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기업메신저/커뮤니케이션 트렌드

협업툴보다 이메일을 사용하는 기업이 많은 이유

안녕하세요. 메대리입니다.

벌써 2020년 하반기가 시작되었습니다.

상반기 코로나로 인해 많은 기업에서 커뮤니케이션 도구를 도입했습니다.

이 때 많은 기업에서 메일과 협업툴 중 어떤 것을 도입해야할지 고민하셨을거라고 생각합니다.

특히, 이메일은 기업의 생산성을 낮춘다는 이야기까지 있어 "이메일을 계속 써야하나?"라는 고민에 빠지셨을텐데요.

오늘은 메대리가 이런 고민에 대해 자세히 답변해드리도록 하겠습니다.


- 누구나 이메일을 사용한다.

이메일은 우리 생활에 깊이 자리 잡고 있습니다.

메일 주소가 없는 사람이 거의 없을 정도인데요.

 

이메일은 메일 주소와 인터넷만 있다면 언제 어디서나 커뮤니케이션할 수 있습니다.

즉, 모든 사람과 자유롭게 커뮤니케이션을 할 수 있다는 것입니다.

 

하지만, 협업툴은 동일한 서비스 사용자가 아니라면 커뮤니케이션이 자유롭지 않습니다.

해당 툴 안에 등록된 사용자들과 커뮤니케이션이 이루어지는 방식이기 때문입니다.

외부 사용자 초대 기능이 있긴 하지만,

많은 사람들이 우리 회사와 소통하기 위해서 협업툴을 설치하는 것은 기대하긴 힘듭니다.

 

이처럼 커뮤니케이션이 가능한 범위 자체가 다르기 때문에

아직 많은 기업에서는 이메일을 가장 기본적인 커뮤니케이션으로 사용하고 있습니다.


- 일대다 커뮤니케이션의 절대 강자

업무를 하다 보면, 

협력사나 고객에게 일괄적으로 메시지를 전달해야 하는 일이 빈번하게 발생하는데요.

 

협업툴로 위와 같은 일대다 커뮤니케이션을 진행할 때 세 가지 문제점이 발생합니다.

  • 모든 사람을 외부 사용자로 초대해야 한다.

  • 일괄 메시지 전달 시, 참여자 목록이 노출된다.

  • 개별 메시지 전달 시, 일일이 이슈를 생성하고 메시지를 입력해야 한다.

하지만, 이메일을 사용하면 몇 백 명에게 한 번에 메시지를 전달할 수 있고,

개별 발송 기능을 사용하여 받는 사람 목록이 노출되지 않도록 설정할 수 있습니다.

 


- 공백없는 퇴사자 업무 인수인계

퇴사와 이직이 잦은 요즘 기업에게 퇴사자 업무 인수인계는 매우 중요한 일입니다.

누락된 파일이나 메시지 하나 때문에 업무에 혼선이 생기는 경우가 많기 때문입니다.

특히, 외부 커뮤니케이션을 진행할 때

담당자의 퇴사, 이직 여부를 알기 힘들어 커뮤니케이션에 어려움을 겪을 확률이 높은데요.

그 대상이 고객사라면 문제는 더욱 커질 수도 있습니다.

고객사 입장에서는 담당자 변경도 탐탁치 않은데

인수인계까지 제대로 되지 않았다면 불만이 커질 수 밖에 없기 때문입니다.

 

이런 문제는 협업툴을 사용할 때 더 많이 발생할 수 있습니다.

협업툴에서는 퇴사자 계정 삭제 시,

모든 내용을 100% 후임자에게 전달하기 어렵기 때문인데요.

메신저형 협업툴에서 퇴사자 계정은 비활성화 처리 되는 경우가 대부분이며,

비활성화 처리 이후 계정에 접근이 어렵습니다.

때문에, 개인만 확인할 수 있는 일대일 이슈와 파일 등을 모두 확인할 수 없게 됩니다.

 

이메일을 사용하면 위와 같은 문제를 쉽게 해결할 수 있는데요.

퇴사자 메일 데이터를 후임자에게 모두 이전할 수 있기 때문입니다.

또한, 아웃룩에서 여러 계정을 연결하여

퇴사자와 후임자의 메일 데이터를 한 곳에서 확인할 수 있습니다.

 

이 외에도 비용 절감, 고객 신뢰도 상승 등의 이유로

많은 기업에서는 이메일을 가장 기본적인 커뮤니케이션 툴로 사용하고 있습니다.


하지만, 이메일만 사용하는 것은 생산성을 낮출 수 있다.

 

하지만, 모든 커뮤니케이션을 이메일로 사용할 경우

분명히 '생산성'은 낮아질 수 밖에 없습니다.

이메일은 작성부터 보내기, 받기 과정까지의 시간이 협업툴보다 더욱 오래 걸리기 때문입니다.

실시간으로 빠른 의사결정이 필요한 사항이나

내부 커뮤니케이션용으로 이메일을 사용하는 것은 기업의 생산성을 저하시킬 수 있습니다.

 

이메일 커뮤니케이션의 예시

 

때문에 각 커뮤니케이션 도구를 적절하게 사용하는 것이 매우 중요합니다.

외부 고객사와 계약 내용을 주고 받을 땐 이메일로 격식을 갖춰 소통하고,

사내 프로젝트에서 실시간 소통을 해야하는 경우에는 협업툴로 소통을 진행하는 것이 적절합니다.

즉, 메일과 협업툴을 모두 도입하여 커뮤니케이션 대상과 상황에 따라 알맞게 사용하는 것인데요.

 

협업툴 커뮤니케이션의 예시

하지만, 각각 도입하는 경우 시간과 비용이 더 많이 소요되기 때문에

한 번에 도입하여 시간과 비용을 절약하는 것을 추천하고 있습니다.

대표적으로 협업툴과 이메일을 도입할 수 있는 업체는

메일플러그, 라인웍스, 구글 G suite 등이 있습니다.

 

 

위와 같은 업체에서 이메일과 협업툴을 함께 도입하면

보다 합리적인 금액으로 사내 커뮤니케이션 툴을 사용할 수 있습니다.

 

* 업체별 상품 상세 내용은 아래 링크를 통해 확인해주세요.

- 메일플러그

- 구글 G Suite

- 라인웍스

 


지금까지 협업툴과 이메일의 차이점을 확인해보았습니다.

많은 도움이 되셨나요?

그럼 다음에 더 좋은 정보로 인사드리겠습니다.

감사합니다. :) 

 


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