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<기업메일 뉴스> 사람들이 당신의 메일을 사랑할 수 있게(?) 만드는 10가지 팁! 본문

기업메일/기능 활용팁

<기업메일 뉴스> 사람들이 당신의 메일을 사랑할 수 있게(?) 만드는 10가지 팁!

친절한 메대리 2014. 2. 12. 11:45




어느샌가부터 우리에게 없어서는 안 될 업무도구가 되어버린 이메일. 우리는 업무 중에 이메일을 

사용하는 것에 너무 익숙해진 탓에 우리가 이메일을 정확한 업무 도구로 사용하고 있는지 가끔 의구심이 들 때가 있습니다. 지난 10일, 포브스에서 '사람들이 당신의 메일을 사랑할 수 있게 만드는 10가지 팁' 이라는 제목의 기사가 보도되었는데요, 우리가 이메일을 업무 도구로 정확히 사용하고 있는지

확인할 수 있습니다. 또, 수신자들이 내 이메일에 대해 긍정적인 인상을 가질 수 있도록 도와주는

10가지 방법에 대해서도 알려주고 있는데요, 이번 기사를 통해 우리의 이메일 행태에 대해 되돌아

보기 좋을 것 같습니다.


당신은 당신의 받은 메일함을 확인할 때 당황할 때가 있는가? 나는 그렇다. 이메일이 일반적인 업무

도구로 쓰이고 있는데도 불구하고, 가끔 내가 읽지 않은 메일들은 나를 겁먹게 한다. 하지만, 당신이

생산적이고 효율적인 이메일 관리 습관을 가진다면 당신은 훨씬 더 편하게 이메일을 사용할 수 있을

것이다. 당신은 '수신자 우선 순위 목록' 기능을 이용해 당신이 보낸 메일을 상대방이 즐겁게 읽을 수

있도록 할 수도 있다. 



만약 당신이 내가 지금부터 소개하는 10가지 팁들을 실행에 옮겨본다면, 당신의 이름(메일 주소)은 

당신의 동료들과 클라이언트들의 스트레스를 줄여주는 메일이 될 것이다. 


본격적으로 10가지 팁들을 소개하기에 앞서, 나는 당신이 '이메일'을 정확한 커뮤니케이션 도구로 

사용하고 있는지 묻고 싶다. 간단한 테스트를 해보자. 


◎  상호 작용을 요구하는 상황인가?

    → 대면, 유선 전화, 혹은 화상 채팅을 이용하라

◎  즉각적인 반응을 요구하는 상황인가?

    → 문자 혹은 유선 전화를 이용하라

◎  기밀사항이 포함되어 있는 민감한 사안을 알리는 상황인가?

    → 직접 만나는 방법을 이용하라

◎  감정에 치우쳐져 있는 상황인가?

     → 직접 만나는 방법을 이용하라


위의 테스트를 통해서도 이메일이 가장 적당한 커뮤니케이션 도구라고 판단되면, 이제 10가지 팁

들을 통해 상대방이 당신의 메일을 사랑할 수 있게(?) 만들어보자.


1. EOM(메일 내용의 종료를 알리는 문구)을 작성하라

어떤 이메일에 반응하는 것은 아주 간단한 문장들만을 필요로 한다. 그러니 상대방이 당신의 메일을

읽을 수 있게 하기 위해 시간을 낭비하도록 만들지 말아라. 당신의 답변을 EOM(메일 내용의 종료를

알리는 문구)과 함께 메일의 제목에 넣어주는 것이 좋다. EOM은 상대방으로 하여금 굳이 당신의

메일을 클릭하지 않아도 그 메일 내용에 대해 알 수 있게 해준다.


2. 쉽게 하라 

당신은 메일의 수신자들로 하여금 당신이 무엇을 필요로 하는지, 언제 그들의 도움이 필요한지를 

알려야 한다. 그리고 그들이 당신에게 쉽게 연락할 수 있도록 해야 한다. 당신의 모든 연락처를 

서명 영역에 포함시켜라. 그리고, 만약 당신이 선호하는 연락 루트가 있다면, 당신의 메일 마지막

줄에 이를 명시하라.



3. 핵심 키워드와 숫자를 사용하라

핵심 키워드는 그 메일을 읽는 수신인들이 당신의 메일 내용을 보다 더 명확하게 이해할 수 있도록

해주며, 중요한 정보에 집중할 수 있게 해준다. 왜냐하면, 핵심 키워드들은 기억하기 쉽기 때문이다.

