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사내 메일 데이터, 아카이빙 검색 기능으로 관리하기

 

안녕하세요. 메일플러그입니다.

 

사내 메일 데이터는 중요한 내용을 많이 담고 있는데요.

 

이를 체계적이고, 안전하게 관리하기 위해서

이메일 아카이빙 기능을 활용하실 수 있습니다.

 

하지만 아카이빙 서비스가 생소한 분들이 많으실 텐데요.

막상 도입하셨다고 해도 사용하는 데 어려움을 겪으실 수 있죠.

 

그래서 오늘은 아카이빙의 검색 기능 사용법과

활용 예시에 대해 말씀드리려고 합니다.

 


1. 아카이빙 검색 기능 사용법

 

 

메일 아카이빙이란, 기업의 모든 웹메일 데이터를

별도 서버에 보관하는 서비스를 의미하는데요.

 

복구, 모니터링, 백업 등 다양한 기능을 제공하여

사내 데이터를 체계적으로 관리할 수 있죠.

 

그중에서도 오늘은 검색 기능에 대해 살펴보겠습니다.

 

 

 

메일플러그 아카이빙은 다양한 검색 조건을 제공하기 때문에

원하는 웹메일을 쉽게 찾을 수 있는데요.

 

자세한 사용법에 대해 살펴보겠습니다.

 

 

 

먼저, 아카이브 검색 메뉴를 선택하면

우측 하단에 사용자 리스트가 표시되는데요.

 

특정 사용자의 메일을 검색하려면, 사용자를 먼저 선택해야 합니다.

 

전체 계정에서 내용을 찾고 싶다면,

사용자를 선택하지 않은 상태에서 조건을 설정해주세요.

 

( ※ 부여된 권한에 따라 검색 가능한 사용자가 다를 수 있습니다.)

 

 

 

사용자를 선택했다면, 좌측 하단에서 상세 조건을 설할 차례입니다.

 

먼저 검색 시작~종료 날짜를 지정할 수 있는데요.

 

또한, 이메일 주소와 이름뿐만 아니라

제목, 본문에 포함된 키워드를 조건으로 설정할 수 있습니다.

 

첨부파일의 경우, 확장자 혹은 파일 이름을 기준으로 찾을 수 있습니다.

 


2. 아카이빙 검색 활용 예시

 

이렇게 강력한 검색 기능, 언제 어떻게 활용할 수 있을까요?

다양한 업무 상황 중에서도 대표 활용 예시를 살펴보겠습니다.

 

 

 

업무를 진행하시다 보면, 몇 년 전 메일이 필요한 경우가 있죠.

 

하지만 당시 업무 담당자가 퇴사했거나 변경되었다면,

그 내용을 명확하게 파악하기 어려워 난감할 수 있는데요.

 

이때, 아카이브 검색으로 지난 업무 내용을 파악할 수 있습니다.

 

예를 들어, 3년 전 거래처와 주고받은

광고 데이터 관련 웹메일이 필요할 수 있는데요.

 

거래처 이메일 주소로 찾아보거나

제목 및 본문, 첨부파일에 광고 키워드가

포함된 조건으로 내용을 찾을 수 있겠죠?

 

 

 

많은 직원의 업무 상황을 파악해야 하는 관리자의 경우,

검색 기능으로 진행 상황을 한 번에 확인할 수 있는데요.

 

예를 들어, 지난주에 고객사와 주고받은 견적서 내용을 

모두 파악해야 하는 관리자가 있을 수 있죠.

 

하지만 여러 부서에서 해당 업무를 진행한다면,

내용을 요청하고 취합해야 하는 번거로움이 생기는데요.

 

이때 지난주를 기간으로 설정하고, 관련 키워드 포함 조건으로 검색하면

견적서 관련해서 주고받은 내용을 한 번에 확인할 수 있겠죠?

 

 

 

이외에도 다양한 상황에서 아카이빙 검색을 활용할 수 있는데요.

 

강력한 조건 검색으로 사내 데이터를 관리하고,

업무 진행 상황을 파악하는 데 유용하게 사용하실 수 있습니다. 

 


 

 

오늘은 메일플러그 아카이빙사용법과 대표 활용 사례까지 살펴보았습니다.

 

오늘 포스팅을 참고하셔서,

해당 기능을 200% 활용해보시길 바랍니다.

 

 

 

메일플러그 아카이빙은 계정 수 상관없이

월 20,000원에 합리적으로 도입하실 수 있는데요.

 

강력한 검색 기능부터 백업, 복구, 모니터링 등 다양한 기능으로

사내 데이터를 체계적으로 관리하실 수 있습니다.

 

검색 외 다양한 활용법은 다음 포스팅을 통해

자세히 설명해 드릴 예정이니 기대해주세요!

 

지금까지 메일플러그였습니다. 감사합니다.

 

▶ 메일플러그 아카이빙 서비스 둘러보기


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