본문 바로가기

기업메신저/커뮤니케이션 트렌드

일 잘하는 직장인의 커뮤니케이션 방법 3가지

안녕하세요. 메대리입니다.

최근 언택트 문화가 자리잡으면서 커뮤니케이션의 중요성이 더욱 커지고 있습니다.

직접 보면서 설명하는 것이 아닌 문자나 음성으로 소통하는 비율이 증가했기 때문인데요.

그래서, 오늘은 언택트 시대의 직장인에게 꼭 필요한

일 잘하는 직장인의 커뮤니케이션 방법 3가지에 대해 소개해드리겠습니다.


1. 핵심만 짧고 간결하게 보고한다.

 

직장에서 업무를 하다보면 복잡한 문제도 많고, 설명해야 할 내용도 많은데요.

하지만 A부터 Z까지 모든 것을 설명하는 것은 커뮤니케이션에 오히려 마이너스가 될 수 있습니다.

 

복잡한 내용을 한 번에 듣다보면,

듣는 사람이 이야기의 핵심을 파악하기 힘들기 때문입니다.

또한, 복잡한 내용을 이야기할 때

상대방은 '이해'보다 여러가지 요소에 대한 '의구심'을 가질 수도 있기 때문

보고를 할 때는 핵심만 짧고 간결하게 보고하는 것이 좋습니다.

 

그렇다면, 어떻게해야 짧고 간결하게 보고할 수 있을까요? 

 

우선 강조하고자하는 메시지를 먼저 찾아내는 것이 중요합니다.

내가 상사에게 말하고 싶은 것을 단어 하나 또는 문장 한 줄로 줄여보는 것입니다.

위와 같이 메시지를 간소화하는 과정에서 내가 말하고자하는 핵심 메시지를 정의할 수 있습니다.

 

핵심 메시지를 정의한 후에는

메시지의 전달력을 높이기 위하여 해당 메시지를 반복, 강조하는 것도 좋습니다.

그리고, 전체적인 내용의 강약을 조절하기 위해서

중요도가 낮음에도 너무 많은 비중을 차지하거나 반복되는 메시지가 있다면

과감하게 생략하는 것도 고려해봐야 합니다.


2. 결과를 우선 말한다.


박과장 : "신상품 제작 업체 정해졌나요?"

 

김대리 : "총 5개 업체에 문의해봤는데,

3개 업체에서 제작 가능하다고 연락이 왔습니다.

3개 업체 중에 1개 업체는 배송까지는 어려울 것 같다고 해서,

나머지 2개 업체에서 견적을 받아서 비교해본 결과

단가가 가장 저렴한 B업체와 계약하기로 했습니다."


 

위 대화를 확인해보면,

박과장이 궁금해하는 것은 '신상품 제작 업체 계약 결과'이지만,

김대리는 '신상품 제작 업체를 선정하기 위한 과정'을 이야기하는 것을 알 수 있습니다.

결국 박과장이 듣고 싶었던 것은 김대리의 이야기 중 20% 정도밖에 되지 않았고,

나머지 80%의 이야기는 꼭 말하지 않아도 되는 이야기였다는 것이죠.

 

위와 같이 '결과'이 아닌 '과정' 중심의 커뮤니케이션을 지속한다면,

불필요한 커뮤니케이션 시간이 늘어난다는 단점이 있습니다.

또한, 과정을 이야기하다보면 처음 받았던 질문의 핵심을 놓치는 경우가 많아져

커뮤니케이션 실수가 잦아지게 됩니다.

 

따라서, 불필요한 커뮤니케이션을 줄이고 더욱 명확한 커뮤니케이션을 위해서는

결과를 먼저 말한 뒤 추가적인 질문에 대답하는 것이 좋습니다.

 

 


3. 명확하게 이야기한다.


박과장 : "이번 달 신상품 매출 성과는 어떤가요?"

 

김사원 : "음... 한 10~15%쯤 향상될 것 같으니, 아마 꽤 괜찮지 않을까 싶습니다."

이사원 : "전월대비 약 10~15% 향상될 것으로 보입니다."


여러분들은 두 메시지 중 어떤 메시지에 더 신뢰가 가시나요?

같은 내용이지만, 이사원의 메시지에 더 신뢰가 간다고 느끼셨을텐데요.

그 이유는 이사원의 메시지가 더욱 '명확'했기 때문입니다.

 

그렇다면, 김사원의 이야기는 왜 신뢰를 주기 어려웠을까요?

김사원의 메시지에는 "꽤", "~하지 않을까 싶습니다."와 같은 명확하지 않은 표현이 들어있는데요.

이는 듣는 사람에게 신뢰감과 확신을 주기 어렵습니다.

 

우선, '상당히', '꽤'와 같은 표현은 정확한 수치나 범위가 정해져있는 것이 아니기 때문에

개개인마다 생각하는 수치가 달라지게 됩니다.

박과장은 매출 10% 상승이 프로젝트 성공이라고 생각하는 반면,

김과장은 20% 상승이 성공이라고 생각하는 생각의 불일치가 발생하는 것이죠. 

 

또한, "~할 것 같습니다.", "~일지도 모르겠습니다.", "~일 수도 있습니다."와 같은 불명확한 표현은

자신감이 없어보이고, 신뢰와 확신을 심어주기 어렵다는 단점이 있습니다.

 

그래서 위와 같은 생각의 불일치를 줄이고,

메시지의 신뢰도를 높이기 위해서는 명확하게 이야기를 하는 것이 중요한데요.

명확하게 이야기를 전달하기 위해서는

우리가 무의식적으로 사용하는 "꽤", "상당히", "~할 것 같습니다."와 같은 애매한 표현을 최소화하는 것이 좋습니다.

 

또한, 아직 결과가 나오지 않은 내용이라도

'전년보다 좋을 것 같습니다.'라는 애매모한 표현을 담은 메시지보다는

'전년대비 약 5% 상승할 것으로 보입니다.' 등의 메시지로 바꾸어 표현한다면

커뮤니케이션의 정확도와 신뢰도를 높일 수 있습니다.

 


지금까지 일 잘하는 직장인의 커뮤니케이션 방법 3가지를 알려드렸는데요.

그동안 커뮤니케이션에 답답함을 느끼신 직장인 분들이라면,

위 3가지를 먼저 적용시켜 보시길 바랍니다. :) 

그럼, 메대리는 다음에 더 유용한 정보로 다시 찾아오겠습니다.

감사합니다.


메일플러그 문의하기