본문 바로가기

기업메일/기업메일 정보

업무용 이메일, 체계적인 데이터 관리가 필요한 이유

 

안녕하세요. 메대리입니다.

여러분은 어떻게 사내 데이터를 보관하고 계신가요?

 

전 세계 18개국을 대상으로 조사한 글로벌 데이터 보호 인덱스 보고서에 의하면,

기업은 1년 평균 100만 달러 규모의 데이터 손실을 경험한다고 하는데요.

 

 

 

이러한 피해를 방지하기 위해 많은 분들이

사내 정보 보관과 관리에 대해 많은 고민을 하고 계실 것 같습니다.

 

그래서 오늘은 다양한 사내 정보 중에서도

업무용 이메일의 중요성과 관리 방법에 대해 말씀드리려고 합니다.

 

 


1. 업무용 이메일 데이터가 중요한 이유

 

 

업무용 이메일 데이터 관리가 필수인 이유는 기업의 중요 자료를 보존하기 위해서입니다.

 

업무용 메일은 새로운 사업 진행을 위한 브레인스토밍 과정이나 의사결정 등

핵심 커뮤니케이션의 내용을 담고 있기 때문에 기업의 자산 중 하나입니다.

 

그뿐만 아니라 각종 자료나 이미지 등이 포함되기 때문에

정보를 관리하고, 보존하는 과정이 꼭 필요한데요.

 

 

 

이렇게 보관된 자료는 업무 진행 상황을 확인하거나 인수인계 자료로 활용할 수 있습니다.

 

또한, 이후 유사한 업무를 진행할 때

커뮤니케이션 프로세스를 참고하는데 활용될 수 있습니다.

 

이처럼 회사메일은 정보 보호뿐만 아니라 업무 효율성 측면에서 기업에게 중요한 자료입니다.

 

 


2. 업무용 이메일 데이터 관리 방법

 

 

앞서 살펴본 바와 같이 기업에게 중요한 사내메일은

하드웨어의 결함이나 사이버 공격, 실수로 인한 삭제

다양한 이유로 유실될 가능성이 존재합니다.

 

이러한 유실 피해 방지를 위해 업무용 이메일 데이터 관리는 꼭 필요한데요.

 

대표적인 방법은 메일 백업과 아카이빙 도입이 있습니다.

지금부터 두 가지 기능의 차이점과 장단점에 대해서 자세히 말씀드리겠습니다.

 

 


1) 메일 백업

 

 

대부분의 기업메일 서비스에서 제공되는 백업 기능은

웹메일 데이터를  eml 등 외부 파일 형태로 다운로드하는 방식으로 진행됩니다..

 

메일함 혹은 기간을 선택하여 저장하는 방식으로 진행되는 경우가 많은데요.

 

웹메일 시스템이 아닌 외부 공간에 정보를 별도로 저장할 수 있다는 장점이 있지만,

백업 기간이 늘어날수록 파일 관리가 어렵다는 단점이 있습니다.

 

 

 

또한, 백업 파일을 보관하기 위한 넉넉한 저장 용량이 확보되어야 하는데요.

만약 저장 공간에 결함이 발생할 경우, 백업 파일 또한 유실될 가능성이 있습니다.

 

이러한 특징 때문에 백업은 기업메일 서비스를 이전하는 경우와 같이

단기적인 데이터 보관 시 사용하시는 것이 적합합니다.

 

 


2) 메일 아카이빙

 

 

반면 아카이빙은 메일 정보를 별도 서버에 최대 5년간 보관하는 기능입니다.

다운로드 등 별도 작업 없이 모든 계정의 이메일을 저장하는 것이 특징입니다.

 

또한, 아카이빙에 저장된 정보는 원본 그대로 유지되어

위ㆍ변조 및 삭제가 불가능하여 안전하게 정보를 보호하실 수 있습니다.

 

 

 

아카이빙은 보관뿐만 아니라 다양한 기능을 이용하실 수 있는데요.

 

먼저 복구 기능입니다.

실수로 삭제되었거나 퇴사한 직원의 이메일을 실시간으로 복구할 수 있는데요.

 

 

 

원하는 이메일을 단일로 선택하여 복구를 진행할 수 있어

필요에 따라 데이터를 간편하게 불러오실 수 있습니다.

 

 

 

또한, 모니터링 기능을 사용하실 수 있는데요.

모든 계정을 대상으로 제목 및 본문 등 다양한 조건으로 검색하거나

사용량 통계 등의 모니터링 기능을 이용하실 수 있습니다.

 

 

 

이처럼 아카이빙은 사내 메일 정보를

보관할 뿐만 아니라 체계적으로 관리할 수 있는 기능입니다.

 

 

 


 

 

 

오늘은 메일 데이터의 중요성과 관리 방법에 대해 말씀드렸는데요.

도움이 많이 되셨나요?

 

저희 메일플러그에서는 메일 백업과 아카이빙을 모두 제공하고 있습니다. 

특히 아카이빙은 사용자별 권한을 설정할 수 있어 더욱 체계적으로 사용하실 수 있는데요.

 

아카이빙에 대한 자세한 기능을 확인하시려면, 아래 링크를 확인해보시길 바랍니다.

 

그럼 메대리는 더 유익한 소식으로 돌아오겠습니다! 감사합니다.

 

▶ 메일플러그 아카이빙 서비스 둘러보기 

 


메일플러그 문의하기