같은 항목 (기존 연락처) 을 새로운 항목 (.csv 

      파일에 있는 연락처) 로 바꿀지, 같은 연락처를 만들지, 같은 항목을 가져오지 않을지를 선택

      합니다. CSV를 첨부하고, 옵션을 선택한 뒤 다음을 클릭합니다.




5 )  CSV 파일에 저장되어 있는 데이터를 저장할 폴더를 선택합니다. 스크롤을 위 아래로 내리면 

     원하는 폴더를 찾을 수 있습니다. "연락처" 이외의 다른 폴더를 선택하거나 새로운 폴더를 생성

     할  있습니다.




6 )  첨부한 폴더 이름과 데이터를 저장할 폴더를 최종적으로 확인합니다. 정상적으로 설정 되어 

      있음을 확인한 뒤 "마침" 버튼을 클릭하지 말고, "사용자 지정 필드 매핑" 버튼을 클릭합니다.




STEP 03.   아웃룩 2013 연락처 필드에 CSV 파일 열 매핑


1 )  바로 직전 단계 (위 이미지 참고) 에서 "사용자 지정 필드 매핑" 버튼을 클릭하면 사용자 지정 필

      드 매핑 대화 상자가 나타납니다. 



※  왼쪽은 첨부한 CSV 파일의 열 이름 (항목) 을 보여주는 영역이고, 오른쪽은 아웃룩 2013의 연락

     처에서 사용하고 있는 항목 이름 (표준 필드) 입니다. 만약 원본 파일의 항목 이름과 아웃룩 2013

     의 연락처에서 사용하고 있는 항목 이름이 동일하면 우측의 "매핑 원본" 에 표기됩니다. 


2 )  첨부한 CSV 파일의 항목 이름이 '우편번호' '기본주소' '상세주소' 이고 (메일플러그 웹메일의 

      CSV 파일 항목 이름입니다), 아웃룩 2013의 연락처에서 사용하고 있는 항목 이름이 '근무지 

      우편 번호' '근무지 시/도' '근무지 구/군/시' 라면 (근무지 주소 앞의 '+' 버튼을 클릭하면 상세

     항목을 볼 수 있습니다) '우편번호' 를 드래그 하여 '근무지 우편 번호' 옆으로, 기본주소를 드래

     그하여 '근무지 시/도' 옆으로, '상세주소' 를 드래그 하여 '근무지 구/군/시' 옆으로 드래그 하면

     됩니다.


      매핑을 마친 뒤, 확인 버튼을 클릭하고, 주소록 가져오기를 종료하면 첨부한 CSV 파일의 항목이

      매핑한 결과 그대로 아웃룩 2013의 항목으로 자동 변경되어 저장됨을 확인할 수 있습니다.



지금까지 외부 메일에 저장되어 있는 주소록을 아웃룩 2013으로 가져오는 방법에 대한 정보를 드렸

습니다. 오늘의 포스팅과 관련된 문의 사항이나 궁금한 점이 있으시다면 저희 메일플러그 1:1 게시판

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지금까지 대한민국 No.1 기업메일 / 도메인 / 아웃룩 전문 메일플러그의 메대리였습니다. 다음 포스

팅도 많은 기대 부탁드릴께요~ ^_^


  


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