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기업메일/기능 활용팁

[기업메일] 회사 밖에서의 메일은 죽었다?

친절한 메대리 2013. 12. 5. 16:15




안녕하세요, 오늘도 기업 커뮤니케이션과 관련된 소식을 전해드리러 온 정은킴입니다.


오늘은 오랜만에 해외 기사를 소개해드리려고 합니다. 지난 달 29일, 미국의 IT 관련 뉴스매체인 

'readwrite'에서는 '회사 밖에서의 메일은 죽었다?' 라는 제목의 기사가 보도되었습니다. 공적인 

공간 / 사적인 공간에서 점차 달라지고 있는 이메일의 역할을 필자의 경험을 통해 쉽게 파악할 수

있는 기사입니다.  미국인의 관점에서 작성된 기사인 만큼, 우리의 관점과는 어떻게 다른지 비교

하면서 읽어보시면 좋을 것 같습니다.



지난 2012년 하버드 경영 대학원의 "이메일은 죽지 않았고, 진화하는 중이다" 라는 제목의 논문

에서는 이메일을 사용한  커뮤니케이션이 상위 5개 커뮤니케이션 채널 목록에서조차 랭크 되지

않았다고 한다.


나는 1982년부터 '정보 기술'의 세계에서 살아왔으며, 이메일 서비스 회사에서 부사장으로 재직하기

도 했다. 그만큼 이메일은 나에게 친숙한 커뮤니케이션 수단이다. 나는 그 동안 상당히 많은 업무를

이메일로 처리했는데, 생각해보니 나는 이메일에 크게 의지 했던 것 같다.



하지만, 나는 어느 순간 이러한 이메일 커뮤니케이션 방법이 내 개인적인 삶까지 변화시키고 있다는 것을 느꼈다. 예를 들면, 나는 트위터로 친구와 의사소통을 한다. 또, 나에게 이메일을 보내던 몇몇 

친구들은 이제 페이스북에 글을 남긴다.


나는 실생활 속에서 꽤 많은 사람들이 회사 밖에서도 여전히 나에게 이메일로 연락을 하고 있다는 

사실을 발견했다. 심지어 그들 중의 몇 사람은 내가 보낸 '메일' 에만 답변하는 사람들도 있었다.



《 이메일은 가장 뛰어난 중재자인가? 》


6개월 전, 나는 이메일이 나의 공적 커뮤니케이션 도구가 아닌, 사적 커뮤니케이션 도구로서 점차 

쇠퇴하고 있다고 느낄만한 경험을 했다. 얼마 전 주택 세대주 연합회(Home Owner Association

이하 "HOA") 위원장으로 당선되었는데, 우리 연합회의 회장은 엽합회와 커뮤니케이션 하는 수단으로

이메일을 선택했다고 한다.


내가 HOA에서 위원장으로 당선된 이유는 온라인 상에서 캘린더를 사용할 줄 알기 때문이다. 나는 

위원회와 집주인들 간의 커뮤니케이션을 돕는 이메일을 이용해 효과적인 의사소통을 할 수 있다.

또한, 나는 이미 내가 다니고 있는 교회에서 우리 홈페이지와 위원회의 상호 커뮤니케이션에 책임을

지고 있다.


이를 통해 사람들이 업무 공간 밖에서도 이메일을 커뮤니케이션 수단으로 사용하고 있다는 사실을

발견했다. 비록 초창기 이메일 도입 시기만큼 화려하지는 않지만 말이다.



《 이메일의 도전, 그리고 파일 공유 》


나는 몇 개의 파일들을 다른 교회에 소속된 장로에게 보낼 때, 가장 쉽고 증거를 남길 수 있는 방법이

이메일을 활용하는 것이라고 생각했다. 하지만, 사실 이 방법은 거의 재앙에 가깝다. 어떤 사람들은

내가 보낸 이메일조차 열 수 없다고 불평하기도 했다. 나는 어떻게 이러한 경우가 발생할 수 있는지 

궁금해지기 시작했다.


나의 궁금증은 이러한 일들이 발생했을 때 사람들이 그들의 이메일에 접근할 수 있는 ISP(아이패드 및 스마트폰에 이메일 클라이언트를 제공)를 실행했을 때 비로소 풀렸다. 웹 브라우저에서는 잘

열리는 메일과 첨부 파일이 태블릿이나 모바일 등의 디바이스에서는 아예 열리지 않는 매우 불안정

한 상태를 보였기 때문이다.


