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[SNS] Productive한 업무가 가능해진다. Producteev !!

친절한 메대리 2013.11.21 17:03



안녕하세요, 새로운 '기업 커뮤니케이션' 소식을 전해드리러 온 정은킴입니다.


여러분, 오늘도 계속 쌓여가는 업무 때문에 많이 바쁘시죠? 어떻게 하면 더 빠르고, 완벽하게 업무를

끝낼 수 있을지 고민하고 있을 여러분들을 위해 저는 오늘 똑똑한 '할 일' 도구를 소개해드리려고 합니다. 최근 들어 해외를 비롯해 국내에서도 다양한 '할 일' 도구들이 등장하고 있는데요, 오늘 제가

소개해드릴 할 일 도구는 '프로덕티브(Producteev)'입니다. 


프로덕티브는 지난 2008년, 미국의 기업용 소셜 네트웍 서비스 회사인 Jive Software에서 만들어졌습니다. 프로덕티브는 GTD 방식을 기반으로 현대인들의 바쁜 업무를 효율적으로 관리해주는 역할을 하고 있습니다.



G.T.D는 Getting Things Done의 약자로서, 시간 관리 도구를 뜻합니다. 프로덕티브와 같이 GTD를

기반으로 하는 할 일 도구를 사용하면, 기본적으로 '내가 해야 할 일'을 등록하는 기능을 포함해 프로

젝트 관리까지 할 수 있습니다. 그럼 이제, 프로덕티브가 어떻게 사용자들의 업무를 productive 하게

도와주는지 살펴볼까요?



《 STEP 1. 화면 구성 보기 》


프로덕티브는 기본적으로 세 개의 영역으로 화면 구성이 되어있습니다. 첫 번째로, 웹 브라우저 왼쪽

영역에서는 팀원들과 프로젝트, 라벨링 목록을 볼 수 있습니다. 팀원 목록에서는 특정 팀원 클릭 시,

그 팀원이 등록해놓은 할 일 정보를 볼 수 있습니다. 팀원들 간에 어떤 업무를 진행하고 있는지, 혹은

떤 업무를 계획 중인지 등을 확인할 수 있습니다. 



팀원 목록 하단부에는 프로젝트를 볼 수 있는 목록이 있는데, 다른 팀의 프로젝트 뿐만 아니라 사용자가 속한 팀의 프로젝트를 볼 수 있습니다. 사용자의 할 일 목록도 여기에서 볼 수 있습니다.



새로운 프로젝트를 추가하거나 프로젝트명을 수정할 때도 여기에서 자유롭게 변경할 수 있습니다. 프로젝트 목록의 아래에는 해당 할 일을 담당하는 부서를 라벨로 만들어 할 일 목록에 붙일 수 있는

라벨 목록이 있습니다. 어떤 부서들이 특정 프로젝트에 참여하는지 등을 확인할 수 있어 유용합니다.

두 번째 영역은 사용자들이 특정 할 일이나 프로젝트를 클릭하면 해당 할 일의 목록을 바로 확인할 

수 있는 곳입니다. 이 목록에서 특정 할 일을 클릭하면, 바로 세 번째 영역으로 나누어지는데, 이 곳

에서는 선택한 할 일을 구체적으로 관리할 수 있습니다.



프로덕티브는 이렇게 세 영역으로 나뉘어져 화면이 구성되어있습니다. 화면 구성을 살펴보았으니, 이제는 프로덕티브의 기능에 대해 알아보겠습니다.



《 STEP 2. '할 일' 등록하기 》


프로덕티브는 '할 일' 도구의 성격을 띄고 있는 만큼, 빠르게 사용자의 할 일을 등록해주기 위해 노력

한 많은 흔적들을 찾을 수 있습니다. 바로 프로덕티브의 메인 화면에서 손쉽게 할 일을 등록할 수 

있다는 것인데요, 메인 화면에서 보이는 + 버튼 안에 커서를 두고 사용자가 등록하려고 하는 할 일을

입력한 뒤, 키보드에서 'Enter'를 치면 곧바로 할 일이 등록됩니다. 


할 일이 등록된 후, 이것을 클릭하면 화면이 두 영역으로 나뉘면서 더 구체적인 할 일 정보를 입력할 수 있습니다. 먼저 첫 번째로, 해당 할 일을 나에게 지정하거나 다른 사람으로 지정해놓을 수 있는 

'Assignees' 버튼이 있습니다. 



