스마트워크를 위한 전자결재 시스템 기능 살펴보기

 

안녕하세요. 메일플러그입니다.

 

최근 일하는 방식에 대한 관심이 점점 높아지고 있습니다.

스마트워크 시대라는 말이 등장할 만큼

업무 효율성과 편의성을 높이기 위해 여러 가지 방식이 시도되고 있는데요.

 

그중 하나가 페이퍼리스 오피스입니다.

페이퍼리스란, 종이 대신 디지털 문서를 최대한 활용하여

시간과 자원 낭비를 줄이는 업무 방식입니다.

 

페이퍼리스 오피스를 구성하기 위해

많은 기업들이 전자결재 도입에 관심을 가지고 있는데요.

 

오늘은 메일플러그 전자결재 시스템 기능으로

스마트하게 업무를 진행하는 방법에 대해 살펴보겠습니다.

 

 

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1. 문서 이력 확인

 

 

문서 정보나 결재 이력 등 관련된 내용을 확인할 수 있다면,

좀 더 체계적으로 사내 데이터를 관리하실 수 있는데요.

 

하지만 종이 문서의 경우, 이러한 내용을 모두 기록하기에

한계가 있을 수 있고 번거로움 또한 발생합니다.

 

하지만 메일플러그 전자결재 시스템을 활용하면, 

문서 정보를 간편하게 확인하실 수 있습니다.

 

 

 

어떻게 확인할 수 있는지 살펴볼까요?

 

먼저, 기안함에서 원하는 문서를 선택한 후

상단 정보 버튼을 클릭해주세요.

 

여러 정보 탭을 선택하면, 문서 번호 및 보존 연한 등의 정보와

이력, 조회 현황까지 확인하실 수 있습니다.

 

실시간으로 기록되니 정보를 더욱 편리하게 확인할 수 있겠죠?

 

 

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2. 편리한 결재선 등록

 

 

대면 결재를 진행할 때,

어떤 점이 가장 불편하셨나요?

 

일단 매번 문서를 작성해야 한다는 점이 번거로우셨을 텐데요.

이때 결재선 또한 매번 확인해야 하죠.

하지만 양식에 따라 결재선이 달라질 수 있어 헷갈리기 마련인데요.

 

메일플러그 전자결재를 활용하면 간편하게 결재선을 지정할 수 있습니다.

 

 

 

먼저, 자주 활용하는 결재선을 저장해둘 수 있는데요.

활용 방법을 자세하게 살펴볼까요?

 

전자결재 설정 메뉴를 선택한 후,

개인 결재선 관리 탭을 클릭해주세요.

 

등록을 클릭하여, 결재 및 합의, 수신, 열람 등

다양한 조건으로 결재선을 저장해둘 수 있습니다.

 

저장된 결재선은 문서 작성 시, 간편하게 불러올 수 있습니다.

 

사용자가 자주 사용하는 설정을 저장해 두고,

언제든지 불러올 수 있으니 편리하게 사용할 수 있겠죠?

 

 

 

또한 관리자 기능을 활용하면, 양식별로도 간편하게 등록할 수 있는데요.

 

관리자 전자결재 메뉴 > 양식 관리 메뉴에서

신규 양식의 결재선 및 열람/공람자를 설정할 수 있습니다.

 

양식에 따라 알맞은 결재자를 지정해둘 수 있으니

매번 결재선이 헷갈리는 일 없이 편리하게 사용할 수 있겠죠?

 

 

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3. 안전한 문서 관리

 

 

종이 문서를 관리하기 위해서는 별도 보관 공간이 꼭 필요한데요.

또한, 도난이나 훼손의 위험성도 존재하죠.

 

메일플러그 전자결재는 중요한 데이터를 별도 백업할 수 있는 기능을 제공하는데요.

사내 데이터를 안전하게 관리하기 위해서 꼭 필요한 부분이죠.

 

 

 

문서 백업은 관리자 전자결재 > 백업 메뉴에서

진행하실 수 있는데요.

 

백업할 기간을 선택 후, 신청하기 버튼을 눌러주시면 됩니다.

설정된 기간에 결재 완료된 문서,

보존 연한이 만료되지 않은 데이터에 한해 백업이 가능한데요.

 

데이터가 준비되면, 다운로드 버튼이 생성되며

HTML 형식으로 내려받을 수 있습니다.

 

별도 백업 문서를 저장해두면,

데이터 유실 위험은 줄이고, 안전하게 관리할 수 있겠죠?

 

 

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오늘은 메일플러그 전자결재 시스템 기능에 대해 살펴보았는데요.

다양한 기능으로 스마트워크를 실현해보시길 바랍니다.

 

 

 

저희 메일플러그에서는 앞서 소개해드린 기능뿐만 아니라

업무 효율성을 높이는 편리한 서비스를 제공하고 있는데요.

 

또한, 모든 문서 관련 데이터는 고급 암호화 표준을 적용해

보관되니 안전하게 사용하실 수 있습니다.

 

월 5만원에 무제한 그룹웨어 도입 시,

전자결재뿐만 아니라 메일, 근태관리, TASK 등

스마트워크 필수 솔루션을 한 번에 도입하실 수 있는데요.

 

아래 링크를 방문하시면, 서비스에 대한 자세한 내용을 확인하실 수 있습니다.

 

그럼 더 유익한 정보로 돌아오겠습니다. 감사합니다.

 

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