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기업메일/기업메일 정보

무료 이메일에서 기업메일로 전환이 필요한 4가지 순간

 

안녕하세요. 메대리입니다.

 

여러분은 업무용 이메일을

  어떻게 이용하고 계시나요?

 

포털사이트 등에서 제공하는

무료 이메일을 사용하는 경우가 있으실 텐데요.

 

하지만 비즈니스가 성장할수록 기업메일의 필요성은 커집니다.

 

그래서 오늘은 무료 전자메일에서

기업메일로 전환이

필요한 순간에 대해 말씀드리겠습니다.

 


1. 데이터 관리의 필요성 증가 

 

첫 번째는 바로 데이터 관리가 필요해질 때입니다.

 

대표적으로 퇴사자가 발생하는 경우인데요.

사업 운영 기간이 길어질수록

퇴사하는 직원들 또한 발생하게 됩니다.

 

이때 개인 계정으로 포털 메일을 사용하던 상황이라면,

해당 직원이 계정에 접근할 수 없도록

막을 수 있는 방법이 없는데요.

 

또한 중요한 과거 데이터를 보관하고 있는 경우,

퇴사자에게 별도로 자료를

요청해야 하는 번거로움이 발생합니다.

 

 

 

이때 기업메일을 사용하면,

데이터를 체계적으로 관리할 수 있습니다.

 

기업메일은 계정 생성과 사용 중지를

관리자 기능에서 설정할 수 있는데요.

 

그렇기 때문에 퇴사한 직원이 발생한 경우,

해당 계정을 중지시켜 메일 데이터에 

접근할 수 없도록 관리할 수 있습니다.

 

업무 내용이 외부로 유출되는 사고를 미리 막을 수 있겠죠?

 

 

 

또한, 아카이빙 기능을 함께 활용하면

정보를 더욱 체계적으로 관리할 수 있는데요.

 

아카이빙이란, 메일 데이터를 별도 서버에 보관하는 기능입니다.

 

원본 그대로 유지되어 위변조 및 삭제가

불가능하기 때문에

안전하게 저장하실 수 있는데요.

 

 

 

퇴사한 직원의 메일함을 복구할 수 있고,

특정 사용자의 이메일을

백업받을 수도 있는데요.

 

과거 전자메일 내용을

퇴사자에게 별도 요청하지 않아도 되고,

업무 인수인계를 진행할 때도 유용하게 활용할 수 있습니다.

 

회사용 웹메일 솔루션을 도입할 때,

아카이빙 제공 여부와 복구/백업 등

기능을 확인해보시면 더욱 좋겠죠?

 


2. 외부 커뮤니케이션 증가 

 

두 번째, 외부 이메일 커뮤니케이션이 증가할 때입니다.

 

내부뿐만 아니라 거래처나 고객 상담 등

웹메일 커뮤니케이션늘어날 수 있는데요.

 

 

 

이때 무료 포털메일을 사용하면,

@naver.com, @hanmail.net과 같이

주소에 포털 명이 포함됩니다.

  

반면 기업메일 서비스는 원하는 형태의

도메인을 구입하여

@회사명. co.kr과 같이 메일 주소에 사용할 수 있습니다.

 

그렇기 때문에 포털명이 포함된 주소보다

신뢰감과 전문적인 이미지

심어줄 수 있습니다.

 

외부 관계자와 소통하는 만큼

긍정적인 이미지를 전달하는 것이 좋겠죠?

 

 

 

또한, 웹메일과 연동되는 추가 협업 기능을 도입하여

편리하게 업무를 진행할 수 있습니다.

 

외부 커뮤니케이션이 늘어나는 만큼

다양한 기능을 함께 사용하면,

효율적으로 업무를 처리할 수 있기 때문입니다.

 

 

 

가장 대표적으로 업무용 메신저가 있습니다.

 

메신저와 웹메일을 연동하여

실시간 알림을 받을 수 있다면,

내/외부 커뮤니케이션 내용을 동시에 확인할 수 있는데요.

 

커뮤니케이션 내용을 빠짐없이

실시간으로 확인한다면,

신속하게 일을 처리할 수 있겠죠?

