관리 메뉴

메대리's DIARY

<기업메일> 답장 이메일 작성할 때, 지켜야할 것 본문

기업메일/기능 활용팁

<기업메일> 답장 이메일 작성할 때, 지켜야할 것

친절한 메대리 2014.07.08 17:36




이메일은 우리에게 쇄도하는 요청과 명령의 속도를 높였다. 이메일로 부탁하는 것은 너무나 쉽기 때문에 사람들은 종종 변덕을 부리기도 하고 경솔해지기도 한다. 하지만 요청에 답변을 보내는 것은 상당히 부담스러울 수 있다. 우리의 하루하루는 답하기 쉬운 이메일과 조금 힘든 이메일, 그리고 도저히 답할 수 없는 이메일로 넘쳐난다.




01 >  답장 이메일 작성하기


사람들은 자신이 한 요청이 아무리 까다로워도 답변이 빨리오기를 바란다. 원고를 채택하겠다는 답변 같은 경우는 바로바로 작성할 수 있다. 하지만 일이 이렇게 간단치 않은 경우도 있다. 받은 원고가 별로 마음에 들지 않을 때는 답장 쓰는 데 시간이 많이 걸린다. 어떻게 해야 문제점을 설명하고, 글쓴이가 그 문제점을 고치도록 건설적인 제안을 해줄 수 있을까? 


이런 답장을 쓸 때는 집중을 해야 하기 때문에 시간이 걸리는데, 답장이 늦어지면 상황이 더 심각해진다. 글을 보낸 사람은 공들여 써 보낸 자신의 글이 어떻게 됐는지 궁금해서 집에서 안달복달하고 있을 테니 말이다. 


《 답장 쓸 때 지켜야 할 규칙 세 가지 


①  이메일의 하단이 아닌 상단에 답변을 쓴다. 답변을 읽으려고 이메일을 열었는데 스크롤을 

     한없이 내려야 한다면 짜증이 나게 된다. 

②  받은 이메일 문단 사이사이에 답변을 써 보낼 때는 상대방의 질문과 자신의 답변이 잘 구분

     되도록 한다. 주의표시, 색, 서체, 대문자, 소문자 등등을 사용해서 구분하고 그렇게 표시한 

     부분이 상대방의 메일에서도 잘 보이는지 확인하라. 잘 모르겠다면 자신의 주소로 이메일을 

     보내 실험해본다.

③  보낸 날짜와 시간이 제대로 표시돼 있는지 확인해본다. 컴퓨터 날짜가 실제와 1년쯤 차이가 

     난다면 보낸 이메일은 그 사람의 메일함 속 엉뚱한 곳에 처박혀 있을 것이다.



02 >  경과를 보고하라


골치 아픈 상황에 대처하기 위한 한 가지 방법은 그저 솔직해지는 것이다. 까다로운 요청을 한 사람에게 당신이 지금 고민 중이며 해결책이 보이는대로 답장을 하겠다고 말하라. 약속을 지킬 수만 있다면 언제까지 답장을 해주겠다고 얘기하는 것도 좋다.



03 >  나쁜 소식은 빨리 전하라


대다수 사람들이 정말 어렵게 생각하는 것이 바로 거절이다. 거절하는 것도 싫어하고 거절당하는 것도 싫어한다. 이런 측면에서 우리는 이메일에서 나쁜 소식을 전하지 않고 미뤄두기 쉽고, 미뤄두었다는 상황 자체를 잊어버릴 위험이 있다. 이러한 경우는 결국 상대방의 눈물로 끝날 수 있다. 거절할 거라면 신속하게 알려줘야 상대방도 고맙게 여기고 양측 모두 마음의 짐을 덜 수 있다.


《 나쁜 소식을 전해야 할 때 충고 두 가지 》


①  금요일 저녁에는 나쁜 소식을 전하지 않도록 하라. 굳이 남의 주말을 망칠 필요는 없다.

②  너무 빨리 거절하면 역효과를 가져올 수 있다. 상대방이 공들여 보낸 메일을 너무 빨리 거절

     하면, 충분히 이해하지도 않고 거절했다며 분통을 터뜨릴 수 있다. 



04 >  답장을 하지 않는 것이 가장 설득력 있는 답장일 수도 있다


침묵도 의사소통 방식 중에 하나이다. 답장을 하지 않는 것은 용납하지 못할 무례한 행동이라고 생각할지 모르지만, 분명히 그렇게 해야 할 때가 있다. 상대방에게 그러지 말라고 했는데도 계속해서 불쾌한 이메일을 보낸다면 답장을 하지 않는 것이 정당하다. 또한 상대방한테 분노가 치밀어 차분하게 답장을 쓸 수 없을 것 같다면 차라리 보내지 않는 게 낫다.




05 >  이메일 왕래를 마무리해야 하는 경우


무응답의 반대는 과도한 답장이다. 끊임없이 답장을 쏘아대는 사람들 말이다. 자신이 꼭 마지막 답장을 보내야 직성이 풀려서 그러는 사람도 있지만 자제를 못하는 살마도 있다. 물론 현실적으로 상대방이 오해할 여지가 있다면 여러 번 답장을 보내 확인하는 것은 괜찮다. 그 단계가 끝났다면 이메일 왕래가 끝났음을 알리기 위해 당신이 먼저 "알겠습니다.", "찬성합니다.", "좋습니다."라고 써보내는 것도 좋다.



06 >  답장이 너무 늦어졌을 때


모든 이메일에 즉시 답장을 못했다고 자책하지 마라. 물론 예의는 아니지만 불쾌할 정도로 늦은 답장이라도 아예 보내지 않는 것보다는 낫다. 답장을 보낸 후 왜 늦었는지 상대방에게 털어놓고 사과하라.


《 답장이 늦었을 때 사용할 만한 사죄의 말 네 가지 


①  "일부러 마음 써서 이메일을 보내주셨는데 여태 답장을 못 드렸으니 죄송해서 몸둘 바를 모르

      겠습니다."

②  "오늘 아침에 눈 뜨자마자 당신 이메일에 답장을 안 했다는 생각이 나서 얼마나 당황했는지 

      몰라요."

③  "답장을 늦게 보낸 것에 대해 천번 만번 사죄드립니다."

④  "이제야 답장을 보내는 무례함을 저질렀으니, 뭐라고 드릴 말씀이 없네요."




만약 다른 사람에게 지시만 내리고, 다른 사람은 우리에게 아무것도 바라지 않는다면 어떨까? 상상만

해도 즐겁지 않은가? 즐겁긴 하지만 이러한 상황은 실현 가능성이 없다.


앞에서도 언급했듯이, 사람들은 자신이 한 요청이 아무리 까다로워도 답변이 빨리 오기를 바란다.

2011년도에 사무직 근로자를 대상으로 한 조사에 따르면, 3시간 안에 답장이 오지 않았을 때, 상대방이 무례하다고 생각하는지에 대해 물어봤더니 50%가 그렇다고 대답했다. 게다가 20명 중 1명은 5분 안에 답장이 와야 한다고 생각했다  (이래서 인스턴트 메시지를 기업문화의 일부로 받아들이는 곳이 늘어나는 모양이다)


그만큼 답변은 중요하다. 하물며 업무 중에 자주 사용하는 이메일은 오죽하겠는가? 《답장 이메일

을 작성할 때 지켜야 할 것》이라는 주제로 작성한 오늘의 포스팅을 참고하여, 누구보다도 명확하게 받은 메일에 대한 답장을 할 수 있길 바란다.









0 Comments
댓글쓰기 폼