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기업메일/기능 활용팁

<기업메일> 당신의 이메일에도 대청소가 필요합니다!

친절한 메대리 2014. 5. 22. 15:47



 

당신의 받은 편지함에는 얼마나 많은 메일들이 쌓여있습니까? 100통? 500통? 1000통?

복잡한 편지함을 가지고 있는 것은 당신의 책상에 수많은 서류 더미를 쌓아놓는 것과 비슷한데, 당신

이 중요한 메시지나 업무들을 못보고 지나칠 수도 있어서 당신의 복잡한 받은 편지함을 정리할 필요

가 있다. 이렇게 복잡한 편지함을 다루는 것은 스트레스가 될 수 있지만, 당신은 충분히 이것을 해낼

수 있다. 지금부터 당신의 복잡한 편지함을 깔끔하게 보관하는 방법을 알아보자.

 

1. 구독을 취소하라

당신은 자신이 원하지 않는 이메일은 디지털 혼란의 원천임을 알아야한다. 이를 인식한 후, 실제

행동으로 옮겨야 한다. 당신은 뉴스레터와 광고, 카탈로그의 성격을 띄는 메일들의 구독을 취소

해야한다. 나는 개인적으로 '미구독 도구'를 사용할 것을 추천한다. 예를 들어, '미구독자' 메뉴

같은 것을 말이다. 당신이 이 메뉴를 사용하게되면, 더 이상 뉴스레터같은 메일들을 받지 못할

것이다. 게다가 이 메뉴를 이용하는 데에는 아무 비용이 들지 않는다.

 

 

2. 삭제하라

당신은 항상 메일함을 정리할 때, 가장 오래된 이메일들부터 삭제하기 시작하는 데, 이것은 30분

이나 소요된다. 이와 같은 방법으로 메일함을 정리하면, 당신은 분명히 어떤 중요한 메일을 읽어

보지도 않은 채 삭제해버린 상황에 맞닥뜨리게 된다. 메일 폴더를 생성해서 데이터를 저장하는

방법이 좋을 것이다.

 

3. '알림'을 제한하라

소셜 미디어 사이트에 대한 이메일 알림을 꺼라. 이러한 알림 이메일 역시 디지털 혼란을 초래

하고 있다. 당신은 그저 항상 그랬던 것처럼, 페이스북이나 트위터에 로그인해 알림을 확인할

수 있다.

 

4. 받은 편지함에 대해 다시 생각해보라

꽤 많은 사람들이 '받은 편지함'을 '할 일 목록'이라고 생각한다. 어떤 이메일이 여전히 당신의

편지함에 남아있는 경우, 당신은 이 메일과 관련된 일을 완료한 뒤, 해당 메일을 삭제한다. 이러한

시스템은 어떤 사람들에게는 효과적일 수도 있지만, 하루에만 100개 이상의 메일을 받는 사람들은 이런 시스템으로 업무를 볼 수 없다. 메일 폴더를 만들어라. 당신이 필요로 하는 해결책이 될 것이다.

 

 

5. 분류하라

중요한 메일들을 우선순위화 시키고, 분류하기 위해 적당한 메일 폴더를 생성하라. 구체적인 메일

폴더명을 설정해 당신의 실행력을 높이는 것도 좋을 것이다. '프로젝트명'이나 '기금 모금', '자녀

의 이름'과 같이 메일 폴더 이름을 설정해두면 편리하다. 이렇게 한다면, 당신은 분명 깔끔한 메일

함을 유지하고, 다양한 정보들을 간편하게 확인할 수 있을 것이다.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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