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기업메일/기능 활용팁

[기업메일] 전문적인 이메일을 작성하는 팁을 소개합니다!

친절한 메일플러그 공식블로그 2013.12.19 15:19




안녕하세요, 정은킴입니다. 오늘 아침, 여러분들께서는 어떤 방법들을 통해 업무를 처리하고 계신

가요? 아마도 전화와 이메일, 그리고 직접 외부로 나가서 업무를 보는 등의 다양한 방법들로 업무를

보실 것 같습니다. 그 중에서도 특히, 이메일을 사용한 업무 처리는 많은 직장인들이 가장 많이, 간편

하게 사용하고 있는 업무 처리 수단 중에 하나입니다.


지난 7월, 마이크로소프트사가 정보조사기관 입소스(Ipsos)를 통해 실시한 설문조사 결과, 우리나라

의 이메일 사용비율은 88%로 나타났습니다. 그만큼 우리나라 직장인들이 이메일을 업무 도구로 

가장 선호한다고 볼 수 있겠습니다. 이렇게 중요한 업무 도구인 이메일을 어떻게 하면 보다 더 정확

하게, 전문적인 방법으로 작성할 수 있을까요? 미국의 한 뉴스 매체에서는 '전문적인 이메일을 작성

하는 방법'에 대한 기사가 보도되었는데요, 여러분들께 알려드리겠습니다.


이메일은 비록 몇 년 전만 해도 지금처럼 많이 사용되지 않았지만, 많은 사람들은 아직도 이메일을

업무용 커뮤니케이션 수단으로 사용하고 있다. 그렇기 때문에 우리는 업무상으로 상대방과 커뮤니

케이션 하려고 할 때나, 프로젝트에 대해 의논해야 할 때, 그리고 이력서를 제출할 때와 같은 상황들

속에서 언제나 전문적인 방법으로 이메일을 작성해야 한다. 사람들은 업무상으로 메일을 작성할 때,

내가 제시하는 다음의 방법들을 이미 잘 알고 있다. 하지만 그들은 막상 이메일을 작성해야할 때는

이 방법들을 잊고 있는 것 같다.





1. 예의범절을 잊지 마라

당신이 어린 시절부터 배워왔던 기본적인 규칙들을 생각해보라. 예를 들면, '부탁'을 하거나, '감사'

의 의미를 전달할 때의 규칙들을 말이다. 이 규칙들은 우리가 이메일을 통해 상대방과 커뮤니케이션 할때 가장 중요한 기본 예의범절이다.


2. 어조를 가다듬어라

어조는 사람의 기분과 감정을 표현해준다. 그렇기 때문에 메일 속에서 어조를 드러내는 것은 쉬운 

일이 아니다. 당신은 당신이 작성한 메일이 퉁명스럽거나, 요구가 지나친 메일로 보이는 것보다 

상대방에게 경의를 표하고, 다정하게, 이해하기 쉬운 메일이 되기를 바랄 것이다. 당신이 작성한 

메일을 발송하기 전에, 수신인에게 어떻게 들릴지 그 내용을 크게 읽어보고, 천천히 집중해서

들어보아라.


3. 간결하라

가능한 빨리 당신이 작성한 이메일의 요점을 파악해보라. 대부분의 사람들은 너무나 바빠서 최대

한 빨리 정보를 얻으려고 한다. 그러니 중요한 요점들을 절대로 빼먹지 말아라. 이 요점들은 당신

의 메일 수신인들이 당신에게 반응을 할 수 있게 도와줄 것이다.


4. 전문적으로 써라

메일을 작성할 때는, 당신이 일반적으로 친구들에게 문자 메시지를 보낼 때 쓰는 축약어들을 쓰지

말아라. 물론 당신은 축약어르르 사용한 메일이 상대방에게 친근한게 느껴지길 바라겠지만, 그 것

은 상대방에게 너무나 익숙지 않다. 이와 같은 이유로, 당신은 이모티콘을 써서도 안 된다. 또한,

당신이 전문적인 메일을 송수신 받기 위해서 사용하는 이메일 주소는 어떤 것을 연상시키거나,

귀여운 단어가 들어가서는 안 된다. 이를 위한 당신의 이메일 주소는 당신의 이름을 포함시켜

메일 수신인이 즉각적으로 그 이메일이 누구로부터 온 메일인지 알 수 있게 해야 한다.



5. 정확한 철자와 문법을 구사하라

당신이 전문적인 이메일을 작성할 때는 전자사전이 가장 좋은 친구가 될 것이다. 철자를 확인해주는

기능은 큰 도움이 되기 때문이다. 그러나, 이 기능을 사용할 때는 해당 단어가 메일 속에서 상황에

맞게 정확하게 쓰이고 있는지 확실히 알 수 없기 때문에 조심해야 한다. 언제나 기본적인 문법

규칙을 따르는 것이 좋다.


6. 파일이 첨부된 메일을 발신하기 전에, 허락을 구하라

대부분의 사람들은 컴퓨터 바이러스 때문에 자신이 모르는 사람이 보낸, 파일이 첨부된 메일을 열고

싶어 하지 않는다. 컴퓨터 바이러스는 종종 당신이 아는 사람이 보낸 파일로 둔갑해서 발송된다.

그러니 파일을 첨부한 메일을 보내기 전에, 수신인의 허락을 꼭 구하라.


비록 미국인의 관점에서 쓰여진 기사이지만, 우리에게도 공통적으로 적용시킬 수 있는 방법들인 것

같습니다. 미국의 리서치 회사인 라디카티 그룹은 업무용 이메일은 매년 5% 증가해 2017년에는 약

11억 계정을 돌파할 것이라고 했는데, 우리나라도 이에 못지 않게 업무용 메일 사용량이 꾸준히

증가할 것이라고 합니다. 이러한 상황 속에서, 전문적인 이메일을 작성할 줄 아는 것은 직장인들

에게 기본 소양이 될 것 같습니다. 모든 직장인들이 위의 기사에서 언급된 방법들을 활용한 이메일

을 작성한다면, 이메일을 통한 업무 커뮤니케이션은 더 큰 효과를 낼 수 있을 것입니다.


그럼 저는 여러분들에게 또 다른 도움이 될 IT 소식을 가지고 다시 돌아오겠습니다. 감사합니다.








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