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기업메일/기능 활용팁

우리 회사 주소록 스마트하게 활용하는 방법

친절한 메대리 2020. 2. 19. 14:04

안녕하세요. 메대리입니다.

한 주 동안 잘 지내셨나요? 아직 코로나19 바이러스가 한창인데요. 건강 유의하시길 바랍니다.

오늘은 메일플러그 기업메일의 무료기능 중 하나인 주소록에 대해 소개해드리려고 합니다.

 

 

왜 회사에서 주소록이 필요할까?”

회사에서 주소록은 반드시 필요한 기능입니다.

업무를 수행할 때 협업이 중요한 만큼 사내 연락망과 거래처 연락망을 통해

커뮤니케이션이 활발하게 이루어지게 하고 이를 통해 효율성과 생산성을 높일 수 있기 때문입니다.

 

 

 

 

하지만 여러분들은 아직도 사내 연락처나 거래처 연락처를 개인 휴대폰에만 저장하고 계신가요?

혹은, 엑셀 파일로 따로 보관하고 계신가요?

 

이러한 경우, 보안 문제나 데이터 손실의 위험도가 매우 높고

데이터 복구가 되지 않는 불상사가 발생할 수도 있습니다.

또한, 별도로 보관하기 때문에 연락처를 찾는 데 오랜 시간이 걸리기도 합니다.

 

 

 

저희 메일플러그는 주소록 기능을 통하여 안전하고 효율적인 연락처 관리를 할 수 있도록 서비스를 제공하고 있는데요.

그럼 지금부터 메대리와 함께 주소록의 다재다능한 기능과 활용법 알아보도록 하겠습니다.

 


1.   주소록으로 우리 회사 조직도 편리하게 관리 가능

 

 

첫 번째로는, 주소록을 사내 조직도에 연동하여 관리 할 수 있는 조직도 관리 기을 소개해드리겠습니다.

 

주소록에는 휴대폰 번호뿐만 아니라 사내 직원의 소속, 직급을 함께 입력할 수 있습니다.

따라서, 주소록에 관련 정보를 입력해 놓으면 조직도에서 소속 변경, 삭제, 복사가 한 번에 가능합니다.

이를 통해 효율적인 인적 자원 관리를 기대할 수 있습니다.

 

 

 

▶ 조직도 사용하는 방법

 

1) 알고 싶은 직원 정보 확인하기

 

① [관리자메뉴 - 조직도]를 클릭합니다.

② [검색]란에 이름, 아이디, 직급, 휴대폰번호 정보 중 한가지를 입력합니다.

③ 소속된 직원의 정보를 확인할 수 있습니다.

 

 

2) 직원의 소속 변경하기

  - 마케팅 1파트에 소속되어 있는 이눅스 직원이 마케팅 3파트로 소속을 옮긴 경우

 

① [이동]탭을 클릭하여 변경된 소속팀명을 클릭한 후 확인을 누릅니다.

 [사용자 화면]에서 소속이 변경된 것을 확인할 수 있습니다.

3) 직원이 겸직을 할 경우 소속 복사하기

  - 마케팅1파트에 소속되어 있는 이눅스 직원이 영업팀 업무까지 겸직할 경우

 

① [복사]탭을 클릭하여 복사할 소속팀명을 클릭한 후 확인을 누릅니다.

[사용자화면]에서 겸직이 추가됨을 확인할 수 있습니다.

 

4) 직원을 해당 소속에서 삭제하기

 

① [소속제거]탭을 클릭합니다.

[사용자화면]에서 소속없음으로 설정되어 있는 것을 확인할 수 있습니다.


2.   입력 한 번으로 빠르게 문의 사항 전달 가능

 

 

두 번째로는, 주소록을 통해 메일과 SMS 연동이 가능한 기능을 소개해드리겠습니다.

 

주소록은 메일, SMS와 연동이 되어 있기 때문에 주소록에 메일 주소와

휴대폰 번호를 등록해 놓으면 문의 사항을 쉽고 빠르게 발송할 수 있습니다.

일일이 메일 주소나 번호를 검색하지 않아도 된다는 점에서 효율적인 시간 관리가 가능하다는 것이 큰 장점으로 볼 수 있습니다.

 

 

 

▶ 주소록을 통해 메일과 SMS를 간편하게 보내는 방법

 

STEP 1. 메일/SMS을 보낼 이름을 입력 후, [체크박스]를 클릭합니다.

 

STEP 2. [메일 보내기 or SMS 보내기] 탭을 클릭합니다.

 

STEP 3-1. [메일 보내기] 클릭 시, 받는 사람 메일이 자동 입력됩니다.

STEP 3-2. [SMS 보내기] 클릭 시, 휴대폰 번호가 자동 입력됩니다.

 

 


3.   1,000개 주소록 한 번에 등록 가능

 

세 번째로는, CSV 파일을 통해 최대 1,000개까지 한 번에 주소록 정보를 등록하는 기능을 소개해드리겠습니다.

 

즉, 기존에 연락처를 파일로 보관하고 계신 분들은 주소록으로 입력할 때,

일일이 입력할 필요 없이 한 번에 업로드가 가능하다는 점입니다.

 

또한, 중복 연락처 제외하기 기능을 통해서 업로드 시 혼란을 방지할 수 있습니다.

반대로, 주소록에 등록된 연락처를 CSV 파일로 변환해 외부로 내보내기도 가능하여 별도로 보관이 가능합니다.

 

 

 

▶ 주소록 일괄 등록하는 방법

 

STEP 1. [주소록 – 주소록 가져오기]를 클릭합니다.

 

STEP 2. [파일선택]을 클릭하여 CSV 파일을 업로드 한 뒤, [가져오기]를 클릭합니다.

STEP 3. [개인 주소록] 탭에서 가져온 주소록 정보를 확인할 수 있습니다.

이 밖에도 특정 주소 즐겨찾기, 그룹별 관리 등 다재다능한 기능을 제공하고 있습니다.

지금까지 메대리와 함께 주소록의 기능과 활용법에 대해서 알아봤는데요!

배운 것을 바탕으로 스마트하게 활용하셔서 효율적인 업무 수행하시길 바랍니다!

 

 

 

현재 메일플러그 기업메일을 활용하시면 이러한 주소록 기능을 무료로 사용할 수 있습니다.

주소록 외의 더 많은 무료 기능들은 하단의 메일플러그 홈페이지 링크를 통해 확인하실 수 있습니다.

 

 

▶  메일플러그 기능 둘러보기

 

 

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