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사내메일 솔루션, 상황에 따라 올바르게 선택하는 법

 

안녕하세요. 메일플러그입니다.

 

사내메일 솔루션 도입을 준비하실 때,

어떻게 선택해야 할지 고민이 많으실 텐데요.

 

기업에 딱 맞는 솔루션을 도입하려면

먼저 회사 환경에 적합한지 꼭 확인하셔야 하죠.

 

그래서 오늘은 다양한 상황별로

확인해야 할 기준에 대해 말씀드리려고 하는데요.

 

지금부터, 함께 하나씩 살펴보겠습니다!

 

 


1) 주고받는 파일이 많은 경우

 

 

사내메일은 회사 내 직원들뿐 아니라,

외부 거래처와의 소통에도 사용하실 텐데요.

 

업무 특성에 따라 다양한 자료들을

자주 주고받는 경우도 있으실 겁니다.

 

이런 회사라면, 꼭 확인하셔야 하는 게 있는데요.

바로, 대용량 파일 첨부 기능입니다.

 

 

 

송수신 가능한 첨부파일의 용량이 적으면,

이메일로 자료를 원활하게 주고받을 수 없는데요.

 

매번 파일을 여러 번 압축하거나

별도의 전송 방법을 사용해야 하기 때문입니다.

 

이는 결국 불필요한 시간 소모로 인한

직원들의 업무 효율성 저하를 일으키는데요.

 

그래서, 기업메일로 자료를 자주 주고받는다면

대용량 파일 전송 기능을 꼭 확인하셔야 하죠.

 

 

 

또한, 무제한 용량을 이용하시는 게 바람직한데요.

사용량이 많을수록 자료들이 누적되어

저장공간이 금방 부족해지기 때문입니다.

 

저장공간이 부족할 경우 송수신 오류나

용량 추가로 인한 별도 비용이 발생할 수도 있는데요.

 

그렇기 때문에, 처음부터 이러한 걱정이 없는

무제한 용량 메일 솔루션을 도입하시는 게 좋겠죠?

 

 


2) 데이터 이전이 필요한 경우

 

 

메일 솔루션을 처음 도입하시는 경우도 있지만,

기존에 사용 중인 서비스가 있는 회사도 있을 텐데요.

 

이런 경우엔 새로운 시스템에서도

기존 자료를 볼 수 있도록 데이터를 이전해야 합니다.

 

사내메일엔 중요한 업무 히스토리 등이

포함되어 있기 때문인데요.

 

그래서, 새로운 메일 솔루션 업체가

데이터 이전을 지원하는지 고려해보셔야 하죠.

 

 

 

보통은 데이터를 직접 백업하고 업로드하는

eml 이전 방식을 제공하는데요.

 

편리하게 데이터를 이전하기 위해선,

이외에도 다양하고 간편한 방식을 제공하는지

확인해보시는 게 좋습니다.

 

다양한 이전 방식이 제공된다면,

회사에 딱 맞는 방법으로

기존 데이터를 옮길 수 있어 바람직하겠죠?

 

 


3) 데이터 관리가 중요한 경우

 

 

앞서 말씀드렸듯이, 사내메일에는

중요한 업무 데이터들이 담겨있는데요.

 

직원들의 잦은 이/퇴직 등으로 인해

이러한 데이터 관리가 어려운 회사도 있을 겁니다.

 

또한, 직원이 실수로 중요한 이메일을 삭제하거나

퇴사자가 전부 지워버렸을 경우 정말 난감하실 텐데요.

 

이러한 상황을 겪고 있는 회사라면,

메일 솔루션의 아카이빙 제공 여부

확인해보시는 게 좋습니다.

 

 

 

메일 아카이빙은 사내의 모든 이메일을

별도 스토리지에 안전하게 보관하는 기능인데요.

 

메일함에서 완전히 삭제된 이메일이라도

복구가 가능하다는 것이 특징입니다.

 

또한, 다양한 검색 조건을 활용하여

필요한 정보를 빠르게 찾을 수 있을 뿐만 아니라

효율적인 모니터링도 가능한데요.

 

사내 데이터 관리가 중요한 회사라면,

이메일을 안전하게 보관하고 체계적으로 관리할 수 있는

메일 아카이빙의 제공 여부를 살펴보시는 게 좋겠죠?

 

 


4) 아웃룩과 연동하는 경우

 

 

편의성을 위해 사내메일 시스템과

아웃룩을 연동해서 사용하는 회사도 있을 텐데요.

 

아웃룩과 사내메일을 연동하기 위해선

먼저 IMAP/POP3, 메일 서버 등을 설정해야 하죠.

 

하지만 이러한 세팅 방법이 어렵게 느껴지실 수도 있는데요.

 

직원들이 어렵지 않게 진행할 수 있도록,

손쉬운 연동 방법을 제공하는지 확인해보시는 게 좋습니다.

 

 

 

예를 들면, 메일플러그에서는 버전별 매뉴얼과

아웃룩 자동 설정 프로그램을 제공하는데요.

 

프로그램에 간략하게 필요한 정보만 입력하면

자동으로 기본 세팅이 완료됩니다.

 

이처럼, 외부메일과의 연동 설정이 간편하다면

직원들이 편리하게 이용하는 것이 가능하겠죠?

 

 


 

 

지금까지 사내메일 도입을 위해

고려해야 할 기준들을 함께 살펴봤는데요.

 

회사 상황에 적합한 솔루션을 찾는데

도움이 되었길 바랍니다.

 

 

 

저희 메일플러그는 오늘 말씀드린

업무 상황에 따른 모든 솔루션을 지원하는데요.

 

대용량 파일 첨부가 가능한 무제한 기업메일부터

데이터 관리를 위한 이메일 아카이빙까지

합리적인 가격에 제공하고 있죠.

 

다양한 업무 상황별로 최적화되어 있는

메일플러그의 서비스가 더 궁금하시다면,

아래 링크로 방문해주시길 바랍니다!

 

다음에도 유익한 정보로 인사드리겠습니다.

감사합니다.

 

 

▶ 메일플러그 사내메일 솔루션