관리 메뉴

메대리's DIARY

<업무관리> 당신의 업무 효율을 높일 수 있는 Wrike ★ 본문

트렌드/IT뉴스&이슈

<업무관리> 당신의 업무 효율을 높일 수 있는 Wrike ★

친절한 메일플러그 공식블로그 2014.08.22 21:22



당신의 업무 효율을 높일 수 있는 Wrike


안녕하세요. 메프리 입니다 :D 오늘의 포스팅은 "Wrike"에 대한 것입니다. 평소 "Wrike"라는 프로그램에 대해 들어보셨나요? 아마 생소한 단어일 것이라 생각이 듭니다. Wrike는 일반 회사에서 부서간 혹은 프로젝트 별로 서로 업무를 주고받으며 어떤 일을 진행해야 하는지 그리고 앞으로 할 일이 무엇인지 등등 업무 스케쥴을 관리하는 프로그램이라고 보시면 되겠습니다.


좀 더 구체적으로 말하면 Wrike회사는 2006년에 설립되었으며, 회사의 업무 및 협업을 위한 목적으로 온라인 툴을 개발하여 출시를 한 기업입니다. Wrike로 인해 사용자들은 손 쉽게 일의 마감일과 스케쥴을 확인할 수 있으며 누구와 공동으로 일을 해야하는지 등을 한 눈에 파악할 수 있는 웹사이트 입니다. Wrike는 미국, 프랑스, 스페인, 독일, 포르투갈, 이탈리아, 일본 그리고 러시아 등에서 많이 쓰이며, 업계에서 전 세계 13위로 손 꼽힙니다.


Wrike의 한가지 아쉬운 점은 유료라는 점!... 그래서.. 저는 시험판 버전을 한번 사용해 보았는데요~ 지금부터 제가 느끼고 알 수 있었던 점을 적어보겠습니다. ^_^




Wrike 사용하기 Start.


01 >  시험판용 로그인


먼저, 시험판용 로그인을 위해서는 승인 메일을 받은 후 비밀번호를 생성하셔야 합니다. 이를 위해 위의 그림 "①"부분에 자신의 이메일을 입력하여 승인 메일을 받은 후, 비밀번호를 설정하셔야 "②"로그인을 하실 수 있습니다.




02 >  Wrike 대시보드(Dash Board)


Wrike에 접속하시면 가장 먼저 보이는 페이지 즉, 대시보드 입니다. 대시보드란, 한 화면에서 다양한 정보를 중앙 집중적으로 관리하고 찾을 수 있도록 하는 사용자 인터페이스(UI) 기능 입니다. 즉, 진행되고 있는 프로젝트 등을 가장 첫 화면에 보여줌으로써 보다 빠르게 일을 수행할 수 있게 해주는 페이지 입니다. 아래의 그림 중 왼쪽은 업무를 준 사람의 대시보드이며, 오른쪽은 업무를 받은 사람의 대시보드 입니다. 즉, 업무를 받은 사람은 오른쪽과 같이 자신의 대시보드에 차곡차곡 해야할 업무가 쌓이는 것을 알 수 있습니다.





그럼, 지금부터 이렇게 로그인을 한 Wrike에 대해 자세히 알아보도록 하겠습니다. 가장 먼저 살펴볼 것은 Wrike의 대략적인 부분입니다. 과연 Wrike는 어떻게 구성되어 있으며 어떤 식으로 업무를 주고 받는지 그리고 그 업무를 어떻게 관리하는지 등을 알아보도록 하겠습니다.



 

- Wrike의 전반적인 틀


Wrike는 전체적으로 좌측에는 Dashboard/ Stream/ Folders 등의 업무 관리 버튼으로 구성되어 있으며, 우측에는 그 업무들의 상세 내용을 표시하는 창으로 구성되어 있습니다. 그리고 상단에는 List/ Activity Stream/ Time Log/ Timeline/ Table/ Workload로 구성되어 있습니다. 가장 먼저 Wrike의 상단에 있는 6가지의 각각 버튼을 누르면 어떤식으로 보여지는지 알아볼까요?




1) List

List는 업무를 나열해주는 기능입니다. 즉 대시보드와는 조금 다르게 자신과 관련된 일을 리스트 형식으로 보여줌으로써 한번에 다양한 업무를 파악할 수 있습니다. 



