[조직문화] 회의 문화가 일류 기업을 만든다



안녕하세요. 여러분들과 좋은 자료 및 정보를 공유하기 위해 오늘도 어김없이 찾아온 메대리입니다. 


기업을 포함한 모든 조직에는 각 조직만의 특성을 담고 있는 고유의 회의 문화가 있습니다. 중요한 

의사결정을 위한 조직 전체 회의, 조직원들의 목표 설정 및 달성 여부를 파악하는 주간 및 월간 회의,

임원들만 참가하는 회의, 각 부서 또는 팀별 회의 등 참가하는 구성원에 따라, 목적에 따라 다양한 

회의 문화가 존재합니다.




하루에도 몇 번씩 진행되는 다양한 종류의 회의 때문에, 대부분의 조직에서는 회의의 중요성에 대한

인식이 점차 낮아지고 있는 실정입니다. 주제가 무엇인지, 반드시 도출되어야 할 결과는 무엇인지에

대한 인지 없이 '또 회의야?' '오늘 회의는 왜 하는거지?' '제대로 준비 못했는데, 무사히 넘기기만 

해야지' 등과 같은 생각을 가지고 회의에 참가하거나 진행하는 경우가 빈번하게 발생하고 있습니다.


하지만「회의 문화가 일류 조직을 만든다」라는 말이 있습니다. 회의 방식과 수준에 해당 조직의

모든 것이 녹아 있기 때문입니다. 회의는 바로 조직 문화의 결정체이며, 강력한 경쟁 무기가 될 수

있다는 것을 명심해야 합니다.


지금부터, 조직의 회의 문화에 대한 이야기를 시작하도록 하겠습니다. 아래의 포스팅을 보시면서

우리 조직의 현재 회의 문화에 대해 다시 한번 돌아보고, 개선해 나갈 수 있는 방안을 생각해보는

계기가 되었으면 합니다.



《 망하는 조직의 계속된 마라톤회의   


김 대리(35세) 는 그렇게 규모가 크지 않은 중소기업에서 일하고 있다. 기업의 규모가 그렇게 크지

않기 때문에, 빠른 의사결정 / 민첩한 실행 등을 기대하며, 입사를 결정했다. 하지만, 그가 반드시

준비하고, 참석해야 할 회의들이 너무 많아 하루의 에너지를 회의에 다 쏟아 부을 수 밖에 없다. 

허구한 날 결론이 나지 않는 회의실에 앉아 있느라 밤을 꼬박 새우기 일쑤다. 끝없는 회의로 인해

에너지가 완전히 고갈되고 마는 것이다. 




김 대리가 처한 현실은 사실 많은 직장인들이 한 번 쯤은 하는 경험이다. 언제 끝날지 모르는 지루한

회의, 자기 의견을 정당화하려는 장황하고도 공격적인 설명들, 반대 의견에 대한 질시 등은 회의에 

참석하는 이들로 하여금 자연스럽게 진이 빠지게 한다  (오죽하면, 회의를 많이 하는 기업치고 잘 된

회사를 본 적이 없다고 말하는 사람들까지 있을까)


신한은행에서 내부 도서용으로 발간한 < 부도 및 도산의 예견 조치 사항 > 이라는 책에도 기업의 

회의 문화에 대한 내용이 있다. 이 책은 회사의 분위기, 경영진의 사생활, 거래 관행, 자금 관행 등 

여러 각도에서 부도 가능성이 있는 기업의 판별법을 소개하고 있는데, 그 중에서 '회사 분위기' 

항목을 통해 다루고 있는 요소들을 보면 다음과 같다.


'사내가 불결하다  /  정리정돈이 엉망이다  /  직원들이 불친절 하다  /  장시간의 잦은 회의를 한다

  /  임직원의 교체가 빈번하다...'  


기업은 항상 중요도가 높든 낮든 문제를 가지고 있을 수밖에 없다. 내·외부적으로 문제가 전혀 없는 

기업은 이 세상에 존재하지 않는다. 회의는 바로 이런 문제를 파악하는 수단이기도 하면서 문제 해결의 도구라고 할 수 있다. 즉, 구성원들의 커뮤니케이션을 통해 의사결정을 내림으로써 

문제를 해결하기 위한 것이다.


회의가 길어지고 잦아지는 것은 무엇을 의미하는 것일까? 바로, 회의를 통해 문제의 해결책을 찾아

내지 못하고 있다는 말이다. 즉, 시간이라는 자원을 쓰면서 효율적인 정보 교류와 의사결정이 

되고 있지 않다는 것을 의미한다. 이는 문제를 더 키울 뿐이다.




《 직장인들이 지적하는 회의에 대한 문제점   


많은 지장인들이 공통적으로 지적하는 현재 자신의 기업에서 진행되고 있는 회의에 대한 문제점은

크게 3가지로 요약해 볼 수 있다.





1. 습관성 회의가 과다하게 발생하고 있다.

    문제가 발생하면 스스로 생각하고, 고민하고, 해결하려고 하기보다는 회의를 먼저 하려고 한다.

     따라서, 중요한 의사결정을 위한 회의보다는 단순 정보전달이나 보고성 회의가 훨씬 많아지고,

     필요 이상으로 회의 시간이 길어진다. 


