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메대리's DIARY

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기업메일/기능 활용팁

비즈니스 이메일 센스 있게 작성하는 법

친절한 메대리 2020. 1. 30. 10:17

안녕하세요. 메대리입니다.

벌써 1월의 끝자락을 맞이했는데요. 새해에 세웠던 계획들 1월에는 이루셨나요?

아직 이루지 못하셨더라도 끝까지 포기하지 않으시기를 메대리가 응원하겠습니다. 😊

 

여러분들은 회사 생활하시면서 가장 많이 사용하시는 의사소통 수단이 무엇인가요?

메신저나 전화도 많이 이용하시지만 단연코, 이메일이지 않을까 생각합니다.

 

 

하지만 다 격식을 갖춰야 하는 비즈니스용 이메일을 작성하기는 쉬운 일이 아닐 텐데요.

이메일을 통해 첫인상이 결정되는 것은 물론, 업무의 효율성 증대를 가져올 수 있기 때문입니다.

 

가장 많이 사용하지만 가장 어려운 비즈니스 이메일 작성법! 메대리가 지금 바로 알려드리겠습니다.

 


1.    받는 사람을 명확하게 구분하기

 

첫 번째로는 수신자의 업무 연관성에 따라 이메일 주소를 입력하는 방법인

참조와 숨은 참조 기능을 소개해드리려고 합니다.

 

 

참조는 수신자보다 해당 업무에 대한 직접적인 연관성은 적으나

업무의 방향성에 대해서는 알아야 할 사람을 지정할 때 사용하는 기능을 말합니다.

예를 들어, 하급자의 업무를 파악하고 있어야 하는 상급자의 경우 중요한 업무 메일을 주고 받을 때

상급자를 참조에 포함하면 업무의 효율성을 높일 수 있을 것입니다.

 

숨은 참조는 참조와 같이 사람을 지정하여 입력하지만,

수신자에게 참조인을 숨기고 싶을 때 사용하는 기능을 말합니다.

주로 보안이 유지되어야 할 때 사용하시는 것을 추천해 드립니다.

이름과 메일 주소가 노출되지 않기 때문에 개인정보를 보호하실 수 있습니다.  

 

 

사용 방법

 

STEP 1. 받는 사람 우측의 [화살표]를 클릭합니다.

STEP 2. [참조/숨은 참조] 칸에 이메일을 입력합니다.


2.    중요한 메일은 추가 검토 후 발송하기

 

두 번째로는 기본 메일을 넘어 보안 기능이 강화된 메일인 암호메일과 승인메일을 소개해드리겠습니다.

 

 

암호메일은 비밀번호를 입력해야만 메일을 열람할 수 있는 메일을 말합니다.

 

중요하고 보안이 필요한 정보를 전송할 때가 종종 있으실 텐데요.

이때, 정보 유출을 최소화하기 위한 암호메일 기능을 사용하실 것을 추천해 드립니다.

메일 발송 시 암호메일 보내기 클릭 하나로 암호를 설정해 메일에 대한 접근을 통제할 수 있습니다.

 

 

사용 방법

 

STEP 1. 메일 작성 후, [암호메일 보내기]를 클릭합니다.

STEP 2. [암호]를 입력합니다. (영문/숫자/특수문자 중 2종 이상, 최소 8자 이상)

STEP 3. 수신인은 [첨부파일]을 다운받은 후, 암호를 [입력]하여 메일을 열람합니다.

 


 

승인메일은 발신자가 지정한 승인자의 승인이 있어야 메일을 최종적으로 발송할 수 있는 메일을 말합니다.

 

승인자의 검토가 이루어지기 때문에 실수나 오류를 최소화할 수 있습니다.

주로 신입사원분들이나 담당 업무를 처음 수행해보시는 직장인분들이 활용하시면 더욱더 좋을 것 같습니다.

 

 

사용 방법

 

메일 작성 후 [승인메일 란]에 승인자 이름을 입력합니다.


3. 신뢰도를 높이는 서명 추가하기

 

마지막으로는 신뢰도를 한층 업그레이드해 줄 서명 작성하는 법을 알려드리겠습니다.

 

 

서명은 메일 하단에 표시되는 기능으로써, 자신과 자신이 속한 회사의 이미지를 결정 짓는 중요한 역할을 합니다.

 

서명 없이 메일을 보내는 것보다 답변 가능한 연락처 등

중요한 정보를 함께 알리는 것이 신뢰성을 높일 수 있기 때문입니다.

따라서 이름, 연락처 등의 자세한 정보와 회사 정보를 표시해주는 것이 좋습니다.

 

 

사용 방법

 

STEP 1. [메일 관리자] 아이콘을 클릭 후 [메일 설정]을 클릭합니다.

STEP 2. [서명 설정]을 클릭합니다

STEP 3. 서명 작성 란에 [개인 및 회사 정보를 작성]하여 줍니다.


지금까지 메대리와 함께 비즈니스 이메일 센스 있게 작성하는 방법에 대해 알아봤는데요!

많은 도움이 되셨나요? 오늘 알려드린 기능 활용하셔서 더욱더 센스 있는 업무 수행하시길 바랍니다!

더 많은 기능들은 하단의 메일플러그 홈페이지 링크를 통해 확인하실 수 있습니다.

 

 메일플러그 메일 기능 둘러보기

 

 

 

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