02) Activity Stream


'"Activity Stream"이 뭐지?'라고 궁금해 하시는 분들이 많았을 텐데요~ 이는 사용자가 Wrike를 사용하면서 그동안의 히스토리를 기록한 것이라고 보시면 되겠습니다. 언제 어떤 업무를 올렸는지, 어떤 것을 수정했는지 그리고 무엇을 삭제했는지 등등 자신이 한 행동의 모든 내역이 이 부분에 기록이 됩니다.




03 ) Time Log


타임로그는 말 그대로 업무를 얼마동안 진행 했는지를 기록하는 곳 입니다. 뒷 부분에서 Wrike의 특징을 다루며 이야기 하겠지만 Wrike는 업무에 대한 스톱워치가 있습니다. 바로 이 스톱워치가 타임로그와 연동되는 부분이며 자신이 특정 업무를 하는데 얼만큼의 시간이 걸렸는지 등을 파악할 수 있는 부분 입니다. 타임로그는 Date, Person, Hours, Task title, Comment, Folder로 구성되어 있습니다.




04 ) Timeline


아무래도 업무를 수행하는데 있어서 타임라인이 아주 중요하겠죠? 즉, 스케쥴을 관리하는 부분인데 일의 시작과 끝이 달력에 표시되어 전체적인 업무의 기간을 한 눈에 파악할 수 있는 편리한 기능 입니다. 타임라인 부분은 개인적인 스케쥴을 작성할 수도 있으며, 공동으로 업무를 공유할 때 그때 설정한 날짜가 있다면 자동적으로 연동될 수 있도록 되어있습니다. 이는 일일이 업무의 기간을 체크하여 스케쥴에 표시해야하는 번거로움을 줄일 수 있어서 참 편한것 같습니다.




05) Table


Table 부분 또한 업무를 표시해 주는 영역으로 앞에서 살펴본 대시보드, 리스트와는 다르게 테이블 형식으로 업무의 제목, 시작한 날짜, 마감일, 끝날 때까지의 기간, 상태 등등을 모두 표시해 주는 부분입니다. 대시보드, 리스트 그리고 테이블을 비교해 보았을 때 세개의 기능 중 사용자가 좀 더 사용하기 편리한 기능으로 전체적인 업무를 파악할 수 있을 것 같습니다. 개인적으로 저는 테이블 형식이 가장 편리하더라구요~




06 ) Workload


마지막으로 Workload 부분입니다. Workload는 우리 말로 작업량, 업무량을 뜻하는데요~ Workload는 위에서 살펴본 타임라인에서 업무의 상태를 변경할 수 있는 부분입니다. 즉, 타임라인은 단순히 스케쥴을 보여주는 부분이라면 Workload는 스케쥴로 잡힌 일의 진행, 연기, 완료, 취소 등을 선택하며 하나하나씩 스케쥴을 제거해 나갈 수 있습니다.




지금까지 Wrike에 대한 전반적인 부분을 살펴보았습니다. Wrike의 가장 큰 장점은 자신에게 할당된 일을 쉽게 파악할 수 있도록 다양한 기능을 제공하다는 점입니다. 회사에서 업무를 주고 받거나 공유하는데 사용되는 사이트인 만큼 사용자들의 편의성을 많이 고려한 것 같다라는 느낌을 얻었습니다.




- Wrike만의 특징


지금부터는 조금 더 세부적으로 "Folders"에 대한 부분을 살펴보겠습니다. "Folders"는 실제 업무를 생성하는 부분이기 때문에 Wrike의 핵심이라 하여도 과언이 아닙니다. Wrike의 모든 부분이 Folders에 있는 업무로 이루어지기 때문에 어떤 기능으로 구성되어 있는지 알아보겠습니다.




