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트렌드/조직문화

업무효율성 높이는 스마트오피스 만들기, 3가지 Tip

친절한 메일플러그 공식블로그 2019.09.20 16:13

안녕하세요. 메대리입니다.


우중충한 날씨가 반복되고 있는 요즘, 일에 대해 덩달아 불편함을 느끼고 있는 직장인분들 많으실텐데요.
단순히 날씨 때문이 아니라 우리 회사의 업무 방식에 문제가 있다는 생각 해보신 적 있나요?

업무 효율 상승을 위해 어떤 노력이 필요할까?


최근 공공기관을 비롯해 여러 기업에서 떠오르는 키워드는 단연 ‘스마트워크’, ‘업무효율성’이라고 볼 수 있는데요.


경기관광공사, 하남시청 등의 공공기관뿐만 아니라 아시아나, 에듀윌, 대웅제약 등의 사기업도 

최근 업무 효율성 개선 방안 및 슬로건을 공식적으로 내세웠습니다.


단시간에 높은 효율로 비용대비 성과를 늘리는 스마트워크 트렌드가 떠오르고 있는 것인데요.

 


우리 회사에서도 스마트워크를 통해 효율을 높이고 싶은데 어떻게 해야 할 지 고민인 분들 있으실 겁니다.
그래서 오늘은 메대리가 업무효율성 상승을 위한 기본적인 방법, 스마트오피스를 조성하는 3가지 팁을 안내 드리겠습니다.

 


1. 사무실에도 미니멀라이프가 필요하다 – 불필요한 격식 줄이기

" 복장, 호칭, 환경... 불필요한 격식은 빼고 효율은 더하고 "


먼저, 근무 환경에서 일을 방해하는 불필요한 격식을 최소화해야 합니다.

 

요즘 라이프 스타일 트렌드로 미니멀라이프가 떠오르고 있는데요.
효율을 위해 사무실에서도 방해가 되는 환경을 제거하는 ‘미니멀 오피스’가 필요합니다.
기본적으로 불필요한 서류철과 문서 양식, 집중력을 해치는 사무용품 등을 과감하게 정리해야겠죠.

 


또한, 복장이나 출퇴근 시간의 자율성을 인정해 개개인이 최고의 집중을 끌어낼 수 있는 환경을 조성해야 합니다.

 

깔끔한 정장을 입고 아침부터 밤까지 시간 투자로 승부하는 게 최고의 성과를 보장하진 않습니다. 

몸을 불편하게 하는 옷에서 벗어나고 유연 근무제로 원하는 시간에 고효율로 일할 수 있다면 환경 때문에 일에 방해가 되는 일은 없겠죠?

 

 

 

"메대리님! 김과장님!" 대신에 "줄리! 찰스!"  호칭의 변화가 가져온 원활한 소통과 협업 환경

 

수직 관계로 인한 소통 단절, 사고방식의 경직을 해소하기 위해 직급 호칭제도를 제거하는 방법도 효과적입니다.


실제로 SK, 삼성, 네이버 등의 대기업도 호칭 개선에 노력하고 있는데요.
간단한 호칭의 변경만으로도 수평적인 조직 문화와 협업을 유도할 수 있다는 사실이 이미 검증되었기 때문이겠죠.

 



2. 불편하고 모호한 아날로그에서 과감히 벗어나자 – 그룹웨어, 협업툴 활용하기

" 종이보다 정확하고 빠르고 투명한 업무 솔루션 "

 

아날로그 방식에서 벗어나기 위한 노력은 앞서 언급한 미니멀 오피스의 연장선이라고 볼 수 있는데요.
불필요한 페이퍼워크, 회의 시간을 최소화하기 위해선 디지털화가 필요합니다.
그룹웨어나 협업툴 같은 업무 솔루션을 활용하면 효율뿐만 아니라 정확도도 상승하기 때문이죠.

예를 들어, 문서를 사용하던 결재 방식에 전자결재를 도입하면 어떻게 될까요? 

 

먼저 인쇄기, 종이와 같은 사내 자원의 낭비와 서류 전달을 위해 사무실을 오가던 시간들이 사라집니다.
다양한 디바이스를 통해 언제 어디서든 결재도 가능해지죠.
또한 문서가 서버에 안전하게 저장되기 때문에 유출이나 분실도 막을 수 있습니다.

 

 

" 서울시 재건축 재개발 조합, 비리 근절을 위해 373대 사업구역 중 97% 전자결재 사용 "

 

결재 내용과 이력이 정확하게 기록되어 공정한 일처리가 가능하다는 장점도 있는데요.
이러한 이유 때문에 서울시의 추진으로 재건축 및 재개발 조합 총373대 사업구역 중 97%가 전자결재를 사용하고 있습니다.
이를 통해 투명한 결재로 비리 근절을 위해 노력하고 있죠.

이밖에도 협업툴이나 업무용 메신저로 회의 시간을 단축하고 그룹웨어의 편리한 기능들을 활용해 효율을 높일 수 있겠죠.


기존의 방식을 하루 아침에 바꾸기는 쉽지 않을 겁니다. 
이를 돕기 위해 여러 업무 솔루션 업체에서 지속적인 스마트워크 교육이나 세미나 개최 등의 적극적인 노력을 하고 있습니다.
이를 활용하여 차근차근 디지털화 해간다면 낡고 모호한 아날로그에서 탈출할 수 있겠죠?

 

 

3. 인간은 기계가 될 수 없다 – 휴식의 질 높이기

" 휴식 공간과 시간이 업무 효율을 결정한다 "

 

전기만 돌리면 1년 365일 돌아가는 기계와 달리, 우리 회사의 직원들은 인간이기 때문에 질 좋은 휴식이 필요합니다.

 

휴식을 단순한 일의 공백이 아니라 더 나은 효율을 위한 충전의 단계로 여겨야 합니다.
휴식을 통해 경직된 사고 방식에서 열린 방향으로 트이기도 하고 새롭고 창의적인 아이디어가 떠오르기도 하죠.

 


인적 자원인 사내 직원들의 질 좋은 휴식을 위해 휴게실이나 식당, 카페테리아 등의 업무 외적인 공간도 점검할 필요가 있습니다.
별도의 휴식 공간이 없는 회사라면 장기적인 효율을 위해 필요성을 인지해야 합니다.

 

또한, 사무실 책상이나 의자 등의 인테리어도 일 중심적으로만 구성하기 보다는 편하고 친화적인 환경인지 함께 체크해야 합니다.

 


 

" Re-fresh ; 휴가란 다시 생기를 얻는 방법"

 

근무 시간만큼이나 휴가의 중요성 인지도 필요하겠죠.
휴가를 단순히 ‘놀러간다’의 의미보단 더 나은 성과를 위한 ‘리프레쉬’의 이미지로 생각해야 합니다.

 

또한 근무 외 시간엔 충분한 수면과 규칙적인 식사로 건강을 해치지 않도록 무리한 야근 강행도 피해야 합니다.
이처럼 최근 떠오른 ‘워라밸’ 트렌드는 결국 스마트워크와 효율의 상승과 이어지게 됩니다.

 

 

 

지금까지 우리 회사의 업무 효율성을 위해 스마트 오피스를 조성하는 방법 3가지를 공유드렸는데요.

더 늦기 전에 차근차근 기본 환경부터 조성하셔서 여러분의 직장에서도 스마트워크가 이루어질 수 있길 바랍니다.

 

 

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