 

 

 

이외에도 웹하드와 연동하여 문서를 바로 이메일에 첨부하거나

수신한 파일을 바로 웹하드에 저장하여,

팀원들과 공유할 수도 있는데요.

 

이처럼 기업메일 서비스는 무료 웹메일보다

다양한 협업 기능을 활용할 수 있습니다. 

 


3. 보안 강화가 필요한 경우 

 

세 번째, 보안 강화가 필요해질 때인데요.

 

회사메일은 민감한 고객 정보나

사내 기밀 정보를 주고받기 때문에

보안이 중요한 요소입니다.

 

 

 

최근 유명 포털메일을 사칭한

스팸메일이 증가하고 있는데요.

 

고객센터를 사칭하여

비정상한 로그인 경고 등으로

유인하여 정보를 탈취하는 수법입니다.

 

이처럼 무료 웹메일의 경우,

스팸에 취약할 수 있는데요.

 

기업메일은 스팸 필터링 등

보다 전문적인 보안 시스템을 제공합니다.

 

또한, 다양한 보안 옵션을 설정할 수 있어

안전하게 관리할 수 있는데요.

 

GS 1등급 등 국가 공인 보안 인증을

취득한 서비스를 선택한다면,

더욱 안심하고 사용하실 수 있겠죠?

 

 

 

스팸메일뿐만 아니라 로그인 보안 또한 중요해지고 있는데요.

 

최근 SK인포섹 발표에 따르면

재택근무가 활발하게 도입된

2020년 1분기 사이버 공격이 170만 건 기록했다고 합니다.

전년대비 21% 증가한 수치입니다.

 

이처럼 회사들의 보안이 약해지는 최근

사이버 공격이 증가하고 있는데요.

그중 전자메일 계정 탈취 또한 발생하고 있습니다.

 

이처럼 재택근무나 원격근무 등을 도입한 회사라면,

계정 보안의 필요성을 느끼셨을 텐데요.

 

기업메일은 동시/다중 로그인 제한, 비밀번호 정책 설정 등

다양한 로그인 보안을 제공하기 때문에

일반 무료 메일보다 안전하게 계정을 보호할 수 있습니다.

 


4. 용량 관리가 필요한 경 

 

마지막은 용량이 부족한 경우입니다.

 

업무용 웹메일은 개인용보다

사용량이 많은 것이 특징입니다.

 

또한, 첨부파일을 자주 주고받기 때문에

이메일 용량 또한 많이 필요합니다.

 

무료 이메일을 업무용으로 사용하시다 보면,

저장 용량이 부족한 경우가 많으실 텐데요.

 

 서비스에 따라 차이가 있지만,

무료 포털메일은 보통 5~15GB로

기본 용량이 제한되어 있습니다.

 

 

 

반면 기업메일 서비스는

저장공간을 추가로 구입할 수 있거나

업무 환경에 특화된

무제한 용량 메일을 제공하는데요.

 

무제한 이메일은

용량 제한이나 보관기간 걱정 없이

사용할 수 있습니다.

 

무료 이메일의

부족한 용량으로 고민하고 있다면,

꼭 전문적인 웹메일 서비스를 도입해야겠죠?

 

 


 

오늘은 무료 이메일에서 기업메일로 전환이 필요한 경우

이유에 대해 말씀드렸는데요.

 

많은 도움이 되셨나요?

 

 

저희 메일플러그에서는

기업용 메일 솔루션을 서비스하고 있는데요.

 

무제한 용량 메일을

계정당 1,800원에 도입하실 수 있습니다.

 

또한, 업무에 특화된 전자결재, 웹하드, 메신저를

계정 당 200원에 도입하실 수 있는데요.

 

체계적인 데이터 관리가 가능한

아카이빙도 제공하고 있습니다.

 

메일플러그 서비스에 대해 자세히 알아보고 싶으시다면,

아래 링크를 통해 확인하실 수 있습니다.

 

그럼 메대리는 더 좋은 정보로 돌아오겠습니다. 감사합니다!

 

 

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