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사내 업무 효율성을 높이기 위해 가장 중요한 것

친절한 메대리 2019. 2. 14. 13:58


[사내 업무 효율성을 높이기 위해 가장 중요한 것]


안녕하세요. 언제나 유용한 정보를 전달해드리는 메대리입니다.

최근 기업에서는 업무 효율성을 높이기 위해 다양한 시도를 하고 있습니다.

협업툴을 도입하거나, 다양한 조직문화 개편을 진행하기도 하는데요.

하지만, 많은 전문가들이 사내 업무 효율성을 높이기 위해서는 커뮤니케이션이 가장 중요하다고 이야기합니다.

그렇다면, 왜 커뮤니케이션을 가장 중요하다고 이야기하는지 그 중요성에 대해 말씀드리도록 하겠습니다.



1. 효과적인 커뮤니케이션 = 생산성 향상



직장 내 원활한 의사소통은 생산성 향상과 직접적으로 연결될 수 있습니다.

각자 맡은 역할과 기업의 목표를 이해함으로써 성공 요소를 빠르게 찾고, 목표 도달 시간을 절약할 수 있기 때문입니다.


또한, 관리자와 직원들의 소통이 원활해진다면 직원과 업무, 성과를 파악할 때에도 유리합니다.

이렇게 파악한 역량 및 정보들을 통해 관리자는 더욱 빠르게 인재를 적재적소에 배치할 수 있는데요.

위와 같은 과정에서 사내 업무 효율성이 전체적으로 상승하게 됩니다.


반대로, 비효율적인 의사소통은 시행착오를 반복하는 원인이 되는데요.

예를 들면, 관리자가 어떠한 공지를 했을 때 다른 관리자는 그것을 전혀 다른 뜻으로 받아들일 수 있습니다.

그리고, 이를 전달받은 그룹은 결국 메시지를 제대로 이해할 수 없게 되는데요.

이를 이해하기 위해서 질문을 해야 하지만, 질문하기 위한 근거를 찾느라 질문 자체를 포기하는 상황이 발생하기도 합니다.

결국 각자 이해한 대로 내용을 해석하고, 나중에 업무가 다 끝났을 때 의사 소통의 장애를 알게 됩니다.

위와 같이 더딘 목표 이해와 과정 설명 등은 생산 시간을 증가시키고, 성과를 감소시키는 주 요인이 됩니다.



2. 내/외부적인 관계 개선 효과



말은 전하면 전할수록 살이 붙고 오해가 커진다는 이야기가 있죠?

회사에서 발생하는 갈등 중 많은 부분도 의사소통으로 인해 발생하는 경우가 많습니다.

타 부서 혹은 상사와의 갈등이 대표적인 예인데요.

이러한 오해와 갈등 요소가 쌓이게 되면 조직 분위기가 침체되며, 

커뮤니케이션의 부재가 더욱 커져 전체적으로 혼란을 야기할 수 있습니다.


이러한 내부 의사소통 방식은 외부 고객과의 관계에서도 영향을 끼칩니다.

내부에서 소통이 되지 않아 발생한 더딘 문제 해결은 고객에게 불만족과 부정적인 이슈를 발생시키기 때문인데요.

뿐만 아니라, 내부 직원들이 외부에 발설한 내부 이슈는 신뢰도가 회사 평판에 치명적인 영향을 끼칩니다.

이러한 경우 회사 실적이 저조해지고, 평판이 떨어지게 되는데요.

따라서, 업무 효율성을 높이기 위해서 커뮤니케이션과 방식 개선을 통한 내/외부적인 관계를 개선하는 것이 중요합니다. 



3. 동기부여, 아이디어 확장까지



직장 내 수평적인 커뮤니케이션은 직원들에게 주인의식을 심어줄 수 있습니다.

이러한 주인의식을 통해, 직원들은 자신의 업무 성과를 스스로 관리하게 되는데요.

자신의 업무 결과가 회사에 직접적으로 영향을 끼쳤다고 느낄 때 더욱 생산성이 올라가게 됩니다.


또한, 수평적인 의사소통 방식을 갖춘 회사는 직원들의 의견을 듣는 것을 두려워하지 않는데요.

직원들은 이러한 환경에서 더욱 자유롭게 아이디어를 공유할 수 있습니다.

이렇게 자유로운 아이디어 공유 시, 서로의 생각이 더해져 혁신적인 의견이 나올 가능성이 더욱 커지게 됩니다.


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