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[기업 커뮤니케이션] 이메일과 관련된 유용한 정보 모음

친절한 메일플러그 공식블로그 2013.09.04 17:35



《 이메일 때문에 생기는 스트레스 》



①  불쾌하다

      : 조건 만남, 즉석 만남, 유부녀 소개, 오빠 빨리와처럼 제목만 봐도 불쾌한 메일들이 너무

        많이 도착한다. 삭제하는 것도 기분 나쁘다. 제목조차 읽기 싫다. 실수로 클릭했는데, 뒤에

        직장 동료 또는 상사가 보고 있었다면?? 끔찍하다.


②  끝이 없다 

      : 아무리 스팸 신고 버튼을 클릭해도, 쏟아진다. 끝도 없는 스팸 메일들을 매일 업무 시간에 

        지우고 있다.


③  정리 곤란 

      : 중요한 메일과 그렇지 않은 메일, 스팸 메일들이 뒤섞여 엄청난 양의 메일이 단 하루도 

        빠짐없이 도착한다. 편지함을 정리하는 시간도 오래 걸리고, 매우 신경이 쓰이기도 하며, 

        심지어 고통스럽기까지 하다. 메일함 정리로 귀중한 시간이 낭비되는 것이 너무 화가 난다.


④  중요 메일 미체크 및 삭제 

      : 중요한 메일을 확인하지 못하고 넘어갈 때가 있다. 또한, 스팸 메일함으로 중요 메일이 들어

        가는 경우도 있어 혹시나 하는 마음에 찾기 위해 스팸 메일함을 뒤지기도 한다. 스팸 메일을

        지우다 실수로 중요한 메일까지 삭제한 적도 있었다. 중요 메일을 삭제하는 바람에 업무에 

        큰 문제가 생겼었다.


⑤  정보 과다 

      : 유용한 정보를 포함해 모든 메일을 전부 다 읽을 시간이 없다. 수신 메일을 확인하고, 대응

        하다 보면 어느 덧 점심 시간이다. 참고로, 오늘 해야될 일은 태산 같이 많다. 




《 이메일 사용시 주의 사항 》


●  메일의 힘을 과신하지 않는다

     : 메일을 사용하다보면 "메일을 보냈다고 하는데 나는 받지 못했다." "메일을 보냈는데 답장

        이 없다." 등의 이유로 문제가 발생할 때가 종종 있다. 이는 메일에 문제가 있는 것이 아니라

        메일을 사용하는 유저에게 문제가 있기 때문이다. 한마디로 메일의 힘을 지나치게 과신한

        탓이다. 메일이 100퍼센트 도착한다고는 장담할 수 없다. 서버에서 서버로 전송되는 과정

        에서 스팸 메일로 오인되어 삭제될 가능성도 있고, 무사히 상대방 수신함에 도착한다 해도

        다른 스팸 메일에 섞여 상대가 읽지 못할 가능성도 있다. 


        정말 중요한 용건, 또는 중요한 자료가 첨부되어 있다면 메일을 보내고 난 뒤, 전화 등으로

        확실히 전달되었는지를 확인하는 습관이 반드시 필요하다.


●  부가 기능의 함정

      : 수신 확인, 중요도 체크, 자동 응답 등의 부가 기능들은 대부분의 메일 서비스에서 흔히

        제공하는 부가 기능이다. 이런 기능을 맹신하여 제대로 알지 못한 상태에서 사용했다가는

        상대방에게 부정적인 이미지를 심어주거나 도리어 스팸 메일만 불러오는 결과를 초래할

        수도 있다.


●  독촉 메일은 칭찬과 함께

      : 메일은 어디까지나 커뮤니케이션 도구이다. "메일을 보냈으니까 제때 읽었을 것이다." 

        "나는 보냈으니까 확인을 못하는 것은 상대방 책임이다." 라는 생각은 쌍방향 커뮤니케이션

        에 임하는 태도가 아니다. 수신 여부가 궁금하다면 확인 메일을 보낸다. 하지만, 상대방이

        불쾌해하거나 귀찮아 하지 않는 범위 내에서 최대한 자연스럽게 메일을 받아봤는지 확인

        하는 좋은 방법은 무엇일까?

 

        상대방을 칭찬하는 것이 포인트라고 할 수 있다. 칭찬이 아니더라도 상대방 뇌리에 긍정

        적인 인상을 남길 수 있는 글을 몇 줄 작성한다. 그 뒤에 메일을 보내는 진짜 이유를 적는다.

        처음의 좋은 인상이 뒤이어 쓴 수신 확인보다 강한 이미지를 남기기 마련이다. 그러므로 

        상대방은 독촉에 불쾌함을 느끼지 않고 원하는 답을 들려준다.


        이것이 바로 심리학에서 말하는 "YES-BUT" 법칙이다. 처음의 긍정적인 인상이 강렬해서

        나중의 부정적인 인상을 완화시키는 것이다. 이러한 법칙을 활용해 일반적인 안부를 묻는

        메일을 보내고 끝에 추신 형태로 전달하고자 하는 말을 하는 방법도 있다. 














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