             


내가 가장 선호하는 이메일 기술 중에 하나인 'IMAP'은 서버 자체로 클라우드 내에서 관리되어 유용하다. 즉, 웹 상에서 메일을 볼 때마다 해당 서버에 접속해서 봄으로써, 실수로 메일을 지웠어도 해당 서버에메일이 남아있기 때문에 편리하다는 장점을 가진다. 이 때문에 나는 개인적인 용도로 지메일

(IMAP 방식)을 사용하고 있다.



《 첨부파일과의 싸움 》


나는 최근에 아주 작은 규모의 그룹에서조차 첨부파일이 문제가 되는 경우를 많이 보았다. 메일에 

첨부된 파일이 아예 열리지 않거나, 처음 그 파일을 다운 받았던 기기가 아닌 다른 기기에서는 첨부

파일의 다운로드 자체가 안 되는 등의 문제들이 발생했다. 첨부 파일의 다운로드 기한을 착각하기도 

한다. 또한,  메일을 프린트하거나 발송하기 전에 이미 첨부파일과 관련된 많은 문제를 겪기도 한다.



이 모든 일들을 겪고 난 뒤, 나는 이메일을 사용하는 것이 모든 커뮤니케이션의 해결책이라고 생각

한다. 당신은 그저 단순하기만 하면 된다. 단순하고, 간결하게 이메일을 작성하기만 하면 된다. 만약

당신이 어떤 파일을 당신과 함께 일하지 않는 사람들과 공유해야 한다면, 절대 이메일에 파일을 첨부하지 말아라. 그냥 당신이 제출할 보고서의 내용을 단순·간결하게 이메일 내용으로 작성하라.


그리고, 많은 인원을 가지고 있는 그룹과는 절대 구글 드라이브나 드롭박스를 사용하지 말아라. 당신

은 그저 아주 심플한 이메일을 작성하면 되는 것이다. 간결한 이메일을 작성한 뒤, 행운을 빌어라. 그것이 우리의 삶을 훨씬 쉽게 해줄 것이다.



여러분, 어떠셨나요? 이메일을 통한 업무가 점차 늘어나고 있는 만큼, '메일' 을 우리가 가지고 있는

커뮤니케이션의 수단으로서 다시 한 번 생각해보게 된 기사였던 것 같습니다. 하지만 저는 문득 이런

생각이 들었습니다. 이 기사에서 나타난 필자의 경험은 우리에게도 동일하게 적용될까요? 우리는 

업무용이 아닌 사적으로도 메일을 사용하는 것일까요?


지난 1997년, 국내에 처음으로 인터넷 포털 시대가 열린 이후로 '다음' 의 한메일 서비스가 폭발적인

인기를 누렸던 그 때가 모든 사람들이 이메일을 사적으로 사용했던 때가 아니었나 싶습니다. 대학

생들은 컴퓨터가 있는 강의실에 친구들과 함께 모여 쉴 새 없이 이메일로 대화를 했습니다. 바로 

옆에 그 친구가 있는데도 메일로만 소통했던 것이죠.


10년을 훌쩍 뛰어 넘어 2013년의 또 다른 인터넷 시대를 살아가고 있는 지금, 앞으로 '이메일'은 또

어떤 커뮤니케이션 수단이 될지, 이메일의 역할을 뛰어 넘는 새로운 커뮤니케이션 채널이 등장하게

될지 궁금해지네요.



○ 해당 기사 링크 바로 가기 (클릭!!!)  




2 Comments
  • 프로필사진 Andy 2013.12.05 21:03 그러고보니 1997년 한메일에서 이메일 만들고 엄청 사용했었는데
    이제는 들어가본 기억이 가물가물...
    그렇군. 개인 커뮤니케이션에 굳이 이메일을 쓸 필요가 없어져서 그렇게 된 것이었군.
  • 프로필사진 Favicon of https://blog.mailplug.com BlogIcon 친절한 메대리 2013.12.06 01:47 신고 예전에는 사용자들이 독립적으로 메일만을 사용했고 메일 서비스 업체들도 메일의 기능적인 측면에만 집중했다면 이제는 메신저나 소셜미디어와의 연동, 캘린더, 일정관리 등 다양한 시스템과의 자유로운 연동이 핵심인 것 같습니다. 물론 메일 자체의 기능은 기본이 되어야겠죠?? 앞으로 메일이 어떤 모습으로 변화할지 기대가 됩니다!!
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