만약 'Assignees'를 다른 사람으로 지정 해놓으면 지정된 사람에게 해당 할 일이 완료될 때까지 

알림 메시지가 뜸으로써 빠른 업무 처리에 도움을 줄 수 있습니다. 두 번째로, 마감 기한을 설정할 수

있는 'Due Date' 버튼이 있는데, 마감기한일과 세부적인 알림 시간을 정할 수 있습니다. 세계 시간에 맞춰 설정할 수도 있기 때문에 잦은 해외 출장으로 바쁜 직장인들에게 편리한 기능일 것 같네요.



세 번째 메뉴에는 해당 할 일을 담당하는 부서를 선택할 수 있는 'Labels' 버튼이 있고, 네 번째 메뉴에서는 선택한 일을 수행하는 'Followers'를  설정할 수 있습니다. 'Subtasks'에서는 선택한 할 일

부가적으로 수행하는 작은 업무를 입력합니다. 이렇게 프로덕티브에서는 할 일 등록을 보다 구체적

으로 입력해 모두가 효율적으로 업무를 진행할 수 있게 합니다. 자!! 이제 할 일 등록을 완료했으니,

등록해 놓은 것들을 확인해볼까요?



《 STEP 3. '할 일' 보기 》


여러분, '할 일' 도구라면 사용자들에게 제대로 인지되어야할 부분은 무엇일까요? 그것은 바로 '나'의

할 일을 빠르고 쉽게 등록해서 눈에 금방 읽힐 수 있게 하는 것이 아닐까요? 프로덕티브는 이를 위해

다양한 기능들로 사용자들이 빠르게 할 일 목록을 볼 수 있게 도와주는데요, 어디에서 어떻게 사용자

들을 도와주는지 살펴보겠습니다.


프로덕티브에 로그인을 하자마자 보이는 메인 화면에서는 사용자가 등록한 할 일들이 목록으로 나타납니다. 사용자들은 이 목록에서 자동으로 정렬된 지난 달, 지난 주, 이번 주, 오늘의 할 일 목록을 

확인할 수 있는데, 저 역시 일정한 시간대로 자동 분류된 목록이 보기에 편리했습니다.



그런데 프로덕티브는 이렇게 일정한 시간대로 분류된 할 일 목록만을 보여주는 기능에서 멈추지 

않고, 더 유용한 기능을 제공합니다. 그것은 바로 사용자가 찾길 원하는 할 일의 상태별로 목록화

시켜서 볼 수 있다는 것입니다. 바쁘게 업무를 보는 와중에, 문득 특정 업무의 처리 상태가 궁금해질

때 할 일 목록의 전체를 볼 필요 없이 사용자가 보고자 하는 특정 할 이만 골라서 볼 수 있습니다. 

프로덕티브의 웹 브라우저 화면 상단에 '상태' , '분류 기준' , '보기순'의 세 가지 콤보 박스가 있는데,

사용자는 이 콤보 박스를 열어 원하는 옵션을 넣어 찾고자 하는 할 일을 손쉽게 찾을 수 있습니다.



만약, 사용자가 중요 표시를 해놓은 할 일들만 보고 싶다면, '상태' 콤보 박스를 열어 ' Starred(중요

표시)' 버튼을 클릭해 해당 할 일들만 볼 수 있습니다. '분류 기준' 콤보 박스에서는 프로젝트별, 최근

변경된 할 일 등의 설정값을 넣어볼 수 있고, '보기순'에서는 할 일 목록을 시간 순으로 볼 것인지,

역순으로 볼 것인지를 설정할 수 있습니다.



지난 2011년 말, Jive Software의 최고경영자(CEO)인 토니 징게일은 "자이브의 임무는 '업무 처리

방식'을 바꾸는 것"이라며 할 일 도구 시장에서 프로덕티브가 목표로 하는 것이 무엇인지에 대해

언급했습니다. 과연 프로덕티브는 이 임무를 완료할 수 있을까요?


해외의 한 조사업체에 따르면, 프로덕티브 사용자들의 업무 생산성이 프로덕티브를 사용하기 전과

비표했을 때, 평균 15% 상승했다고 합니다. 저는 이 15%가 정말 큰 숫자가 아닐까하는 생각이 드는

데요, 프로덕티브가 이 15%를 뛰어넘어 더 큰 숫자의 업무 효율을 내는 할 일 도구가 될 지는 조금 더 지켜봐야 할 것 같습니다.







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