2. 시작 시간과 종료 시간이 지켜지지 않는다.

     '회의실에 일찍 도착하는 사람은 한가한 사람이다' 라는 인식이 바탕이 되어 있다 보니, 회의실에

     일찍 도착한 사람이 오히려 눈치를 보게 되는 말도 안되는 상황이 자주 발생한다. 이는 곧 회의

     시작 시간이 5~10분 이상 늦어지는 것이 관례이며, 종료 시간 또한 예정보다 지연되는 결과를

     초래하기 일쑤이다. 


3. 책임 회피 위주의 진행 풍토가 만연되어 있다.

     회의에 참석한 사람 전원이 공동으로 책임을 지게 되는 것으로 착각하여 조금이라도 관련이 있다

     싶으면 마구잡이로 회의에 참석시키는 등 '책임 회피 회의' '회의를 위한 회의' 가 되는 경우가

     대부분이다. 이러한 회의에서 어떤 결론이 도출된다거나, 설사 결론이 도출된다해도 그 결론이 

     제대로 실행될 수 있겠는가? 



< 잘못되고 있는 회의의 유형 >


① 참가자들이 왜 회의를 하는지 모른다.     ② 무엇이 문제인지 모른다.     ③ 대책이 없다.

④ 결론이 없다.     ⑤ 시간 개념이 없다.     ⑥ 신상 공격이 난무하는 청문회 같다.  

⑦ 설교나 교육 같다 (한 사람만 발언한다)     ⑧ 왜 자신이 여기에 왔는지를 모른다.  




《 잘 돌아가는 기업의 회의   




회사는 효과적인 운영을 위한 방향을 잡기 위해 '회의' 를 진행한다. 회의를 통해 운영의 중심을 정립

하고, 새로운 업무 및 기존 업무에 대한 틀을 마련하게 되고 아울러 다양한 의견을 모으고 정리한다.

회사에서 가장 기본이 되면서 중요한 것 중 하나가 바로 회의인 것이다. 


이러한 측면에서 소위 잘나가는 기업은 회의하는 문화 자체가 다르다. 그러나 기업의 성공적인 회의 

문화가 그냥 공짜로, 하루아침에 만들어지는 것은 아닐 것이다. 질 높은 회의 문화를 만들기 위해서 

많은 노력을 필요로 한다. 즉, 효율적이고 생산적인, 지루하지 않고 도움이 되는 회의 문화를 만들기 

위해서 몇 가지 중요하게 고려해야 할 점들이 존재한다.



1. 참석자들에게 회의 의제를 명확히 인식시키고 이에 대해 준비하도록 한다.


모든 회의는 반드시 뚜렷한 목적이 존재해야 하고,  참석자로 하여금 어떤 준비를 해야 하는지 

구체적으로 알려 줘야 한다. 


2. 회의 후에 회의록을 참석자 및 관련자 모두에게 확실하게 배포해야 한다.


물론 이렇게 하기 위해서는 회의 내용을 정확히 정리할 수 있는 회의록 작성 습관을 길러야 한다.

회의록에는 어떤 주제에 대한 토의가 어떻게 진행되었는지 정리되어 있어야 한다. 

정리만 잘 되었다고 해서 끝이 아니다. 참석자와 관련자 모두에게 정확하게 배포하고, 이에 대한

피드백을 수렴 및 반영하는 과정을 반드시 거쳐야 한다.


3. 회의의 결과에 대한 정확한 실행 루트를 설정해야 한다.


회의를 통해 도출된 결과 (업무 / 전략의 방향) 의 총 책임자가 누구이며, 구체적으로 어떤 팀에

맡겨졌는지, 권한의 범위는 어디까지인지, 언제까지 그 일을 완료해야 하는지, 일의 결과는 어떤

방법으로 피드백하고 그것을 반영할 것인지 등과 관련된 실행 루트를 정확하게 설정해야 한다.




앞에서도 말씀 드렸듯이, 회의는 기업 문화의 결정체이며, 가장 강력한 경쟁 무기가 될 수 있습니다.

따라서, 잘 정리된 주제와 간단명료한 토론, 철저한 준비로 회의의 효과를 높여야 합니다. 


이러한 노력을 통해 구성원들의 가치관과 마인드를 근본적으로 개혁하고, 조직을 한 방향으로 이끌어갈 수 있는 회의 문화를 만들어 낸다면, 경쟁이 치열한 시장 속에서 앞서 나가는 기업을 만들어 낼 

수 있을 것입니다.





생산적이고 즐거운 회의! 


결코 어려운 일이 아닙니다. 오늘의 포스팅을 꼭 참고하셔서 시간은 짧게, 횟수는 적게, 주제가 분명하면서도 아이디어가 넘치는 회의가 이루어진다면 분명 회의 결과의 생산성과 회의의 즐거움이라는

두 마리 토끼를 모두 잡을 수 있을 것입니다!!








 








 

저작자 표시 비영리 변경 금지
신고

태그

이전 글

  1. 좋은 글이네요.
    우리의 잘못된 모습과 잘하고 있는 부분을 함께 볼 수 있어
    더 좋았던 것 같군요. ^^

*

*

티스토리 툴바