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<기업메일> 이메일 작성 시, 해야할 것과 하지 말아야 할 것 본문

기업메일/기능 활용팁

<기업메일> 이메일 작성 시, 해야할 것과 하지 말아야 할 것

친절한 메일플러그 공식블로그 2014.05.27 10:33




모든 사람들은 각각의 이메일을 작성할 때마다, 자신을 스스로 '짜증나게' 하는 행동들을 하고 있다.

대부분의 사람들은 직장 혹은 집에서도 이메일을 사용하는데, 일을 끝내기 위해서 이메일을 놓지

못하고 있는 것이다. 비록 당신의 받은 편지함을 여는 것은 쉬운 일이지만, 당신의 업무 생산성과

성공적인 업무를 위해 어떻게 이메일을 작성해야 하는지 알아둘 필요가 있다.


아래에 정리된 'Do'와 'Don't' 목록은 당신의 이메일 사용 효율성을 높여줄 수 있을 것이다.



Do (하라) >>


가능한 한 짧은 메시지로 메일을 작성해야한다. 이것은 당신의 메일을 읽는 사람들에게 존중을 표시

할 수 있으며, 빠른 답변을 얻을 기회를 가질 수 있게 된다.


● 작성된 메일의 첫 두 문장에 당신이 왜 그 이메일을 보냈는지 밝혀라. 당신은 또한, 메일 수신

    인들이 당신의 메일을 처음부터 끝까지 읽을 것이라고 착각해선 안 된다.

● 간결하고 세부적인 제목을 정하라. 좋은 제목은 수신인들이 나중에라도 읽을 수 있게끔 우선

    순위로 정리될 수 있다. 만약 당신이 아주 중요한 메시지를 전달해야 한다면, 메일 제목에

    "중요" 혹은 "답변 필요"와 같은 문구를 넣어주면 좋다.

● 하나의 이메일에는 한 가지 주제만을 넣어야 한다. 당신이 많은 주제들을 하나의 메일 안에

    넣었다면, 당신이 정작 전달하고자 했던 중요한 정보는 당신의 메일에 묻히게 된다.

● 예의를 지켜라. 우리는 모두 바쁘지만, '감사합니다'와 같은 문구를 넣는 만큼 바쁘지는

    않다.

● '이메일'은 사적인 목적으로 사용되는 도구가 아님을 기억하라. 이메일에서 항상 메시지에 

     대해 신중해야함을 잊지말아야 한다. 




Don't (하지 말아라) >>


● 전화가 적절할 것이라고 생각된다면, 이메일을 보내지 말아라. 아무리 빨리 답변을 받더라도

    전화만큼 빠른 해결책은 없다.

● 사적인 정보들이나, 기밀사항 등을 이메일 내용에 넣지 말아라. 

● 이메일 내용 중간에 새로운 주제를 넣지 말아라. 만약 당신이 새로운 주제로 이야기를 하고

    싶다면, 문단을 바꿔서 전달하라.

● 당신이 보낼 메일에 상관이 없는 사람들은 '참조란'에 넣지 말아라. 우리들의 받은편지함은

    이미 우리가 원치 않는 이메일들로 차고 넘친다.

● 메일을 전송하기 전에, 꼼꼼히 읽어보는 것을 잊지 말아라. 물론 당신이 너무나 바쁜 것을

    알고 있지만, 그래도 전송 버튼을 누르기 전, 꼼꼼히 교정하라.


당신의 이메일을 받는 수신인들의 기대와 요구에 부합하든, 부합하지 않든, 이메일을 사용하는 것은

정말 중요하다. 수신인의 입장에서 생각하고, 보편적인 이메일 사용 실수들을 피하는 것이 당신의

효율적인 커뮤니케이션에 도움이 될 것이다. 








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