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기업메일/기업메일 정보

업무 생산성을 높이는 그룹웨어 사용 방법

안녕하세요 메대리입니다.

어느덧 3월입니다. 3월 하면 찾아오는 직장인들의 적! 춘곤증!

틈틈이 스트레칭도 하시고 비타민도 섭취하시면서 잠을 이기시길 바랍니다!

 

 

 

 

여러분들은 스마트워크 전성시대를 체감하고 계신가요?

혹은 스마트워크가 무엇인지 아직 모르고 계신가요?

오늘은 스마트워크 전성시대에 발맞춰 그룹웨어를 사용하여 업무 생산성을 높이는 방법에 대해 소개해드리려고 합니다.

 

 

스마트워크란?

IT를 이용해 시간과 장소에 제한 없이 업무를 볼 수 있는 유연한 근무환경

-한국정보화진흥원-

 

즉, 허례허식을 줄여 효율적이고 창의적으로 업무를 수행할 수 있는 환경을 일컫는 말입니다.

 

예를 들어, 스마트폰과 태블릿PC를 이용해 사내 업무를 확인할 수 있으며,

모바일 메신저를 이용해 언제 어디서나 수시로 직장 동료들과 아이디어를 나눌 수 있습니다.

따라서 유연한 근무 환경을 통해 직원들의 창의적 사고를 돕고,

업무 과정에서 발생하는 비생산적인 요소를 줄일 수 있는 장점이 있죠.

 

 

 

현재 많은 기업들이 스마트워크를 시행 중이며, 전국에 130여 개의 스마트워크 센터를 운영하고 있습니다.

따라서, 통신망 기반의 메신저, 전자결재, 웹하드 등의 그룹웨어 사용이 기하급수적으로 증가하고 있습니다.

 

한국IDC에 따르면, 협업 솔루션 시장이 연평균 24.5%씩 성장해 2019년에는 1075억 규모에 이르렀다고 말했는데요.

그 이유는 그룹웨어 도입이 생산성과 편의성을 증대시키기 때문입니다.

이를 통해 업무 효율성까지 개선되어 개인 생활과 삶의 질 향상에도 큰 도움을 주고 있죠.

 

 

 

 

앞으로도 더 많은 기업에서 그룹웨어를 사용하고, 스마트워크 센터 구축 지원 및 설립이 될 예정이라고 합니다.

따라서, 그룹웨어를 도입하기 전에 우리 회사에 생산성과 효율성을 가져다주는 기능은

무엇인지 꼼꼼히 분석해보는 것이 필수적이겠죠?

 

그럼 지금부터 많은 기업들이 사용하고 있는 그룹웨어의 대표적인 기능 3가지를 소개해드리겠습니다.

 


1.    전자결재

 

 

전자결재란 종이 서류 대신 전산망을 이용하여 문서의 승인 등을 처리하는 시스템을 말합니다.

전자결재 사용 시 크게 두 가지의 장점을 통해 업무 생산성을 높일 수 있는데요.

 

첫 번째, 종이 서류를 직접 들고 찾아가 결재에 필요한 시간을 절약할 수 있습니다.

모바일 환경에서 클릭 한 번으로 빠르게 기안서를 작성할 수 있고,

클릭 한 번으로 승인과 반려를 할 수 있기 때문입니다.

 

두 번째, 정보관리를 효율적으로 할 수 있습니다.

최신 문서부터 오래된 문서까지, 문서의 보존 연한을 설정하여 효율적인 정보관리가 가능합니다.

따라서, 오래된 정보들을 참고하고 싶을 때 편리하게 확인하여 업무를 수행할 수 있겠죠?

 

 

 

 

 

메일플러그에서는 전자결재 기능을 통해 휴가 신청서, 품의서 등 20여 종의 다양한 문서 제공과  

무제한 결재 건수 등을 제공하며 효율성을 증대시키고 있습니다.

 

 

 

특히, 결재 진행 상태를 실시간으로 한 눈에 확인할 수 있어 보다 투명하고 공정한 결재가 가능합니다.

공적인 업무를 수행하는 기업일수록 필수적으로 사용해야겠죠?

 


 2.    메신저

 

 

 

메신저란 인터넷에서 실시간으로 메시지와 데이터를 주고받을 수 있는 소프트웨어를 말합니다.

사생활 보호 중요성 증가와 워라밸의 문화 확산으로 개인용 메신저 사용이 감소하고

기업용 메신저의 사용이 증가하고 있습니다.

 

PC와 모바일 연동을 통해 언제 어디서나 팀원들과 소통할 수 있다는 점이 큰 장점인데요.

실시간 커뮤니케이션을 통해 업무에 차질이 발생하지 않도록 도움을 주는 기능이라고 할 수 있습니다.

 

 

 

 

메일플러그에서는 메신저 기능을 통해 빠른 피드백과 파일 공유가 가능하도록 제공하고 있습니다.

또한, 사내 메신저라고 할지라도 외부 직원을 초대할 수 있어 효율적인 커뮤니케이션이 가능하죠.

 

 

 

특히, 포스트 기능을 통해 별도의 문서 작성 툴 없이 간단한 문서를 작성할 수 있어,

보다 업무에 대한 이해도를 증가시키는데 유용하게 쓰일 수 있습니다.

또한, 협업의 흐름을 방해하지 않겠죠?

 


3.    웹하드

 

 

 

웹하드란 일정한 용량의 저장 공간을 이용하여 파일을 저장, 열람 그리고 공유할 수 있는 인터넷 파일 관리 서비스를 말합니다.

업무를 수행하다 보면 관련 문서나 고객정보 등이 담긴 다양한 파일을 주고받으실 텐데요.

이때, 웹하드를 통해 편리하게 보관, 공유가 가능하며 백업기능을 통해 데이터 손실을 방지할 수 있습니다.

 

 

 

 

 

메일플러그에서는 웹하드를 통해 파일을 안전하게 저장할 수 있도록 제공하고 있는데요.

메일과 연동이 가능하여 메일에 첨부된 파일을 웹하드에 저장할 수 있습니다.

그리고 공유 드라이브 기능으로 팀원들과 파일을 공유할 수 있어 편리하게 이용할 수 있죠.

 

 

 

특히, 사용자 별로 용량을 할당할 수 있어 유연하게 업무관리를 할 수 있습니다.  

또한, 권한 설정이 가능하여 데이터 및 파일 보안이 중요한 기업에서는 안전하게 파일 공유와 관리가 가능하겠죠?

 


 지금까지 메대리와 함께 그룹웨어의 중요성과 기능에 대해 알아보았는데요.

 

저희 메일플러그에서는 스마트워크에 필요한 3가지 기능을 모두 제공하고 있습니다.

한 계정당 각 기능을 단돈 200원에 사용하실 수 있습니다.

또한, 필요한 기능만 선택하여 사용하실 수 있어 합리적인 비용 지출이 가능하죠.

 

추가적으로, 빠르고 정확한 이해를 돕기 위해 타사와의 가격 비교를 해드리겠습니다.

 

 

많은 도움 되셨나요?

스마트한 시대에 그룹웨어 도입으로 스마트하게 업무 수행하시길 바라겠습니다.

메일플러그의 그룹웨어 서비스는 홈페이지에 더욱더 자세히 나와 있으니 참고하시길 바랍니다.

 

▶  메일플러그 서비스 둘러보기