핵심 키워드 대신에 숫자를 사용하는 것도 좋은 방법이다. 메일 내용의 어떤 부분을 순서대로 표현

하거나, 중요도에 따른 내용을 전달하기에 좋다.


4. 미리 알려라

만약 당신이 다섯 번의 마우스 스크롤을 내려야 할 정도로 많은 내용을 담은 메일을 받았을 때, 당신

은 약간의 불만을 느낄 것이다. 당신이 정말로 그 많은 내용들을 꼭 상대방에게 알려야 한다면 당신

은 그 메일의 수신자들에게 미리 알려야 한다. '메일 내용이 길지만, 중요한 메일입니다' 라는 제목

을 입력하거나, '파일이 첨부되어 있습니다' 혹은 '답변 바랍니다' , '답변할 필요 없습니다' 등의 

제목들로 미리 알리는 것이 좋다.


5. 동영상은 필수적이다

당신이 보낸 메일이 수신자에게 도착했지만 그 메일의 내용이 좀 더 구체적으로 표현되길 원한다면

그와 관련된 '동영상'을 보내는 것도 하나의 방법이다. '사진'은 천 개가 넘는 단어들을 한 번에 설명

할 수 있지만, '동영상'은 최소 백만 개의 단어들을 한 번에 설명할 수 있다. 동영상은 또한 당신이

설명을 필요로 하거나 주의를 끌어야 할 때 많은 도움이 될 수 있다. 


6. 현재의 느낌이 들게 하는 메일 제목을 사용하라

메일 제목은 메일 내용과 조화를 이루어야 한다. 우리는 많은 메일들에 답장 할 때, 완전히 다른 

이야기로 메일 작성을 시작하는 잘못을 범한다. 현재, 즉 지금의 느낌이 들게 하는 메일 제목을

사용한다면 당신을 포함해, 당신의 메일을 받는 수신자들에게도 작은 도움이 될 것이다.


7. 크게 소리 내어 읽어라

이메일을 보내기 전에, 그 메일이 정확하게 당신이 전달할 메시지를 포함하고 있는지 크게 읽어

보아라. 우리의 메일함이 꽉 차는 이유들 중에 하나는 가끔 어떤 메일을 명확하게 설명하는 데

있어 계속 부가적인 설명이 포함된 메일이 발송되기 때문이다. 만약 당신이 정확한 내용이 작성

된 메일을 한 번에 보낸다면, 당신의 수신인들은 당신에게 고마움을 느낄 것이다. 이 팁은 특히

민감하거나 복잡한 사안을 다룬 메일들을 작성할 때 중요하다.


8. 기본 형식을 사용하라

Alex Mehrabian이 실시한 조사에 따르면, 단어들은 커뮤니케이션 시 7%의 비중만을 차지한다고

한다. 이메일을 사용할 때도 각 단어들은 중요한데, 당신은 시각적으로도 메일 형식에 변화를 줄

수 있다. 물론 이 때, 깔끔하고 명확하게 메일을 작성해야 하는 것은 기본이다. 하지만, 색종이를

작게 잘라서 뿌리는 것과 같은 느낌으로 메일 내용을 시각적으로 꾸미지는 말아라. 두 가지 혹은

세 가지의 글자체와 글자색을 선택하고, 글자체를 진하게 하거나 기울이는 등의 부가적인 꾸밈을

자제하라. 



9. 중지하라

당신이 감정적으로 치우쳐져 있을 때는 이메일 작성하는 것을 중지하라. 외교적이거나 서로 간의

관계에 영향을 끼치는 반응을 잠시 멈추고 '전송' 버튼을 누르기 전까지 다시 생각하고, 다시 메일

을 읽어보아라.


10. 증거를 남겨라

첨부 파일을 연다는 것은 당신이 메일과 관련된 정확한 문서를 첨부했다는 것이다. 메일 내용 중, 

맞춤법은 두 번 이상 확인하라. 어떻게 보면 불필요한 단계일 수도 있으나, 가끔 '자동 맞춤법'

기능은 당신이 묻지도 않았던, 부정확하거나 혼란을 주는 단어들로 메일 내용을 바꾸기도 한다.


만약 당신이 위의 10가지 습관들을 그대로 실행에 옮긴다면, 당신은 당신의 명확한 의사를 밝힐 수

있는 것을 포함해 당신의 메일을 받는 사람들에게 미소를 안길 수 있을 것이다.






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