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<기업메일 뉴스> 똑똑하게 이메일을 작성할 수 있는 5가지 이메일 에티켓 본문

기업메일/기능 활용팁

<기업메일 뉴스> 똑똑하게 이메일을 작성할 수 있는 5가지 이메일 에티켓

친절한 메일플러그 공식블로그 2014.03.04 09:14




우리에게 가장 편리한 업무 도구로 인식되어 지금 이 순간에도 가장 널리 사용되는 이메일. 

지난 해 7월, 마이크로소프트사가 한국의 이메일 사용 비율을 조사한 결과에 따르면, 우리나라의 

이메일 사용 비율은 글로벌 평균치인 93%보다 조금 낮은 88%를 기록했다고 합니다.  그만큼 

이메일은 우리의 업무 환경 속에서 중요한 역할을 담당하고 있다고 볼 수 있습니다. 

지난 주, 미국의 한 비즈니스 관련 보도 매체에서 '똑똑하게 이메일을 작성할 수 있는 5가지 이메일

에티켓'이라는 제목의 기사가 보도되었는데,  지금 여러분이 업무와 관련된 메일을 작성하기 전이라면 한 번 읽어보시는 것이 좋을 것 같습니다.



1. 당신이 지금껏 쌓아온 평판을 관리하라

당신은 메일을 작성한 후, '전송' 버튼을 누를 때마다 이 에티켓을 생각해보아야 한다. 왜냐하면,

이 행동에서 당신의 메일을 받는 수신자들이 당신을 개인적으로, 전문적으로 평가하고 있기 때문

이다. 매 시간마다, 정말 그렇다. 당신은 수신인에게 전문적이고, 격식을 차리고 지식까지 겸비한 

사람이라는 인상을 주고 싶은가? 아니면 시간을 낭비하거나, 혼란을 주기만 하는 사람이라는

인상을 주고 싶은가? 단 몇 초만으로도 당신이 지금껏 쌓아온 평판이 흔들릴 수도 있다.



2. 현명한 제목으로 눈길을 끌어라

나는 2주 전에, '시간 관리 훈련' 이라는 내용이 담긴 메일을 받았다. 이 메일은 "오늘" 이라는 한

단어만으로 제목이 정해져 있었는데, 나는 이 제목에 대해 아무런 단서를 가지고 있지 않았다. 

그래서 나는 이 메일을 클릭하게 되었고, 메일을 열어보니 왜 '오늘' 이라는 제목으로 메일이

왔는지 이해할 수 있었다. 나는 당신의 받은 메일함에 내가 겪은 이같은 사례와 유사한 제목을

가진 메일들이 당신에게 혼란을 초래했을 것이라고 생각 한다.

현명한 방법으로 제목을 작성하라. 사람들은 당신이 작성한 메일의 제목과 당신의 평판을 보고

수많은 메일들을 우선순위화 시킨다. 만약 그들이 지금 당신의 메일을 읽지 않는다면, 나중에도

그 메일을 읽지 않을 것이다.


3. 간략하게, 그러나 깔끔한 이메일을 작성하라

물론 당신은 당신의 메일이 짧게 정리되길 원할 것이다. 그러나 당신은 또한, 그 짧은 메일 내용이

수신인에게 의미가 깊은 메일이 되길 원한다. 나는 최근에 "안녕하세요, 당신의 교육에 대해 더

알고 싶습니다. 그리고 강사료는 얼마인지도 알고 싶습니다."라는 내용의 메일을 받았다. 나는

이 메일의 발신인이 나에게 어떤 것을, 어떻게 해주길 바라는지 정확히 이해할 수 있었다. 만약

당신이 메일을 작성하는 데 있어 몇 분 이상의 시간을 사용한다면, 당신은 좀 더 간결하고 깔끔

한 메일을 작성할 필요가 있다.



4. 회의 중이거나 걷고 있을 때, 이메일을 보내지 마라

비록 당신이 회의와 관련되어 이메일을 작성할 수 있는 권한을 가지고 있더라도 회의 중에 메일

을 작성하는 것은 무례한 행동이다. 만약 회의 중에 번뜩이는 아이디어가 생각났다면, 그냥

종이에 적어라. 이렇게 하는 것이 회의와 관련된 업무를 보고 있는 것처럼 보일 것이다.

걸어가면서 메일을 작성하는 것은 위험하다. 특히 교차로 같은 곳이나 걸어가면서 커피를 마시고

있는 중일 때 말이다. 이런 상황에서 메일을 작성한다면, 맞춤법이 틀리거나 문법에 맞지 않게

메시지가 작성될 확률이 높다. 이렇게 작성된 메시지는 수신인들로 하여금 아직 당신이 메일을

작성하는 데 생각을 정리하지 않았다는 인상을 심어줄 수 있다.


5. 다시 한 번 읽어라

당신은 당신이 작성한 메일의 문법, 철자 오류, 그리고 잘못된 단어 사용 등을 확인해보기 위해서

메일 내용을 다시 한 번 읽어봐야 한다. 또한, 메일 내용을 다시 읽어봄으로써 상대방의 입장에서

메일 내용을 다시 한 번 생각해볼 수 있게 된다.







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