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업무 효율성을 높이는 방법 3가지

친절한 메대리 2019.03.14 16:33


[업무 효율성을 높이는 방법 3가지]


안녕하세요. 기업을 위한 유용한 정보를 전해드리는 메대리입니다.

가끔 일을 하면서 ‘내가 정말 효율적으로 일하고 있는 것일까?’하는 고민을 하게 되는데요.

하지만, 더욱 효율적으로 일을 처리할 수 있는 방법이 무엇인지 또 어떻게 해야 하는 것인지 잘 몰라서 

매일 똑같은 일상을 반복하게 됩니다.

그래서, 업무 매너리즘에 빠진 여러분들을 위하여, 

오늘은 메대리가 업무 효율성을 높일 수 있는 방법 3가지를 알려드리도록 하겠습니다.


1. 효율성을 떨어뜨리는 요소들을 정리하기



학교 다닐 때, 시험공부를 하려고 책상에 딱 앉으면 청소를 하고 싶어지던 그 기분! 모두들 기억하시나요?

사실, 업무를 할 때에도 가끔 그런 기분이 들 때가 있습니다.

특히, 주변 환경이 어지럽다면 더욱 그런 기분이 들고, 집중력이 떨어질 수 있는데요.

그래서, 항상 주변 환경을 깨끗하게 정리하고, 필요한 자료나 도구들을 빠르게 사용할 수 있도록 배치해 놓는 것이 좋습니다.

이렇게, 물건을 잘 정리하고 배치하는 것만으로도 집중력이 흐트러지는 것을 막고 생산성을 높일 수 있습니다.




이렇게 물건을 정리하는 것 외에도 정리해야 할 것이 또 하나 있습니다.

바로, ‘회의’인데요.

아마, 많은 직장인분들이 느끼시겠지만 회의가 길어질수록 효율성이 떨어지며 시간 낭비를 하게 됩니다.

해외 HR 컨설턴트는 “업무 생산성에 가장 큰 장애물 중 하나는 비즈니스 회의이다.”라고 이야기할 정도인데요.

그렇다면, 어떻게 효율적으로 회의를 진행할 수 있을까요?

우선, 가장 먼저 회의 의제, 목표, 시간을 정해서 시간 안에 원하는 목표에 도달하도록 회의를 진행해야 합니다.

또한, 불필요한 이야기 제외, 파일 공유, 문서의 활용 등을 위하여 협업 툴을 활용하여 회의를 진행하는 것도 하나의 방법이 될 수 있습니다.



2. 개인 메신저, 문자, 메일 사용 지양



최근 많은 기업에서 카카오톡, 네이트온과 같은 개인 메신저를 업무용으로 사용하고 있습니다.

그리고, 메일 서비스 역시 포털 메일을 사용하는 경우가 많은데요.

위와 같은 프로그램들의 장점은 무료이며, 사용하기 편하다는 강점이 있습니다.

하지만, 치명적인 단점이 있는데요.

개인 계정은 메신저나 메일을 사용할 때, 개인적인 내용을 주고받을 수 있다는 것입니다.

그래서, 사생활과 업무의 구분이 되지 않는데요.




예를 들면, 견적서를 확인하러 포털 메일 사이트에 접속했다가 개인적으로 온 메일이나 쇼핑, 광고 내용을 클릭해볼 수 있습니다.

이렇게 흐름과 집중력이 깨지면, 업무는 지연될 수밖에 없습니다.

따라서, 업무 시간에는 기업용 서비스를 도입하여 집중력이 흐트러지는 것을 막고 생산성을 향상시키는 것이 중요합니다.

기업용 서비스에는 기업을 위한 다양하고, 편리한 기능도 많이 제공하고 있기 때문에 

개인의 집중력을 높여줄 뿐만 아니라 회사 전체의 생산성을 향상시킬 수 있습니다.



3. 사무실 밖으로 나가기



지금까지 계속 업무 시간에 더욱 집중하여, 생산성을 높이는 방법을 설명해드렸는데요.

마지막으로 알려드릴 내용은 앞의 내용들과 조금 다릅니다.

같은 환경에서 계속 업무에 집중을 하기란 매우 어려우며, 피로함을 상승시킵니다.

따라서, 중간중간 뇌를 쉬게 해주는 시간을 갖거나 뇌 활동을 향상시키기 위하여 몸을 움직이는 것이 좋습니다.


또한, 꼭 사무실에 얽매일 필요 없이 원격근무를 도입하는 것도 좋은 방법이 될 수 있는데요.

우리나라는 아직 원격근무, 재택근무가 많이 시행되고 있지는 않지만 해외에서는 업무 효율성을 높이기 위하여 원격근무에 대한 연구와 효과를 측정하고 있습니다.

실제로, 2014년 중국의 한 웹사이트에서 재택근무에 대한 실험과 연구를 진행한 결과 

재택근무를 했을 때 사무실에서 근무한 집단보다 13.5% 더 생산성이 높았다고 밝혔는데요.

더 많은 업무를 진행했을 뿐만 아니라, 비용 절감 효과, 근무 환경에 대한 만족도 상승효과까지 가져왔다고 합니다.

따라서, 회사에서는 더 다양한 곳에서 인재를 발굴할 수 있으며, 직원들은 더 높은 만족도와 열정을 느낄 수 있어 1석2조의 효과를 가져올 수 있습니다.


지금까지, 업무 효율성을 높일 수 있는 방법 3가지를 소개해드렸는데요.

많은 도움이 되었나요?

개인적으로도 회사차원에서도 실행해볼 수 있는 다양한 방법이 있으니, 참고하여 업무 생산성을 높여보시길 바랍니다.

그럼, 메대리는 다음에 더 좋은 정보로 찾아오겠습니다.



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