1)  "Folders"에서 실제 폴더를 생성하면 업무 참여자, 첨부파일, 업무의 대략적 설명, 기간 설정 등을 할 수 있는 창이 보입니다. 여기까지는 업무 관리를 제공하는 프로그램의 기본이라고 볼 수 있습니다. 이 중 Wrike의 첫번째 특징은 바로 타임라인과의 연동성 입니다. 업무를 생성하고 따로 타임라인에 들어가서 스케쥴을 표시하는 것이 아닌, 업무를 생성함과 동시에 시작일과 완료일을 설정하면 바로바로 타임라인에 찍히게 됩니다. 이를 통해 보다 효율적으로 업무 상황을 관리할 수 있으며 빠트리는 일 없이 진행 된다는 큰 장점이 있습니다.




2) 두 번째는 스톱워치 기능 입니다. 위에서도 살짝 언급했지만 Wrike는 스톱워치를 제공함으로써 업무를 얼만큼 진행했는지를 알 수 있습니다. 즉, "0:00분"에서 부터 시작하여 시간의 기록이 시작됩니다. 여기에는 "재생"과 "일시정지"버튼이 있어서 정확히 그 일을 끝내는데 얼마 정도 걸리는지 알 수 있수있습니다. 또한 기본값인 "0:00"이 아닌 어떤 업무를 3시간 동안 진행해 왔다면 "3:00"으로 설정하여 그때 부터 업무 시간을 기록할 수 있습니다. 이 부분이 바로 Wrike 상단에 있었던 타임로그와 연동되는 부분 입니다.




3) 세 번째는 업무의 중요성을 표시할 수 있습니다. 파일 제목 부분 왼쪽을 보시면 "!"이 보이실 텐데 이는 "High Importance"/"Normal Importance"/"Low Importance"로 구성되어 상대방에게 업무의 중요성을 알려줄 수 있는 기능 입니다.




4) 네 번째는 업무를 진행하는데 있어서 부가적인 부분들을 컨트롤 할 수 있는 부분 입니다. 날짜를 재 조정할 수 있으며 프린트, 크게보기, 따로보기, 삭제, 완료 등을 할 수 있지요! Wrike는 단순히 "업무 완료 혹은 취소" 등의 상태만 나타내는 것이 아닌, Enter full screen 또는 Open task in separate tab등을 제공하며 하나의 업무를 진행하더라도 그 부분에 집중 할 수 있게 해주는 것 같습니다.



5) 다섯번째는 주어진 업무의 우선순위를 간편하게 정할 수 있습니다. 즉 마우스 드래그를 통해 가장 먼저해야할 것을 상단에 끌 수도 있고 갑자기 추가된 일의 우선순위를 업무 사이사이에 집어 넣을 수 있습니다.




6) 마지막 여섯번째는 "Live Chat" 입니다. Wrike를 사용하다가 잘 모르는 기능이 있거나 장애가 발생했을 때 바로 Live Chat을 실행하면 Wrike 직원과 실시간으로 대화를 할 수 있습니다. 이런 실시간 채팅은 외국에서는 어느정도 보편적으로 존재하지만 아직 국내에는 낯선 기능인 것 같아요~ 실제 Lisa에게 Wrike에 대해 이것저것 물어보니 정말 친절하게 잘 가르쳐주시더라구요! Wrike를 이해하는데 많은 도움이 되었습니다. 하지만..... 영어로... 알려준다는... ㅎㅎ 질문도.. 영어로 해야한다는.. 




Wrike에 대해 잘 보셨나요? 스케쥴 관리 특히나 많은 일을 진행해야하는 직장인들에게 "스케쥴 관리"는 필수 입니다. 그래서 현재 국내는 물론 국외에서도 다양한 스케쥴 관리 프로그램을 개발하고 있으며 보다 그 프로그램을 사용하는 사용자들이 편리하게 사용할 수 있는 기능에 초점을 맞추고 있습니다. Wrike 역시 한 가지 기능을 다양하게 제공하며 관리 프로그램인 본연의 성격을 잘 나타내 주었습니다.


그러나 한가지 아쉬운 점은 약간 복잡하다(?)라는 느낌을 가졌습니다. 뭔가 핵심적인 부분을 보여주는 것이 아닌 최대한 많은 정보를 사용자에게 제공한다는 느낌을 얻었습니다. Wrike 유료 용은 좀 더 많은 기능이 탑재되어 있다하니 한번쯤 사용해 봐도 좋은 프로그램인 것 같습니다^^





 





1 Comments
댓글쓰기 폼