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기업메일, 업무 실수를 줄이는 기능 활용법

 

안녕하세요. 메일플러그입니다.

 

요즘 비대면 업무 방식이 보편화되면서 업무 메일 많이 사용하실 겁니다.

이 때문에 크고 작은 실수도 자주 발생할 텐데요.

 

그래서 오늘은 업무 이메일 사용 중, 발생할 수 있는 실수

이를 줄일 수 있는 메일플러그 기능 활용법에 대해 말씀드리려고 합니다.

 

그럼 지금부터 하나씩 살펴보겠습니다.

 


1. 예약 발송

 

특정 시간대에 메일 전달이 이루어져야 하는 경우가 있으실 겁니다.

하지만 회의 등 다른 업무로 이메일 발송이 불가한 상황이 있을 수 있는데요.

또, 이메일 발송이 누락되는 실수가 발생할 수도 있죠.

 

예약 발송은 이럴 때 활용할 수 있는 기능인데요.

 

원하는 시간 및 날짜를 설정하고,

지정한 시점에 메일이 전송되어 편리하게 사용할 수 있습니다.

 

 

 

 

또한, 예약한 시간 전에 발송을 취소할 수도 있는데요.

이메일 내용의 오류가 발견되거나 수정사항이 생긴 경우,

예약을 취소하고 다시 수정할 수 있죠.

 

이메일 전송 전, 여러 번 확인해도 발송 버튼을

누른 후에 오류를 발견한 경험 많으실 텐데요.

 

중요한 내용이 담긴 웹메일을 예약 발송해두면, 여러 번 검토할 수 있고

발송을 취소할 수도 있어 실수를 줄일 수 있겠죠?

 

 


2. 승인 메일

 

 

 

업무 이메일을 보낼 때, 내용이 누락되거나

포함되면 안 되는 민감 정보를 함께 전송하는 등

다양한 발송 실수가 발생할 수 있는데요.

 

이러한 상황을 방지하기 위해 승인메일을 활용할 수 있습니다.

 

지정된 승인자가 내용을 검토하고,

승인 또는 반려할 수 있는 기능을 승인메일이라고 하는데요.

 

메일쓰기 화면에서 승인자를 지정할 수 있고,

검토 후 오류가 있다면 전송을 반려할 수 있죠.

 

 

 

또, 관리자 기능을 활용하면 메일발송 제한 및 승인 조건을 설정할 수 있는데요.

 

특정 메일 주소나 첨부파일 유형을 지정하여,

조건에 해당하면 승인 후 발송되도록 설정할 수 있습니다.

 

다양한 조건으로 발송 조건을 설정할 수 있어

중요한 사내 정보가 외부로 유출되는 것을 막을 수 있는데요.

 

이처럼 승인메일을 활용하면, 내용 검토 뿐만 아니라

사내 정보 보안까지 관리할 수 있습니다.

 


3.  자동 저장

 

 

이메일을 작성하다 내용을 삭제하거나

화면을 종료하는 실수 한 번쯤 해보셨을 텐데요.

 

웹메일을 다시 작성해야 하므로 시간이 소요될 뿐만 아니라

이전 내용이 기억나지 않는다면, 더욱 난감해질 수 있죠.

 

이때 자동 저장 기능이 있다면, 유용하게 활용할 수 있는데요.

 

 

 

자동 저장은 사용자가 지정한 주기마다

작성 중인 내용을 저장하는 기능입니다.

 

30초~5분 사이로 원하는 주기를 설정해둘 수 있는데요.

 

만약 이메일 작성 중, 실수로 화면을 종료해도

자동 저장된 웹메일을 다시 불러올 수 있습니다.

 

저장 주기를 짧게 설정해둔다면,

실수로 삭제되는 내용을 최대한 줄일 수 있어 편리하겠죠?

 


 

 

 

오늘은 기업메일 기능 활용법에 대해 말씀드렸는데요.

많은 도움이 되셨나요?

 

 

메일플러그에서는 앞서 소개해드린 기능 외에도

 암호 메일, 포워딩 설정, 대표메일, 메일링 등

다양한 기능을 제공하고 있는데요.

 

메일플러그의 기업메일과 업무 효율성을 높여보시길 바랍니다.

 

그럼 더욱 유익한 정보로 돌아오겠습니다. 감사합니다!

 

 

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