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<뉴스> 이메일을 작성할 때, 그만두어야 할 5가지 '어색한' 행동들 본문

기업메일/기능 활용팁

<뉴스> 이메일을 작성할 때, 그만두어야 할 5가지 '어색한' 행동들

친절한 메대리 2014.04.22 16:49

어제 외국의 한 보도 매체에서는 '이메일을 작성할 때, 그만두어야 할 5가지 '어색한' 행동들'에 대한

기사가 실렸습니다. 거의 매일 이메일을 업무 전반에 걸쳐 접하고 있는 우리들이 읽어두면 작은 도움이 될 것 같습니다. 그 동안 이메일을 작성하며 잘못된 습관은 없는지 확인해보세요.




당신은 매일 매일, 이메일을 발송하기도 하고, 많은 이메일들을 수신 받기도 한다. 이 모든 행동들 속

에서 당신은 아마도 '부적절하게' 이메일을 사용하고 있거나, '어색하게' 이메일을 사용하고 있을 것

이다. 나는 이러한 당신의 이메일 남용을 멈추기 위해 아래에 나와 있는 7가지 행동들을 지금 바로

실행해보라고 말하고 싶다. 


1. 어색한 어구를 사용하는 것

당신은 격식을 차려야 하는 이메일에서 다양한 어구를 사용한다. 예를 들면, '존경을 표하며(Best

Regards)' , '몸조심 하세요(Take Care)' , '감사합니다(Thanks)' 등의 어구들을 말이다. 하지만,

당신의 친한 친구들에게는 이러한 어구를 사용하지 않을 것이다. 당신은 당신의 친구들에게 '내

모든 사랑을 담아(xoxo)' 와 같은 어구를 사용한다. 만약 당신이 격식을 차려야 하는 이메일에서 

이러한 문구를 사용하다면 엄청난 실수를 범하게 되는 것이다. 

내가 지금껏 봐온 또 다른 어색한 어구 사용에는 메일 본문 내용을 시작하면서 수신인 이름의 일부

를 기입하며 메일 작성을 시작하는 이상한(?) 방법도 있었다. 



2. 전체 메일에 빨리 응답하지 않는 것

우리는 모두, 거의 매일 '전체 메일'을 받는다. 만약 당신이 총 10명의 수신자들에게 점심 약속을 

잡는 메일을 수신 받았다고 가정해보자. 당신을 제외한 9명이 모두 이 메일에 답장을 했는데, 

당신만 일주일 뒤에 답장을 한다면 아주 이상해 보일 것이다.


3. 상대방에게 어떻게 인사를 해야 하는지 모르는 것

당신은 격식을 차려야 하는 이메일에서 인사말도 없이 '야, 너(Hey)'와 같은 말들을 사용해서는

안 된다. 또, 친한 친구에게 '친애하는(Dear)' 과 같은 어구를 사용해서도 안 된다.



4. '전체 답장' 버튼을 클릭해 모든 수신자들에게 메일을 발송하는 것

몇몇 사람들은 생각 없이 '전체 답장' 버튼을 클릭하는데, 이 행동은 많은 사람들에게 적지 않은

스트레스를 유발시킨다. 한 사람에게만 전달하려는 메시지가 모든 사람들에게 동일하게 전달

되는 것만큼 어색한 상황은 없을 것이다.


5. 내용이 긴 메일에 짧게 답장하는 것

당신은 공적이나 사적인 상황 속에서 메일을 주고 받을 때, 당신이 받은 메일이 얼마나 긴 내용

으로 작성되었는지와 당신에게 무엇을 기대하는지 등의 목적을 파악해야 한다. 만약 해당 메일에

당신이 받은 메일보다 더 짧게 작성된 메일로 답장한다면, 상대방은 당신에게 무시를 당했다고

오해할 수도 있다. 당신은 당신이 작성한 메일을 주의 깊게 읽고, 상대방이 원하는 것에 대해 

명확히 알려주어야 할 것이다. 









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