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기업메신저/커뮤니케이션 트렌드

협업툴 도입 후 업무 효율성이 하락하는 이유

안녕하세요. 메대리입니다.

2020년부터 직장인들의 업무 환경이 급속도로 변화하고 있습니다.

이와 함께 업무 도구의 수요도 같이 상승했는데요.

하지만, 협업툴 도입이 모두 업무 효율성 상승으로 이어지는 것은 아닙니다.

그래서, 오늘은 협업툴 도입 후 업무 효율성이 하락하는 원인을 알아보도록 하겠습니다.

 


1. 김 대리는 온라인, 박 과장은 오프라인?

 

출근하자마자 협업툴을 통해
영업팀 박 과장님에게 이슈를 전달해드렸다.
점심을 먹고 왔는데도 코멘트가 없다.
퇴근하기 전까지 마무리해야 하는데...
직접 가서 다시 말씀드려야 하나...?


분명, 협업툴을 도입했는데

위 직원의 업무 효율성은 더 떨어졌습니다.

이유는 모든 직원이 똑같이 협업툴을 사용하지 않기 때문인데요.

 

이러한 문제는 2가지 상황에서 발생합니다.

우선 위와 같이 공통된 협업툴을 사용하지 않는 경우

협업툴 사용 및 교육 수준이 동일하지 않은 경우인데요.

 

공통된 협업툴을 사용하지 않는 경우

소통 및 협업의 단절을 불러일으킬 수 있는데요.

따라서, 기업에서는 직원 모두가 사용할 수 있는

쉽고 익숙한 UI의 협업툴을 도입하는 것이 좋습니다.

 

 

협업툴 사용, 교육 격차가 큰 경우

기능을 많이 아는 직원은 만족도가 떨어지고,

기능을 잘 모르는 직원은 사용법에 어려움을 느낄 수 있습니다.

또한, 두 직원이 소통하기 위해서

끊임없이 알려주고, 배워야 한다는 단점이 있는데요.

 

그렇기 때문에 기업에서는 꾸준히 사용 및 활용 방법에 대해 공유하여

전체 직원들의 활용 수준을 끌어올리는 것이 중요합니다.

 

 

2.  협업툴은 다다익선이 아니다.

 

협업툴을 검색하다 보면, 

굉장히 많은 툴이 나오는 것을 알 수 있습니다.

프로젝트 관리를 위한 도구,

원활한 커뮤니케이션을 위한 도구,

업무 통합 도구까지 종류와 형식이 굉장히 다양합니다.

 

 

그러다 보니, '메신저는 Slack, 프로젝트 관리는 Trello, 메일은 G suite'와 같이

다양한 협업툴을 동시에 사용하는 경우가 있습니다.

 

하지만, 여러 가지 도구를 사용하는 것은 생산성을 저하합니다.

흔히 작업 전환(task-switching)이 발생한다고 하는데요.

 

2000년에 발표된

작업 전환과 주의에 관한 지침(Switching tasks and attention policies)에 따르면,

A 프로젝트와 B 프로젝트를 각각 수행했을 때

최소 8초에서 최대 70초가 걸렸는데요.

두 가지를 섞어서 수행했을 경우 최소 27초~최대 110초가 걸렸다고 발표했습니다.

작업 전환이 일어날 경우 업무 수행 시간이  2~3배 가까이 증가한다는 결과가 나왔습니다.

 

따라서, 생산성 저하 현상을 막기 위해서는

여러 가지 협업툴을 동시에 사용하는 것보다

통합된 협업툴 또는 최소한 적은 협업툴을 조합하여 사용하시는 것을 추천해 드립니다.

 

3. 협업툴 사용 목적의 부재

 

'냉장고를 부탁해'라는 프로그램은 은 재료를 가지고 

고급 레스토랑에 나올법한 요리들을 만들어내어

큰 주목을 받았습니다.

많은 분이 프로그램을 보면서

'같은 재료로도 저렇게 다른 요리가 탄생할 수 있구나'라는 생각을 하셨을 텐데요.

 

이처럼 협업툴도 같은 재료로 다른 결과가 탄생할 수 있습니다.

협업툴이라는 재료가 회사와 업무 스타일이라는 레시피를 거치는 것인데요.

따라서, 같은 협업 도구를 사용하는 기업일지라도

A 회사는 업무 생산성을 향상한 반면

B 회사는 업무 처리에 도움이 안 된다며 사용을 중지하는 결과가 나올 수 있습니다.

 

 

따라서, 좋은 결과물을 만들기 위해서는

협업툴을 도입하기 전 여러 요소를 점검해보아야 합니다.

우선, 업무 효율성을 높이기 위해 개선해야 할 부분을 확인해봐야 합니다.

그리고, 개선할 부분에 맞춰 회사에 맞는 기능을 갖춘 도구를 몇 가지 추립니다.

그 이후에는 각 도구의 기능과 성격을 통해

우리 회사에서 가장 잘 활용할 수 있는 툴을 도입하는 것이 좋습니다.

 

예를 들어볼까요?

 

개선해야 할 문제점 :

1. 직원들이 메일함 용량 정리를 하는 데 주 1시간을 소비하고 있다.

2. 대용량 메일 송수신 시, 분할 압축과  메일 중복 전송에 10분 이상의 시간이 소요된다.

3. 종이 결재 서류의 관리를 위해 월 500,000원이 발생한다.

 

필요한 협업툴 기능 :

1. 무제한 용량 메일 

2. 대용량 파일 전송

3. 전자결재, 문서 관리 기능

 

활용 범위 확인 :

1. 포털 메일과 같이 누구나 쉽게 사용할 수 있어야 한다.

2. 개인 메신저 사용을 줄이기 위해 업무용 메신저 서비스를 제공하면 좋을 것 같다.

3. 비용 지출을 최소화하기 위하여 위 기능을 다 갖추면서 합리적인 솔루션이어야 한다.

 

위와 같이 문제점과 기능 등을 정의하면

우리 회사에 꼭 필요한 협업툴을 도입할 수 있으며,

다음에 개선 현황을 파악할 수 있기 때문에

도입과 성과 측정이 더욱 수월해집니다.


지금까지 협업툴 도입 후

업무 성과가 떨어지는 3가지 경우에 대해 알아보았는데요.

위 내용을 참고하셔서 기업에 꼭 맞는 협업툴을 도입하시길 바랍니다.

감사합니다.

 


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